Derfor er det tid til at gentænke de digitale værktøjer bag offentlige udbud

Der er forandring på vej i udbudsverdenen

Der er noget på vej inden for offentlige udbud. De systemer, som udbudsprofessionelle arbejder i, de rammer, de navigerer efter, og de ansvarsområder, der præger hverdagen, har længe været kendetegnet ved omfattende regulering, komplekse processer og begrænset fleksibilitet.

Udbud har altid handlet om struktur. Det er en af disciplinens største styrker, men også en af dens største udfordringer.

Samtidig er der ved at ske et skifte. En ny generation af udbudsprofessionelle ser mulighederne for at bruge udbud som et strategisk redskab. Samtalerne handler i stigende grad om bæredygtighed, innovation, digitalisering og samfundsværdi. Udbudsfunktionen bliver ikke længere kun betragtet som en administrativ opgave, men som en vigtig drivkraft for udvikling og forandring.

Disse temaer var centrale på årets svenske udbudskonference, SOI Årskonferens 2025. I løbet af konferencens mange samtaler tegnede der sig et tydeligt billede af både udfordringerne i dag og ambitionerne for fremtiden. Mercell deltog aktivt i samtalerne og lyttede til ordregivere og udbudsprofessionelle, som ikke blot håndterer kompleksiteten i deres daglige arbejde, men også ønsker at være med til at forme fremtidens løsninger.

I denne artikel ser vi nærmere på fem af de udfordringer, der gik igen på konferencen, og de ambitioner, der følger med. Det er samtidig en vision for, hvordan offentlige udbud kan udvikle sig i de kommende år.

 

1. Kontraktopfølgning: Når én person skal løfte opgaven for flere

En af de udfordringer, der blev nævnt igen og igen, var kontraktopfølgning.

Mens selve kontrakttildelingen ofte får størst opmærksomhed, er det efter underskriften, at den langsigtede værdi skal realiseres. Lever leverandøren op til sine forpligtelser? Bliver tidsplanerne overholdt? Er kvaliteten som aftalt?

Alt for ofte ligger ansvaret hos én enkelt medarbejder, som skal holde styr på forpligtelser, dokumentation og rapportering, ofte uden de rette digitale værktøjer til at understøtte arbejdet. Det skaber en reaktiv arbejdsform, hvor problemer først opdages, når de opstår, og hvor værdifulde muligheder for forbedringer risikerer at gå tabt.

Budskabet fra konferencen var klart: Tiden efter kontrakttildelingen skal understøttes bedre. Ikke ved at fjerne ansvaret, men ved at give de ansvarlige bedre værktøjer. Digitale workflows, automatiske påmindelser og struktureret rapportering kan gøre en stor forskel.

Målet er enkelt: Du skal ikke bruge tiden på at lede efter data. Data skal være tilgængelige, når du har brug for dem.

 

2. Bæredygtighed og sociale hensyn: Når ambitioner skal omsættes til praksis

Et andet gennemgående tema på konferencen var arbejdet med at integrere bæredygtighed, sociale hensyn og innovation i offentlige udbud. De fleste ordregivere ønsker at bruge udbud som et redskab til at skabe bredere samfundsmæssig værdi, men det er ikke uden udfordringer.

Krav og kriterier på disse områder kan være vanskelige at formulere og dokumentere, så de både understøtter de politiske ambitioner og samtidig kan holde til juridisk efterprøvelse. Derfor oplever mange udbudsprofessionelle, at de må balancere mellem ønsket om at gå forrest og behovet for at minimere risiko.

Derfor er behovet for støtte og vejledning stort. Ordregivere efterspørger klare rammer, gennemprøvede metoder og konkrete værktøjer, som gør det lettere at stille ambitiøse krav med sikkerhed for, at de er juridisk holdbare. Målet er ikke flere regler, men bedre forudsætninger for at bruge udbud aktivt til at understøtte bæredygtighed, innovation og sociale hensyn.

 

3. AI i udbud: Teknologi skal understøtte, ikke erstatte

Kunstig intelligens fylder stadig mere i den offentlige sektor, og udbudsområdet er ingen undtagelse. Potentialet er stort. AI kan bidrage til hurtigere analyser, mere effektiv behandling af data og mindre administrativt arbejde.

Samtidig rejser udviklingen en række spørgsmål. Hvem har ansvaret, når beslutninger understøttes af algoritmer? Hvordan sikres gennemsigtighed, sporbarhed og lige behandling af leverandørerne?

Budskabet fra konferencen var klart: AI skal være et værktøj, ikke en beslutningstager. Teknologien skal understøtte de faglige vurderinger og frigøre tid til de opgaver, hvor menneskelig dømmekraft er afgørende. Når AI anvendes ansvarligt og transparent, kan den styrke beslutningsgrundlaget uden at svække kontrollen.

 

4. Leverandørdeltagelse: Færre barrierer, flere muligheder

Offentlige udbud skal skabe lige adgang til markedet. Alligevel oplever mange leverandører, særligt mindre virksomheder og nye aktører, at det kan være både tidskrævende og komplekst at deltage.

Udbudsdokumentationen er ofte omfattende, processerne kan være svære at navigere i, og de digitale platforme kræver erfaring at bruge effektivt. Det kan betyde, at nogle virksomheder vælger ikke at byde, selv om de har relevante løsninger at tilbyde.

Derfor efterspørger ordregiverne enklere og mere brugervenlige processer. Målet er ikke at sænke kravene, men at gøre det lettere at forstå dem og leve op til dem. Når systemer og arbejdsgange bliver mere intuitive, bliver det lettere for flere leverandører at deltage, og det styrker konkurrencen til gavn for både ordregivere og markedet.

 

5. Overblik over forbrug: Fra dataindsamling til indsigt

Dokumentation og ansvarlig forvaltning af offentlige midler er en central del af udbudsarbejdet. Men i mange organisationer er data stadig spredt på tværs af systemer, afdelinger og processer.

Konsekvensen er, at udbudsprofessionelle ofte bruger betydelige ressourcer på at indsamle og sammenstille data, før de kan begynde at analysere dem. Samtidig stiger kravene til rapportering og dokumentation.

Derfor er der et voksende behov for bedre overblik og stærkere datagrundlag. Systemer skal kunne arbejde sammen, og information skal være let tilgængelig, når beslutninger skal træffes. Gode dashboards og klare rapporteringsværktøjer handler ikke kun om effektivitet, men om at skabe et solidt grundlag for styring og prioritering.

Målet er at kunne dokumentere resultaterne med sikkerhed:

"Hvad har vi brugt ressourcerne på? Hvilken værdi har det skabt? Og hvor kan vi forbedre os fremadrettet?"

 

En ny vision for offentlige udbud

Ingen af disse udfordringer er nye. De afspejler hverdagen for mange, der arbejder med udbud. Det nye er viljen til forandring. På tværs af sektoren er der et tydeligt ønske om at bevæge sig væk fra lappeløsninger og hen imod systemer, der matcher de ambitioner og det ansvar, som udbudsfunktionen rummer.

Udbudsprofessionelle efterspørger ikke genveje. De efterspørger gennemtænkte løsninger: platforme, der er intuitive at bruge, værktøjer, der kan understøtte juridisk holdbare processer, og digitale løsninger, som gør det muligt at få mere ud af de ressourcer, der allerede er til rådighed. Det er ikke luksus. Det er praktiske nødvendigheder i et fagområde med både driftsmæssigt og samfundsmæssigt ansvar.

Samtalerne på årets SOI-konference gjorde det tydeligt. De fælles udfordringer fyldte meget, men det samme gjorde ambitionen om at skabe en udbudsfunktion, der er mere agil, mere effektiv og bedre rustet til at skabe langsigtet værdi for den offentlige sektor.

Det var også i den sammenhæng, at mange besøgende hos Mercell på SOI viste stor interesse for Mercell Tendering. Platformen er udviklet til netop de behov og understøtter hele udbuddets livscyklus, fra den tidlige planlægning og udarbejdelse af udbud til tildeling og Supplier Relationship Management. Mercell Tendering gør det lettere at samle arbejdet ét sted, reducere manuelle processer og skabe mere smidige arbejdsgange, så udbudsprofessionelle kan bruge mindre tid på administration og mere tid på at skabe resultater.

Dette er mere end en ønskeliste. Det er en retning for fremtidens udbudsfunktion, hvor teknologi, indsigt og samarbejde gør det lettere at skabe værdi for både organisationer, leverandører og samfundet som helhed.