En enklere vej til strategiske udbud: Mindre rutinearbejde, mere tid til det, der skaber værdi
Ordregivere træffer beslutninger, der kan få betydning mange år frem. Men beslutningerne skal ofte træffes under tidspres. Og det er allerede i arbejdet med at oprette udbuddet, at grundlaget bliver lagt for resten af processen: kvaliteten af de tilbud, der kommer ind, samarbejdet med leverandørerne og de kontrakter, der efterfølgende skal håndteres.
Samtidig er det netop denne del af udbudsprocessen, der kan være særligt tidskrævende. Manuelle arbejdsgange, gentagne opgaver og administration tager tid og opmærksomhed fra det strategiske arbejde med selve udbuddet.
Det skaber et tydeligt paradoks. Den fase, hvor der er størst behov for strategisk fokus, er ofte også den fase, hvor der er mindst tid til det.
På Mercell Connect Norway satte Tuuli Martikainen, Product Director hos Mercell, ord på udfordringen:
Det mest afgørende tidspunkt i arbejdet er også det tidspunkt, hvor ordregivere har mindst tid til at tænke strategisk, fordi systemerne kræver deres opmærksomhed andre steder.”
Hvad vil det sige at gøre oprettelsen af udbud enklere?
Det handler først og fremmest om at fjerne unødvendige trin og gøre processen lettere at arbejde i.
Ordregivere skal nemt kunne genbruge relevant materiale, bevare overblikket, mens udbuddet tager form, og justere undervejs uden at miste det arbejde, de allerede har lavet.
Gevinsten handler derfor om mere end færre klik og skærmbilleder. Det handler om at frigive tid og fokus til de strategiske overvejelser, der er afgørende for et godt udbud. Er indholdet relevant for den konkrete opgave? Hænger de forskellige dele godt sammen? Understøtter udbuddet de ønskede resultater? Og er det tydeligt for leverandørerne, hvad der forventes af dem?
En enklere proces skal ikke erstatte ordregiverens vurderinger og beslutninger. Tværtimod skal den skabe bedre rammer for det strategiske arbejde. Det er fortsat ordregiveren, der beslutter, hvad udbuddet skal indeholde, hvad der skal tilpasses, og hvornår det er klar til at blive offentliggjort.
En enklere måde at oprette udbud på i Mercell Tendering
Mercell omsætter nu disse principper til et nyt flow til oprettelse af udbud i Mercell Tendering.
Her samles de centrale dele af arbejdet i et mere sammenhængende workflow. Målet er at gøre det nemmere at genbruge tidligere arbejde, skabe overblik over udbuddet og ændre vigtige valg undervejs, så ordregiveren kan bruge mere tid på de strategiske beslutninger og mindre på administration.
Byg videre på det, der allerede findes
Et nyt udbud behøver ikke at starte fra en tom side.
Ordregivere kan tage udgangspunkt i en skabelon fra virksomheden eller klone et tidligere udbud direkte i oprettelsesflowet. Inden de vælger, kan de se, hvad skabelonen eller det tidligere udbud indeholder, herunder de tilhørende dokumenter.
Grundlæggende oplysninger kan også udfyldes automatisk på baggrund af den valgte skabelon eller organisationens indstillinger.
På den måde bliver der mindre behov for at lede efter eksisterende materiale og oprette det samme på ny. Ordregiveren har stadig kontrollen og vurderer selv, hvad der kan genbruges, og hvad der skal tilpasses det konkrete udbud.
Få hele udbuddet samlet ét sted
Arbejdet med et udbud kan betyde mange skift mellem forskellige visninger for at holde styr på dokumenter, oplysninger til leverandørerne og aktiviteter i forbindelse med udbudsproceduren.
I Mercell Tendering samles det strukturerede dokument, leverandørvisningen, spørgsmål og svar, tilbudsbesvarelser og offentliggørelser i ét sammenhængende workflow.
Det gør det lettere at følge udbuddet, mens det tager form, og giver et bedre overblik over, hvad leverandørerne kommer til at se, inden udbuddet offentliggøres. Dermed bliver der bedre plads til at holde fokus på helheden og de strategiske valg undervejs.
Tilpas undervejs uden at starte forfra
Et udbud udvikler sig ofte undervejs. Måske skal udbudsproceduren ændres, eller der skal tilføjes en delaftale, efter at arbejdet er gået i gang.
Det nye oprettelsesflow er derfor udviklet, så centrale valg kan ændres helt frem til offentliggørelsen. Ændrer behovene sig, kan ordregiveren tilpasse udbuddet uden at kassere det arbejde, der allerede er lavet, og begynde forfra.
Mere tid til strategiske udbud
Gode udbud kræver tid til at tænke strategisk. Ordregiveren skal kunne fokusere på, hvad udbuddet skal opnå, hvordan kravene skal udformes, og hvordan de rette rammer skabes for både konkurrence og gode resultater.
Når gentagne opgaver fylder mindre, og processen bliver lettere at håndtere, giver Mercell Tendering mere plads til netop det. Mindre tid på administration og mere tid på de strategiske valg, der er med til at skabe bedre udbud.
Den nye og enklere måde at oprette udbud på i Mercell Tendering forventes at blive tilgængelig for de første brugere i 3. kvartal 2026. Herefter følger en bredere udrulning i løbet af resten af året.
Se, hvordan du får en enklere vej til strategiske udbud
Se Tuuli Martikainens præsentation fra Mercell Connect, som for nylig blev afholdt i Norge. Her deler hun tankerne bag den nye, enklere måde at oprette udbud på og viser, hvordan den nye oplevelse i Mercell Tendering ser ud i praksis.