Analytiikan voima julkisissa hankinnoissa: Opas uusille toimittajille

Navigoitko julkisten hankintojen maaperällä? Muista, että data ja analytiikka ovat salainen aseesi.

Kyse ei ole vain numeroista – data-analytiikka on tehokas työkalu, joka voi lisätä kilpailuetuasi ja viedä liiketoimintastrategioitasi eteenpäin. Hankintojen maailmaan saapuville uusille toimittajille käytettävissä olevien tietojen hyödyntäminen on usein mullistavaa.

Hyödyntämällä dataa tehokkaasti voit tehdä tietoon perustuvia ja parempia päätöksiä. Se auttaa myös räätälöimään strategiasi nykypäivän markkinaan sekä tunnistamaan nousevat trendit etukäteen. Näin ollen yrityksestäsi tulee kilpailukykyisempi, ja pääset tarttumaan tilaisuuksiin, jotka ovat jääneet muilta huomaamatta.

Seuraavassa kerromme, miten Mercellin kaltaisten alustojen analytiikka uudistaa lähestymistapasi julkisiin hankintoihin sekä auttaa yritystäsi menestymään.

Tässä artikkelissa 

• opit voittamaan julkisten hankintojen dataan liittyvät haasteet

• tutustut neljään käyttötapaukseen julkisissa hankinnoissa

• teemme johtopäätöksen.

Näin voitat julkisten hankintojen monimutkaiset datahaasteet

Menestyminen julkisessa markkinassa voi olla erityisesti uusille toimittajille ylivoimaista – suurelta osin tiedon määrän ja asioiden monimutkaisuuden takia. Yksityisellä sektorilla valtavat tietomäärät eivät aina ole kaikkien ulottuvilla, mutta julkisia tarjouskilpailuja koskevat tiedot ovat yleensä avoimempia ja helpommin saatavilla. Julkisten toimijoiden, niin kuntien kuin kansallisten virastojen, on jaettava avoimesti tarjouspyyntöilmoitukset, sopimukset ja muut hankintoihin liittyvät tiedot. Toisin sanoen markkinassa menestyvät ne toimittajat, jotka hallitsevat tätä tietoa.

Edellä mainittu johtuu esimerkiksi

• julkisten toimijoiden lakisääteisistä velvoitteista avoimuudessa ja kilpailutusten tasavertaisuudessa

• läpinäkyvyydestä, joka lisää tasavertaisuutta, vähentää korruptiota sekä antaa kansalaisille mahdollisuuden seurata verorahojen käyttöä

• keskitetyistä alustoista: tiedon saatavuuden varmistamiseksi monet valtiot ovat keskittäneet julkiset hankintansa esimerkiksi portaaleihin ja sivustoille. Tämä on näkyvyyden kannalta hyvä asia, mutta merkitsee sitä, että tietoa on saatavilla liian paljon pelkästään ihmisen sisäistettäväksi.

Ilman järjestelmällistä ja selkeää tapaa analysoida julkisten hankintojen dataa, toimittajat eivät kykene hyödyntämään saatavilla olevaa tietoa tehokkaasti, mikä lisää liiketoimintamahdollisuuksien menettämisen riskiä – puhumattakaan resurssitehokkuudesta tai markkinan kanssa linjassa olevien strategioiden rakentamisesta. 

Datan hyödyntämättä jättämisestä seuraa

1. kilpailukyvyttömyys verrattuna dataa tehokkaasti hyödyntäviin toimittajiin

2. tehoton tarjousprosessi, jossa toimittajat joko ali- tai yliarvioivat hintansa perustuen väärin ymmärrettyyn ja puutteelliseen tietoon

3. vaikeudet ennakoida säädösten ja markkinan muutoksia

4. reaktiiviset strategiat, joita toteuttamalla toimittajat reagoivat tarjouspyyntöihin sen sijaan, että he kykenisivät suunnittelemaan tarjouksiaan selkeällä aikajänteellä sekä pysymällä ajan tasalla esimerkiksi siitä, milloin sopimukset ovat päättymässä. Reaktiivisuus vähentää toimittajien mahdollisuuksia löytää ja varmistaa uusia tilaisuuksia sekä rakentaa vahvoja asiakassuhteita.

 

Menestyäkseen julkisessa markkinassa toimittajien on siis etsittävä tehokkaampia toimintamalleja ja työkaluja hyödyntääkseen saatavilla olevaa dataa. Ratkaisevaa on ymmärrys siitä, miten dataa tulkitaan ja sovelletaan strategisesti.

Neljä esimerkkiä analytiikan hyödyntämisestä julkisilla markkinoilla

Ymmärrys ja datan tehokas käyttö ovat avainasemassa toimittajien navigoidessa julkisessa markkinassa, sillä niiden avulla suoraviivaistetaan ja kehitetään strategiakokonaisuutta. 

Seuraavassa on esitetty neljä esimerkkiä siitä, kuinka voit hyödyntää dataa tehokkaasti Mercellin avulla:

1. Markkinapotentiaali ja hankintatoiminta: Mercellin kaltaisten, kehittynyttä analytiikkaa soveltavien alustojen käyttö tarjoaa kokonaisvaltaisen näkymän kilpailutusten määrästä sektorillasi.

2. Strateginen kasvu: pääsy yksityiskohtaiseen hankintadataan auttaa tunnistamaan esimerkiksi kasvutrendit ja kausittaiset muutokset, mikä mahdollistaa nopeamman ja osuvamman strategityön markkinan dynamiikan mukaisesti.

3. Parempi resurssien hallinta: analysoimalla hankintahuippuja toimittajat kykenevät resursoimaan toimintansa tehokkaasti kiireisinä aikoina sekä kehittämään sisäisiä toimintojaan hiljaisempina hetkinä, mikä lisää kustannus- ja toimintatehokkuutta. Vastaavasti, jos toimittaja huomaa kausittaisen kasvun hankinnoissa lähempänä tilikauden loppua tai vaikkapa ensimmäisellä kvartaalilla, hän voi vahvistaa tarjontaansa tai allokoida henkilöresursseja vastaamaan tarpeeseen.

4. Huomaamatta jääneiden liiketoimintamahdollisuuksien löytäminen: julkisen sektorin hankintadatan läpinäkyvyys paljastaa myös ne kilpailutukset, joihin ei kenties ole osallistuttu esimerkiksi väärinymmärrysten takia, mikä auttaa toimittajia laajentamaan ulottuvuutta ja vaikuttavuutta.

 

Mitkä siis ovat lopputulemat?

• Tarkka markkinafokus ja tehokas riskienhallinta.

• Toimintojen linjaus markkinaan sopiviksi.

Kaiken kaikkiaan, ymmärrys datasta tarjoaa toimittajille kilpailuetua – varmistaen sen, että he ovat valmiina vastaamaan markkinan tarpeisiin tehokkaasti sekä muuttaen datan toimiviksi strategioiksi.

Tietoa kilpailijoista

Toimittajana sinun on hyödyllistä ymmärtää kilpailijoidesi asema hankintamarkkinassa – erityisesti siksi, että suurimmat toimijat yksityisellä sektorilla eivät aina ole sitä julkisella sektorilla.

Mercellin kaltaisten alustojen data-analytiikka tarjoaa tarvitsemasi työkalut syväsukellukseen kilpailijoidesi aktiviteetteihin, lisäten näkemystä kilpailukykyisempien strategioiden rakentamiseksi.

Suurimmat hyötysi ovat:

1. Syvällinen kilpailija-analyysi: Mercellin kaltaiset alustat tarjoavat näkemystä kilpailijoidesi aktiviteeteista, sisältäen esimerkiksi lukumäärät kilpailutuksista, joihin he ovat osallistuneet ja jotka he ovat voittaneet. Näin ollen tunnistat jo kauan toimineet sekä uudet kilpailijasi markkinassa.

2. Strateginen hyöty: ymmärtämällä, missä kilpailijasi menestyvät ja missä eivät, auttaa muodostamaan tehokkaimman lähestymistavan. Osaat esimerkiksi korostaa asioita, joissa organisaatiosi tarjoaa uniikkia lisäarvoa tai kehittää tarjolla olevaa markkinaa.

3. Hyödyt vasta-alkajille: analytiikka yksinkertaistaa navigointia monimutkaisessa markkinassa, auttaen vasta-alkajia asemoimaan itsensä strategisesti ja menestyksekkäästi.
   
   

Tarjouspyynnöt ja dokumentit

Mercell-alustan avulla pääset tutkimaan menneitä tarjouspyyntödokumentteja, jolloin näet niiden sisältämät vaatimukset, kuten sertifikaatit, taloudelliset kriteerit ja ympäristöpolitiikat.

Näin ollen tunnistat tarjouspyynnöissä toistuvasti esiintyvät vaatimukset, mikä auttaa valmistautumaan tarjousten tekemiseen. Tämä on erityisen hyödyllistä siksi, että ostajilla on tapana edellyttää samoja asioita yhä uudelleen.

Tutustumalla jo päättyneisiin kilpailutuksiin, voit 

• havaita yhtenäisyydet – tunnistat toimittajille toistuvasti esitetyt vaatimukset, kuten ympäristösertifikaatit tai liikevaihdon raja-arvot

• valmistautua paremmin – esimerkiksi, mikäli toimittajalta edellytetään korkeaa tietoturvaa, voit investoida siihen ajoissa etukäteen. 

• lähestyä hankkeita proaktiivisesti sekä valmistautua ja asemoitua luotettavaksi ja tulevaisuuteen katsovaksi toimittajaksi. Sen sijaan, että tyytyisit reagoimaan tarjouspyyntöihin, valmistelet ja vastaat niiden tarpeisiin etunojassa. 

• hallita sopimusten aikarajoja ja tulevia tilaisuuksia. Voit asettaa hälytyksiä seuraavien 6 ja 12 kuukauden aikana päättyville sopimuksille, mikä auttaa valmistautumaan tuleviin kilpailutuksiin sujuvasti.

Tämä on tärkeää, sillä

1. pystyt ajoittamaan toimintasi oikein: tiedät tarkasti, milloin sopimukset umpeutuvat sekä uudet tarjouspyynnöt ovat saapuneet.

2. teet suunnittelusta proaktiivisempaa: viestit hankinnoista vastaavien viranomaisten kanssa riittävän aikaisin, sillä tiedät, milloin sopimukset ovat päättymässä. Samalla räätälöit tarjouksia tuleviin kilpailutuksiin jo ennen kuin niistä tulee julkisia.

Entä kokonaisvaikuttavuus?

Teet fiksumpia päätöksiä, linjaat toimintosi tarjolla olevien tilaisuuksien kanssa sekä vahvistat vuorovaikutusta asiakkaisiin. Proaktiivinen lähestymistapa lisää voiton mahdollisuuksiasi sekä luo yrityksestäsi mielikuvan hyvin valmistautuneena ja eteenpäin katsovana tarjoajana.

Johtopäätös

Mercellin kaltaisten alustojen analytiikkatoimintojen avulla monimutkainen data muuttuu ymmärrettäväksi ja hyödyllisiksi oivalluksiksi. Nämä oivallukset varustavat toimittajat tiedolla, jota he tarvitsevat kilpailukykynsä varmistamiseen ja strategiseen suunnitteluun.

Toisin sanoen kysymys on käänteentekevästä lähestymistavasta julkisen sektorin uusille toimittajille.

>> Kokeile, kuinka Mercellin alusta voi vahvistaa hankintastrategiaasi tilaamalla ilmaisen kokeilujakson – saat ensikäden kokemuksen siitä, miten tehokas analytiikka voi auttaa kasvattamaan liiketoimintaasi sekä tukea päätöksentekoa.