At vinde sammen: Styrken ved budteams i den offentlige sektor

Som leverandør i den offentlige sektor er du sikkert stødt på begrebet budteam. Men hvad er et budteam egentlig, og er det noget, din organisation bør overveje? Med over 30 års erfaring har vi bedt vores VP Subject Matter Expert, Daniel Simonsson, om at kaste lys over styrken ved at have et budteam i den offentlige sektor.

Daniel deler vigtig indsigt i, hvordan et budteam kan forbedre din udbudsstrategi, og hjælper dig med at afgøre, om det er det rigtige skridt for din organisation - og hvordan du sammensætter et, der fungerer for dig.

 

I denne artikel

• Forskellen mellem at afgive bud i den offentlige og den private sektor

• Hvorfor skal du have fokus på den offentlige sektor?

• Sådan kommer du i gang med at byde i den offentlige sektor

• 3 vigtige fordele ved et budteam

• Hvorfor det er afgørende at have klare roller i dit budteam

• Sådan sammensætter du et team, der kan vinde.

• Succes er en holdindsats, og dit budteam er nøglen

• Få styr på detaljerne

• Daniels eksperttip: Start til tiden, og vær proaktiv

• Har små og mellemstore virksomheder virkelig brug for et budteam?

• Mercell for dig som leverandør
  
  

Forskellen mellem at afgive tilbud i den offentlige og den private sektor

Udbud i den offentlige sektor er meget anderledes end udbud i den private sektor. I den offentlige sektor er der langt flere regler og meget strengere krav. Daniel forklarer: "I den private sektor kan man ofte bare ringe eller sende en e-mail til indkøberen for at forhandle direkte. Det fungerer ikke i den offentlige sektor."

I den offentlige sektor er der mange regler, og den mindste fejl kan bringe hele udbuddet i fare. "Har du glemt en vedhæftet fil? I den private sektor kan man som regel bare sende en e-mail og sige 'Undskyld, her er, hvad jeg glemte'. Der er normalt ingen stress, hvis buddet kommer et par minutter efter deadline. Men i den offentlige sektor kan den slags fejl betyde, at du slet ikke får mulighed for at deltage” siger Daniel.

I dag indsendes alle bud elektronisk. Udbudsløsninger, som Mercell, guider dig gennem hele processen og hjælper dig med nemt at udføre alle de vigtige opgaver. “Hvis du f.eks. glemmer et obligatorisk felt, giver Mercell dig en påmindelse, så du ikke går glip af muligheden”, forklarer Daniel.

 

Hvorfor skal du have fokus på den offentlige sektor?

At arbejde for den offentlige sektor kan være både belønnende og stabilt. I EU har de offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser en værdi på omkring 2 billioner euro. Daniel forklarer: "Organisationer i den offentlige sektor går ikke konkurs. Det gør det til en sikker og stabil indtægtskilde. Hvis du vinder har vundet kontrakten, kan du tjene penge på den i mange år fremover."

Da alt er offentligt, er al dokumentation tilgængelig for dig. “I teorien kunne man bede om de bud, som konkurrerende leverandører har afgivet. I den private sektor er det mere eller mindre umuligt at få fat i konkurrenternes bud.” 

 

Sådan kommer du i gang med at byde i den offentlige sektor

Den offentlige sektor byder på mange spændende muligheder. Offentlige institutioner har konstant brug for varer og tjenesteydelser, og der dukker jævnligt udbud op, som kan give en langsigtet, stabil indtægt. Men for at vinde disse kontrakter skal du gøre en indsats i starten, og det kan betale sig ikke at gå enegang. I stedet for at skrive udbuddet selv, kan du sammensætte dit eget budteam.

Et godt budteam består typisk af 3-6 personer fra din organisation, eller med hjælp fra eksterne eksperter. De er nøglen til at skabe et udbud, der skiller sig ud. Når I arbejder godt sammen, øges både kvaliteten af tilbuddene og kapaciteten til at håndtere flere muligheder på samme tid. "At fordele arbejdet og lade specialisterne fokusere på deres del af udbudsprocessen øger både kvaliteten og effektiviteten,” siger Daniel.

 

3 vigtige fordele ved et budteam

Med et dedikeret udbudsteam kan du øge dine chancer for at vinde med 51% eller mere. Teamet hjælper dig også med at:

1. Bruge ressourcer smart

Når de rigtige mennesker med den nødvendige ekspertise er på plads, bliver processen mere effektiv. Ressourcerne bruges, hvor der er brug for dem, og deadlines overholdes uden forsinkelser. 

2. Reducere risikoen

Med ekspertviden og en proaktiv tilgang identificeres potentielle risici tidligt, hvilket forbedrer dine chancer for succes, fordi du ved præcis, hvad du går ind til. 

3. Forbedring af budkvaliteten

Et velorganiseret budteam sikrer, at buddene er i topklasse, opfylder alle obligatoriske krav og viser din organisations styrke.

 

Hvorfor det er afgørende at have klare roller i dit budteam

Hvordan selve udbudsteamet er sammensat, påvirker hvor effektivt de arbejder. Løsninger, som Mercell, hjælper dig med at organisere dit team og give folk den adgang, de har brug for til at arbejde proaktivt sammen om udbuddet. Med klare roller og struktur får du god kommunikation og klare ansvarsområder på plads, hvilket gør det lettere for teamet at levere et vindende bud. “Mercells løsninger giver dig mulighed for at strukturere dit team, give dem de rigtige rettigheder og adgang til nøgleværktøjer på vores platform”, siger Daniel.

 

Sådan sammensætter du et team, der kan vinde

Hvordan ser et budteam så ud? Ifølge Daniel bør et budteam som minimum bestå af en tilbudsansvarlig, en juridisk rådgiver og en der er ansvarlig for at godkende buddet.

1. Tilbudsansvarlig

For at starte et budteam skal du have en ejer af projektet - en tilbudsansvarlig. Personen er bl.a. ansvarlig for dialogen med køberen og for at sikre en rettidig levering af buddet. “De andre teammedlemmer kan hjælpe med at skrive det egentlige indhold eller med de forskellige dele af udfyldelsen af kravene,” nævner Daniel. “Den tilbudsansvarlige ejer budprocessen på en mere praktisk måde.”

2. Juridisk rådgiver

En anden vigtig rolle i dit budteam er en person med juridisk viden. “Det er ret besværligt at genforhandle specifikke elementer i kontrakten. Med juridisk ekspertise sikrer du, at kontrakten er håndterbar, og at du har identificeret risiciene på et tidligt tidspunkt”, siger Daniel. 

3. Ansvarlig for godkendelse af bud

 “Du vil gerne have nogen til at identificere og afbøde de risici, der er i kontrakten”, siger Daniel. “I mindre organisationer kan det være den administrerende direktør eller den økonomiske ejer. Denne person tager ansvar for den indsendte prissætning og har godkendt de risici, der er i kontrakten. Man ønsker jo ikke at underskrive en kontrakt, der udsætter en for ubegrænsede risici.”

4. Budforfatter

Endelig kan det være vigtigt at have en person i teamet, som er god til at skrive og kender organisationens styrker. De udarbejder et bud, som ikke kun opfylder kravene, men som også får din organisation til at skille sig ud. En budforfatter ved, hvordan man fremhæver din organisations værdi og tiltrækker nye muligheder med et overbevisende og klart budskab.

 

Succes er en holdindsats, og dit budteam er nøglen

Et budteams styrke ligger i deres evne til at arbejde effektivt sammen. Dette forbedres af stærkt lederskab, klar kommunikation og veldefinerede roller og ansvarsområder. Effektiviseret kommunikations- og samarbejdsværktøjer, som Mercell, hjælper med at holde på sporet, hvilket sikrer en smidig og effektiv budproces, der maksimerer chancerne for succes. 

“Det er så meget nemmere at samarbejde på én platform som Mercell, i stedet for at sende forskellige versioner frem og tilbage.” siger Daniel. “Hvis man ikke har alt på ét sted, kan det blive meget kompliceret for personen, der i sidste ende skal samle al viden og alle dokumenter. Det er bedre at have alt klar på den samme platform, hvor det i sidste ende skal indsendes.” forklarer Daniel. 

 

Få styr på detaljerne

Hvad er den vigtigste grund til at have et budteam? Du er ikke alene, men har et dedikeret team af eksperter, der sikrer, at buddet er i top. Derefter bliver det vigtigste at sikre, at du får alle detaljerne med.

Daniel: "Det er ligegyldigt, hvor flot dit bud ser ud. Hvis du ikke sørger for at få alle de vigtigste detaljer med, kan du blive udelukket fra processen. Det er også meget frustrerende for indkøberen at se, at de er nødt til at diskvalificere en leverandør på grund af en fejl, som let kunne have været undgået."

"Hvis man arbejder med et budteam, er der en reduceret risiko for at fejle på grund af simple fejl. Og det skaber værdi for både leverandører og indkøbere. For leverandører vil arbejdet i et budteam føre til bedre bud, hvilket øger chancerne for at ende i toppen af pyramiden og vinde kontrakten. Indkøberne får tilbud af højere kvalitet og behøver ikke at diskvalificere leverandører på grund af mindre fejl."

 

Daniels eksperttip: Start til tiden, og vær proaktiv

En af de mest almindelige faldgruber for leverandører er, at de kommer for sent i gang med at skrive buddet. “Vi ser mange leverandører, der afgiver deres bud i løbet af de sidste par timer eller endda minutter før den endelige afleveringsfrist.” siger Daniel. “Det er altid bedre at starte tidligt med at skrive sine bud. På den måde har du tid til at gennemgå dem og bede om den nødvendige ekspertise.”

Det er også smart at være proaktiv i sin søgen efter nye muligheder i stedet for at vente på, at de dukker op. "Du kan bruge Mercells tjenester til dette. Vi har overvågningstjenester, der hjælper dig med at finde muligheder, og et planlægningsværktøj, der minder dig om, hvornår en kontrakt er ved at udløbe”, forklarer Daniel. “Så kan du starte dialogen med køberen og vise dem, hvordan dine løsninger kan hjælpe dem.” Det sætter dig i en stærkere konkurrenceposition og giver dig en fordel i forhold til dine konkurrenter.

 

Har små og mellemstore virksomheder virkelig brug for et budteam?

Daniel har bemærket, at de fleste leverandører til den offentlige sektor ikke er store virksomheder. Mange af dem har kun nogle få ansatte, måske kun én.

Så er spørgsmålet: Kan det virkelig betale sig at sammensætte sit eget udbudsteam? Svaret er et rungende ja!

“Der er flere måder at sikre kvaliteten af dit arbejde på,” siger Daniel. En god løsning for budstyring, som den Mercell tilbyder, er afgørende. Det vigtigste er, at du kvalitetssikrer dit arbejde og får flere til at gennemgå udbuddet. "Jeg vil anbefale, at du har en tjekliste over de ting, du skal have på plads, før du afgiver dit tilbud. Sæt dig ind i kravene og forstå, hvad der rent faktisk skal leveres," siger han.

"I Mercell behøver man ikke nødvendigvis at have en kollega fra samme virksomhed. Som lille virksomhed kan man få hjælp udefra. Det kan være en juridisk rådgiver eller en, der kan tjekke, at alt er på plads. Man kan også arbejde sammen med folk, der kan hjælpe en med at se udbudsprocessen fra forskellige vinkler."

 

Mercell for dig som leverandør

Hos Mercell er vi med dig og dit udbudsteam hele vejen gennem udbudsprocessen fra start til slut. Vores platform gør samarbejdet smidigt og nemt. Tildel roller og ansvar, og fordel opgaverne mellem jer. Med øjeblikkelige notifikationer går du aldrig glip af en deadline, så du kan fokusere på det, der er vigtigt. Hold kommunikationen med din kunde samlet på ét sted, og få adgang til alle dine dokumenter, også fra tidligere udbud. På den måde har du alt, hvad du skal bruge for at levere solide tilbud og øge dine chancer for at vinde kontrakten.