I har vundet kontrakten.

At vinde en offentlig kontrakt er en stor milepæl, især for en mindre virksomhed. Men arbejdet stopper ikke, når kontrakten er i hus. Det er først, når leveringen begynder, at I for alvor skal vise, at I kan leve op til det, I har lovet.

Perioden mellem kontrakttildelingen og den første levering kaldes mobilisering. Det er her, tilbuddet bliver omsat til handling. Ansvar skal fordeles, processer skal på plads, og både I og ordregiveren skal være klar til at gå i gang.

I større organisationer kan der være hele projektteams til at stå for denne fase. I en SMV er det ofte få personer, der skal håndtere opstarten samtidig med den daglige drift. Derfor er det ekstra vigtigt at have en klar plan.

Hos Mercell arbejder vi med tusindvis af offentlige ordregivere og leverandører i hele Europa. Vores erfaring er, at de første uger efter kontrakttildelingen ofte er afgørende for, hvordan samarbejdet kommer fra start.

I denne artikel ser vi på, hvad mobilisering indebærer, hvorfor det er vigtigt, og hvad mindre leverandører konkret kan gøre for at komme godt fra start og skabe et stærkt fundament for samarbejdet.

 

Gør tilbuddet til en konkret plan

Når I har vundet kontrakten, skal det, I har lovet i tilbuddet, omsættes til en plan, der fungerer i praksis.

Start med at gennemgå kontrakten, specifikationerne, priserne, datoerne for implementering, serviceniveauerne, rapporteringskravene og eventuelle forpligtelser inden for sociale hensyn eller bæredygtighed.

Lav derefter et overblik over, hvad I selv skal have på plads inden leveringsstart, og hvad I har brug for fra ordregiveren.

Det kan fx være en indkøbsordre, adgang til lokationer eller systemer, godkendelser, data, brugerlister eller bekræftelse af vigtige datoer. Jo tidligere I får styr på det, desto mindre er risikoen for, at manglende information eller forsinkelser skaber problemer senere.

For mange SMV'er behøver det ikke være en stor øvelse. En god intern overdragelse kan være nok. Det vigtigste er, at alle involverede ved, hvad der er aftalt, hvad der skal ske først, hvem der har ansvar for hvad, og hvad I mangler fra ordregiveren, før arbejdet kan begynde.

 

Få samarbejdet på plads inden leveringsstart

 

1. Giv ordregiveren én fast kontaktperson

Udpeg én person med det overordnede ansvar for kontrakten. Det kan være virksomhedens ejer, en kundeansvarlig, projektleder eller leveringsansvarlig. Titlen er ikke så vigtig. Det vigtigste er, at ordregiveren har én fast kontaktperson.

Kontaktpersonen skal holde styr på leveringen, følge op på aftaler og sørge for, at de rette personer bliver involveret undervejs.

Det gør kommunikationen enklere og mindsker risikoen for både misforståelser og dobbeltarbejde.

 

2. Brug opstartsmødet til at få forventningerne på plads

Opstartsmødet er en god mulighed for at få samarbejdet godt fra start.

Gennemgå tidsplanen, kontaktpersoner, de første opgaver, rapportering, fakturering, underleverandører og eventuelle risici. Få også afklaret, hvad I har brug for fra ordregiveren, før I kan komme videre.

Aftal samtidig, hvordan I kommunikerer undervejs. Send bagefter en kort opsummering med opgaver, ansvarlige og deadlines. Så har begge parter et fælles udgangspunkt at arbejde ud fra.

 

3. Få styr på faktureringen fra start

Vent ikke, til den første faktura skal sendes.

Afklar på forhånd, hvor fakturaen skal sendes hen, hvilke oplysninger den skal indeholde, hvem der skal godkende den, og om der er bestemte krav eller milepæle, der skal være opfyldt, før I kan fakturere.

For mindre virksomheder er det særligt vigtigt. Forsinkede betalinger kan hurtigt påvirke likviditeten, især hvis I selv skal betale underleverandører eller freelancere, før betalingen fra ordregiveren kommer.

 

4. Aftal, hvordan I følger op på leveringen

Ordregiveren kan have brug for dokumentation til fx intern rapportering, budgetopfølgning eller kvalitetssikring. Når de samme personer både står for leveringen og rapporteringen, er det let at komme bagud med dokumentationen.

Hvis kontrakten indeholder KPI'er, serviceniveauer, milepæle eller andre konkrete forpligtelser, så aftal allerede under mobiliseringen, hvordan I følger op på dem.

For mindre komplekse kontrakter kan en enkel månedlig status være nok.

Hold rapporteringen enkel og ensartet. Beskriv, hvad I har leveret, hvad der skal ske som det næste, eventuelle risici eller udfordringer, hvad I har brug for fra ordregiveren, og status på faktureringen.

 

5. Hold styr på ressourcer, underleverandører og ændringer

Mindre leverandører har ofte nogle klare styrker: specialistviden, korte beslutningsveje og tæt kontakt til kunden. Mobiliseringen handler også om at få de styrker til at fungere i praksis omkring kontrakten.

Inden leveringen starter, skal det være tydeligt, hvem der står for hvad. Involver eventuelle samarbejdspartnere og underleverandører tidligt, og sørg for, at alle kender deres rolle, tidsplanen og måden, I skal samarbejde på.

Hvis I er hovedleverandør, har I ansvaret for den samlede levering. Sørg derfor for, at aftalte ændringer bliver dokumenteret skriftligt, især hvis de påvirker omfang, tidsplan eller pris.

Hold mobiliseringsplanen enkel

En mobiliseringsplan behøver ikke være omfattende. For de fleste SMV'er er det nok med et kort overblik over de vigtigste ting, der skal være på plads inden leveringsstart.

Fokusér især på det, der kan forsinke leveringen eller betalingen og påvirke samarbejdet med ordregiveren.

For mange mindre kontrakter er det rigeligt. Mere komplekse kontrakter kan kræve en mere detaljeret plan, men princippet er det samme: Hold det enkelt, og sørg for, at de vigtigste ting er tydelige for alle.

 

Det gode samarbejde starter allerede i mobiliseringen

Når kontrakten er vundet, begynder det egentlige samarbejde.

De første uger viser ordregiveren, hvordan I arbejder, kommunikerer, følger op og håndterer de praktiske dele af kontrakten.

For mindre leverandører er det en mulighed for at bygge videre på de styrker, der var med til at vinde kontrakten: specialistviden, tæt kontakt, hurtige beslutninger og et klart ansvar for leveringen.

En god opstart skaber tillid, reducerer risikoen for problemer og giver de bedste forudsætninger for et godt samarbejde.