Indkøbere

7 trin til at afgive et bud

Tjeklisten med syv ting, du ikke vil gå glip af, når du afgiver et bud til det offentlige marked.

hero-image

Gør alting rigtigt fra starten

Inden for offentlig indkøb er der ikke plads til forsinkelser. Fristen for at afgive et bud er en streng deadline. Hvis du blot er et minut for sent, har du mistet din chance. Med andre ord er det vigtigt, at du gør alting rigtigt fra starten. Derfor er det vigtigt at dobbelttjekke udbudsdokumenterne flere gange, når du begynder at planlægge dit bud, så du ikke går glip af nogen væsentlig information. Der kan være meget at tage stilling til, så vi har samlet det hele i en tjekliste til dig.

 

Trin 1. Gå igennem udbudsdokumenterne flere gange

Læs udbudsdokumenterne roligt igennem flere gange. Tag gerne noter om relevant information, stillede krav eller andre vigtige ting, som er godt at vide med det samme. Der er mange detaljer, kriterier og krav, som er vigtige ikke at overse i dit bud.

  • Hvad er formålet med udbuddet?
  • Er der noget, der skiller sig ud, som er særligt vigtigt at svare på på den mest klare måde?
  • Hvad skal du som leverandør tale om og understøtte med dokumentation?

Krav og ønsker kan være spredt i dokumentationen, så sørg for at gennemgå alt omhyggeligt og notér, hvad køberen ønsker at vide. Lav din egen tjekliste over de krav, der skal besvares i udbudsdokumenterne, så du nemt kan afkrydse dem og sikre, at du ikke overser noget vigtigt, der skal medtages.

 

Trin 2: Start tidligt og lav en tidsplan

At afgive et tilbud kan være tidskrævende, så sørg for at starte i god tid. Lav din egen tidsplan, hvor du planlægger vigtige datoer og hvornår forskellige dokumenter skal være klar. Nogle udbud kræver dokumentation fra tredjepart, så det kan tage ekstra tid at få alt på plads. I udbudsdokumenterne vil du typisk finde følgende elementer:

  • Administrative betingelser
  • Krav til leverandøren
  • Krav til genstanden for indkøbet
  • Grundlag for evaluering
  • Kontraktvilkår og betingelser
  • Kontraktopfølgning

For din egen bekvemmelighed kan du bruge disse som overskrifter og derefter opsummere under overskrifterne vigtige detaljer, som du ikke må overse i tilbuddet.

 

Trin 3: Tilbudsfrist - hvornår er deadline for at afgive dit tilbud?

Vi kan ikke minde dig nok om at starte i tide. Fristen for indsendelse er en streng deadline. For at den ordregivende myndighed overhovedet vil overveje dit tilbud, er minimumskravet, at det indsendes til tiden. Som hovedregel skal tilbud afgives senest kl. 23:59 på den sidste dag af fristen.

Det kan være, at den ordregivende organisation har valgt en længere frist end det lovmæssige minimum, og i så fald er der ingen hindring for at specificere et andet tidspunkt.

Sørg for at dobbelttjekke deadline flere gange, så du ikke spilder al din tid og indsats på at udarbejde dit tilbud unødvendigt - hvilket det vil være, hvis du indsender det for sent.

 

Trin 4: Stil spørgsmål tidligt i processen

Har du spørgsmål til dokumentationen? Sørg for at stille spørgsmål tidligt i udbudsprocessen, hvis der er noget, du er usikker på og har brug for afklaring af, så køberen har tid til at svare.

Kontakt køberen på den måde, du ønsker, typisk via Q&A-funktionen i udbudssystemet, for at få svar på dine spørgsmål. Vær opmærksom på, hvornår fristen for at stille spørgsmål er.

Husk, at den generelle regel er, at spørgsmål stillet af en tilbudsgiver og svar givet af den ordregivende organisation under udbudsproceduren skal gøres tilgængelige for alle tilbudsgivere og andre interessenter.

Forveksl ikke spørgsmål under udbuddet med en dialog forud for udbuddet. En proaktiv dialog forud for udbuddet med den ordregivende enhed foregår på den måde, du/I ønsker, og har ingen formelle krav. Det betyder, at andre potentielle leverandører ikke automatisk har adgang til din dialog.

 

Trin 5: Gør det så nemt som muligt for køberen

Køberen skal gennemgå dit tilbud og tilbuddene fra andre, dvs. dine konkurrenter, samtidig. Det er vigtigt, at du skriver et klart og letforståeligt tilbud. Gør, hvad du kan, for at gøre det nemmere for køberen at få et klart overblik.

  • Klargør eventuelle termer og forkortelser.
  • Svar på det, der bliver spurgt om, og undgå unødvendigt lange og komplicerede forklaringer.
  • Henvis ikke til eksterne kilder og weblinks, men sørg for, at køberen får alle oplysninger direkte i dit tilbud.

Det kan virke unødvendigt strengt med strukturen, men det er utrolig frustrerende for køberen at skulle lede efter relevant information i en rodet bunke. Mange leverandører forsømmer dette, og selvom du ikke bliver bedømt på, hvor struktureret du er som leverandør, sender det gode signaler til den ordregivende organisation om, hvordan du er at arbejde sammen med.

 

Trin 6: Vær tydelig omkring, at din virksomhed opfylder alle krav

Du skal være grundig, klar og ikke sjusket, når du besvarer alle spørgsmålene i udbudsdokumenterne. Sørg for, at det tydeligt fremgår, at din virksomhed opfylder alle krav, og beskriv klart, hvordan du opfylder alle must-have, should-have og andre evalueringskriterier for at opnå det bedst mulige resultat. Vær især opmærksom på din overholdelse af “skal”-kravene, som er obligatoriske.

Det er vigtigt at huske, at uanset hvilket evalueringsgrundlag tilbuddet har, er der altid obligatoriske krav, der skal opfyldes. Der kan også være kriterier, der vedrører kvalitet, miljøegenskaber, kompetence, leveringstid, garanti, service og opfølgning m.m. Ved at fremhæve, hvordan din virksomhed opfylder disse kriterier i tilbuddet, er der en chance for, at dit tilbud vil vinde, selvom du ikke har den laveste pris. Vurder derfor alle krav i tilbuddet lige, uanset om de er obligatoriske eller ej.

 

Trin 7: Dobbelttjek alle oplysninger, før du indsender dit tilbud

Sørg for, at dit tilbud opfylder alle de krav og betingelser, der er angivet i udbudsdokumenterne. Et ufuldstændigt tilbud vil sandsynligvis ikke vinde, så sørg for, at alle elementer er inkluderet. Hvis du besvarer spørgsmål i et separat dokument, så vær tydelig om, hvilket spørgsmål du besvarer. Gå igennem din egen tjekliste, som du skrev i starten, og dobbelttjek alle detaljer som:

  • Er alle kontaktoplysninger på dig i virksomheden korrekte?
  • Har du givet de korrekte kontaktoplysninger for referencerne?
  • Indsender du tilbuddet på det krævede sprog?
  • Er den korrekte virksomhedsrepræsentant underskriver som afsender?
  • Har du vedlagt alle de bilag, der er anmodet om af den ordregivende myndighed? Er det de rigtige bilag?
  • Opfylder du alle kravene?

 

Du er godt på vej

Som du nok har forstået fra denne tjekliste, er forberedelse og systematisk arbejde afgørende, inden du afgiver et tilbud. Arbejd struktureret og dobbelttjek, at alle detaljer er med. Hvis du arbejder i et udbudssystem som Mercell Tendering, er det nemmere at få et overblik og se, at alle dele er inkluderet.

Find de mest relevante muligheder

Prøv det gratis i 14 dage, og sørg for, at du ikke går glip af nye forretningsmuligheder. Helt gratis og uden bindingsperiode.