5 fejl, der kan få dit tilbud afvist – og hvordan du undgår dem

Nedenfor er fem typiske fejl, de ofte ser, og hvordan du undgår dem.

 

1. Du stiller ikke afklarende spørgsmål i tide

Nogle leverandører antager, at de kan anfægte problematiske krav, efter kontrakten er tildelt. I praksis kan det være vanskeligt.

Hvis et krav fremstår uklart eller usædvanligt strengt, forventes det ofte, at leverandører rejser spørgsmålet i afklaringsfasen, før de afgiver tilbud.

Sådan undgår du fejlen

• Gennemgå udbudsdokumenterne tidligt i processen
• Identificer krav, der er uklare eller kan fortolkes forskelligt
• Stil afklarende spørgsmål via udbudsplatformen inden fristen

Det vigtigste at tage med
Afklaringsfasen er en mulighed for at reducere risiko. Brug den aktivt som en del af din tilbudsstrategi.

 

2. Du antager, at referencer altid er tilgængelige

Referencer kan spille en vigtig rolle i tilbudsevalueringen. Et typisk problem opstår, når ordregiver forsøger at kontakte referencer uden at få svar.

Selvom referencen tidligere har sagt ja til at deltage, kan kravet stadig anses for ikke opfyldt, hvis ordregiver ikke kan komme i kontakt med vedkommende.

Sådan undgår du fejlen

• Informér dine referencer om udbuddet, før du afgiver tilbud
• Bekræft, at de er tilgængelige i evalueringsperioden
• Angiv korrekte og opdaterede kontaktoplysninger

Det vigtigste at tage med
Forvent ikke, at referencer automatisk svarer. Forberedelse kan forebygge unødvendige problemer under evalueringen.

 

3. Du læser kravene med “salgsbriller”

Leverandører fortolker ofte krav ud fra, hvad der virker logisk for forretningen. Men krav i udbud fortolkes som udgangspunkt strengt efter ordlyden.

Hvis et krav fx angiver, at opfyldelse skal dokumenteres, er det ikke altid nok blot at erklære, at kravet er opfyldt. Der kan være behov for dokumentation.

Sådan undgår du fejlen

• Læs hvert krav grundigt og bogstaveligt
• Identificer, hvor der kræves dokumentation
• Sørg for, at dit tilbud tydeligt dokumenterer opfyldelse af krav

Det vigtigste at tage med
I offentlige udbud er ordlyden afgørende. Klar dokumentation kan være lige så vigtig som selve tilbuddet.

 

4. Du lover for meget i tilbuddet – især ved brug af AI

AI-værktøjer bliver stadig mere udbredte i tilbudsforberedelse. De kan hjælpe med at strukturere svar og udarbejde tekst hurtigt, men de kan også indebære en risiko.

AI-genererede beskrivelser kan fremstille processer eller kompetencer, som ikke fuldt ud afspejler, hvordan organisationen faktisk arbejder. Da tilsagn i et tilbud senere kan blive en del af kontrakten, kan det skabe både juridiske og driftsmæssige udfordringer.

Sådan undgår du fejlen

• Brug AI som støtteværktøj – ikke som endelig afsender
• Gennemgå svar internt med fagansvarlige
• Sikrer, at alle tilsagn i tilbuddet afspejler reelle kompetencer

Det vigtigste at tage med
Dit tilbud er ikke kun markedsføring. I mange tilfælde bliver det en del af kontrakten.

 

5. Du tror, at udbudsdokumenter ikke kan påvirkes

Mange leverandører antager, at udbudsdokumenter er fastlåste, når udbuddet er offentliggjort. I praksis kan ordregiver ofte præcisere eller justere visse elementer i udbudsperioden.

Leverandører, der gennemgår materialet tidligt og stiller relevante spørgsmål, kan reducere risiko og få en bedre forståelse af, hvordan kravene vil blive fortolket.

Sådan undgår du fejlen

• Analysér udbudsdokumenterne, så snart den offentliggøres
• Identificer krav, der virker uklare eller begrænsende
• Stil afklarende spørgsmål i udbudsperioden

Det vigtigste at tage med
Udbudsdokumenter er ikke altid endelige. Aktive leverandører bruger afklaringsfasen til at styrke deres forståelse af processen.

 

Inden du afgiver dit tilbud

Inden du afgiver dit tilbud, bør du sikre dig følgende:

✔ Alle krav er besvaret tydeligt
✔ Relevant dokumentation er vedlagt, hvor det kræves
✔ Referencer er informeret og tilgængelige
✔ Tilsagn i tilbuddet afspejler faktiske kompetencer

I offentlige udbud kan opmærksomhed på detaljer være afgørende for, om et tilbud bliver accepteret eller afvist.

 

Vil du styrke dine kompetencer i tilbudsarbejde?

Offentlige udbud kræver en kombination af salg, compliance og juridisk forståelse.

Bid Excellence er Mercells læringsunivers for leverandører, der vil lykkes med salg til den offentlige sektor. Kurser og ressourcer er udviklet af udbudseksperter, bid managers og juridiske specialister for at hjælpe leverandører med at navigere sikkert i udbud.

Gennem Bid Excellence kan leverandører lære at forstå udbudsregler, forbedre kvaliteten af deres tilbud, reducere compliance-risici og øge deres chancer for at vinde kontrakter.