Forståelse af eForms

De seneste måneder har eForms sat en ny standard for, hvordan vi offentliggør et udbud. Vi forstår, at denne tilgang kan tage lidt tid at vænne sig til. Hvis du synes, at disse nye publikationsformer er lidt udfordrende, skal du ikke bekymre dig. Vi er her for at guide dig igennem det.

I denne artikel giver Julien Louvrier, vores produktchef for eForms implementering, dig alt du skal vide i forbindelse med eForms. 

Fra konteksten og Europa-Kommissionens forudsete mål til vores platforms kompatibilitet. Så uanset om du er en erfaren professionel eller ny til at bruge eForms, kan nedenstående guide hjælpe dig.

Baggrunden for eForms

Med eForms leverer Europa-Kommissionen et skræddersyet sæt bekendtgørelser, der kan bruges til at annoncere alle former for udbud på både nationalt og europæisk niveau på tværs af EU- og EØS-lande.

Europa-Kommissionens hovedformål er at få mere kontrol over europæiske udbudsdata og at skabe flere datapunkter. Idéen er at støtte medlemslandene i at træffe velinformerede og datadrevne beslutninger om deres offentlige udgifter. 

Derudover vil eForms ifølge Europa-Kommissionen:

• Øge gennemsigtigheden

• Hjælpe med at identificere korruption

• Støtte købere i at opdele deres store projekter i mindre dele for at forbedre tilgængeligheden for mindre virksomheder til offentlige indkøb

• Gøre det lettere for virksomheder og organisationer at finde udbudsbekendtgørelser svarende til deres branche og placering

 

Da eForms kun har været i drift i få måneder, er det for tidligt at afgøre, om disse mål er nået, og om de har budt på forbedringer.

Udfordringen med at lancere eForms

e-forms skulle implementeres i nationaleindkøbssystemer i hele Europa, men også skræddersyes til at opfylde hver enkelt lands specifikke krav. Der var ikke tale om hyldevare-lovgivning, som politikere bare lige kunne aflevere til implementering. I stedet måtte de nationale myndigheder sætte sig ned med interessenterne for at beslutte, hvordan forskellige egenskaber ved e-formularer ville blive implementeret lokalt.

Mens medlemslandene overvejede, hvordan de skulle skræddersy e-formularer til deres behov, var EU's publikationskontor ved at udvikle de tekniske specifikationer for de nye formularer. Disse specifikationer var stadig under udarbejdelse, da systemudbydere som Mercell skulle begynde at arbejde på implementeringen. De tekniske specifikationer af eForms fortsætter med at udvikle sig og er stadig ikke færdige.

 

eForms’ udrulning midt i usikkerhed

Overgangen til eForms introducerede en betydelig mængde ny information, herunder nye felter, nye regler og nye meddelelser. Dette skift var præget af usikkerhed, da ikke alle medlemslande under den indledende udrulning af e-formularer havde fastlagt, hvilke felter der skulle være obligatoriske eller valgfrie, og i lande, hvor e-formularer skulle bruges til annoncering under tærskelværdien, måtte myndighederne administrere uden nogen specifikationerne fra Kommissionen.

Vi forstår, at det som offentlig indkøber betød, at der var en betydelig mængde ny information der skulle bearbejdes og forstås. Det kræver en konstant indsats at navigere gennem disse løbende ændringer og at holde sig ajour med de seneste specifikationer. Dette gælder ikke kun for os, mens vi sikrer, at vores systemer forbliver kompatible, men også for dig som køber, der effektivt skal administrere og tilpasse sig disse kompleksiteter.

Men der er nu en bedre forståelse af de obligatoriske felter i e-formularer for indkøb over tærskelværdien. Europa-Kommissionen har givet et omfattende overblik over alle de forskellige områder, som du kan finde her.

Sikring af vores platform overensstemmelse med eForms-direktivet

I august 2023 i Finland og i oktober 2023 i resten af ​​Europa, introducerede vi Mercell Notice Editor. Denne helt nye grænseflade giver dig adgang til alle formularer, der er defineret af eForms-forordningen, og sikrer, at du kan offentliggøre kompatible meddelelser. Den indeholder "Min tjekliste"-widget, som guider dig gennem de påkrævede felter og støtter dig, indtil meddelelsen er klar til offentliggørelse. Status for din meddelelse er synlig til enhver tid, så du sikkert kan bekræfte dens beredskab.

Siden dette modul er gået live, har vi løbende forbedret vores forståelse af eForms påkrævede felter og regler. Vi har ikke kun sikret, at offentlige indkøbere kan fortsætte med at offentliggøre deres indkøb, men vi har også fokuseret på at forbedre din oplevelse i Notice Editor:

• Oversættelserne er blevet forbedret;

• Navigationen af ​​fejl er blevet forfinet;

• Og endnu vigtigere, vi opgraderer løbende reglerne, felterne og kodelisterne baseret på de regelmæssige udgivelser fra Publikationskontoret.

 

Kommende forbedringer til Mercells løsning

Da eForms er relativt nyt, kræver de konstante opdateringer. Dette er ikke kun tilfældet for vores systemer, men det er en realitet i hele EU. Her er nogle af de seneste forbedringer i Notice Editor:

 

1. Vi har opgraderet brugeroplevelsen af ​​Notice Editor til at være fuldt funktionel på mindre bærbare computere, tablets og større mobiltelefoner, så du kan bruge Notice Editor, når som helst og hvor det er nødvendigt.

2. Visningen af ​​tidszoner bliver forbedret i eForms, hvilket letter valideringen af ​​datoer og klokkeslæt.

3. Muligheden for at kopiere data fra et parti til et andet for at reducere byrden ved at indtaste de samme værdier flere gange bliver introduceret som en betafunktion i Finland og Sverige.

4. Vi fokuserer også på udviklingen af ​​forudfyldte felter. I øjeblikket er det ikke alle felter, som er konfigureret på denne måde. Vores ambition er at få så mange felter som muligt automatisk udfyldt, og dermed reducere manuel indtastning og minimere potentielle fejl, hvilket er en betydelig tidsbesparelse.

 

Vi er glade for at kunne meddele, at modulet bliver mere intuitivt og brugervenligt. Vores nuværende fokus er på at forbedre hjælpeteksterne og værktøjstip for at sikre en mere smidig oplevelse, mens du udfylder eForms.

 

Hvad fremtiden bringer

Vi er forpligtet til løbende at forbedre og optimere vores tjenester og produkter. Dette års primære fokus er at blive ved med at opgradere reglerne for meddelelser baseret på publikationskontorets seneste udgivelser. Vi er i øjeblikket ved at udrulle eForms 1.10. Vi vil også implementere de områder, der er introduceret af ændringsforordningen omkring International Procurement Instrument (IPI) og Foreign Subsidie ​​Regulation (FSR).

På trods af de forskellige udfordringer har eForms potentiale til at transformere den måde, vi offentliggør udbud på. Deres implementering er mere end blot en procedureændring, det er et skridt mod et mere gennemsigtigt og effektivt system, der baner vejen for en mere åben og tilgængelig offentlig sektor.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan jeg være sikker på, at jeg har udfyldt alle de påkrævede felter i e-formularen?

Du kan trygt udfylde e-forms ved at bruge funktionen "Min tjekliste" i Notice Editor. Den guider dig effektivt gennem hvert trin, fremhæver obligatoriske felter og opgaver og grupperer obligatoriske felter efter partier for nem navigation. Med denne tjekliste vil alle væsentlige felter blive behandlet, hvilket øger brugervenligheden og sikrer fuldstændig nøjagtighed.

Hvordan adskiller eForms sig fra den tidligere metode til annoncering af udbud?

eForms adskiller sig fra den tidligere standard ved, at de er designet til digitalt brug, ikke til udskrivning og manuel udfyldelse. Disse formularer er beregnet til at blive genereret automatisk af udbudsplatforme, i overensstemmelse med Kommissionens vision om "digital by design".