Strategier til at øge leverandørernes deltagelse i udbud: En guide til offentlige indkøbere

Offentlige indkøb er mere end en søgen efter at spare omkostninger. Det handler om at skabe et konkurrencepræget miljø for leverandører, der fremmer innovation - samtidig med at man opretholder retfærdighed og gennemsigtighed (og i sidste ende sikrer den bedste brug af skatteydernes penge).

Men en nylig afsløring fra Den Europæiske Revisionsret kaster lys over et bekymrende skift: I løbet af det seneste årti er konkurrencefordelen i udbudsprocesserne blevet mindre. 

Hvad betyder det? Vi nærmer os et landskab, der er domineret af en håndfuld velkendte ansigter, som kæmper om kontrakterne - hvilket bør få os til at genoverveje vores indkøbsstrategier.

I denne artikel dykker vi ned i resultaterne af EU-rapporten, tager fat på de forhindringer, som leverandørerne støder på, og skitserer, hvad indkøbere kan gøre for at puste nyt liv i leverandør konkurrencen. 

I denne artikel beskæftiger vi os med: 

 

• Udpakning af Den Europæiske Revisionsrets rapport

• 6 udfordringer for leverandører i forbindelse med offentlige indkøb

• Sådan revitaliseres leverandør engagementet: En strategisk tilgang til indkøb

• Forståelse af Den Europæiske Revisionsrets beretning

• Den Europæiske Revisionsrets nylige beretning om offentlige indkøb i EU kaster lys over vigtige tendenser i det sidste årti.

 

Lad os se nærmere på de vigtigste resultater:

 

1. Stigende tendens til direkte tildeling

I 2021 foregik 15,8 % af alle EU-indkøb gennem direkte tildeling, hvilket indikerer et skift i retning af at vælge blandt prækvalificerede leverandører i stedet for åbne udbud. I Danmark var tallet for 2021 23,4 %. Denne metode, kendt som »direkte tildeling«, afspejler indkøbernes præference for pålidelige, specialiserede leverandører og sætter mere fokus på effektivitet og etablerede relationer frem for bredere konkurrence processer.

Hvad indikerer dette? En ændring fra åbne konkurrencer til direkte invitationer, der reducerer antallet af chancer for virksomheder på markedet. Det begrænser antallet af leverandører, hvilket fører til færre bud på projekter og generelt påvirker variationen og konkurrencen i de offentlige udgifter.

 

2. Stigning i procedurer med et enkelt bud

Mellem 2011 og 2021 steg andelen af sager med kun ét bud markant i EU, fra 23,5 % til 41,8 %. I Danmark steg andelen af udbud med kun ét bud ligeledes fra 7,8 % til 23,7 %.

 

Dette indikerer et fald i købers tiltrækningskraft. Med andre ord fører det til færre konkurrenceprægede udbud og i nogle tilfælde til, at konkurrencen helt forsvinder. Hvilket resulterer i færre valgmuligheder og potentielt højere omkostninger for den offentlige sektor.

 

3. Der er en reduktion i antallet af tilbudsgivere

I EU er det gennemsnitlige antal tilbudsgivere pr. udbud faldet fra 5,7 til 3,2, hvilket effektivt reducerer konkurrencen med næsten 50 %. I Danmark ses en lignende tendens, hvor det gennemsnitlige antal tilbudsgivere er faldet fra 5,4 til 3,6.

 

Hvad er effekten? Begrænsning af konkurrencen påvirker i høj grad, hvordan markedet for offentlige B2G-indkøb fungerer, hvilket fører til færre leverandører i marken.

 

Denne ændring kan føre til varige konsekvenser for markedet ved at gøre det sværere for nye leverandører at komme ind på markedet og handle med den offentlige sektor, hvilket kan påvirke kvaliteten og prisen på offentlige kontrakter.

 

4. Det varierer på tværs af regioner og sektorer

Rapporten viser, at konkurrenceniveauet varierer, hvor sektorer som byggeri oplever mere konkurrence, mens sundhedsydelser og transport oplever flere situationer med et enkelt bud.

 

Derfor er der behov for mere sektorspecifikke indkøbsstrategier for at øge konkurrencen.

 

5. Der er begrænsede indkøb på tværs af grænserne

Kun 5 % af kontrakterne er direkte indkøb på tværs af landegrænser. Det giver mulighed for at spare penge ved at tillade flere indkøb på tværs af grænserne i EU-indkøb.

 

6. leverandørers udfordringer med at navigere i offentlige indkøb

At udforske det offentlige indkøbsområde er forbundet med store udfordringer for leverandørerne, især på grund af de høje adgangsbarrierer, der afholder mindre SMV'er fra at få adgang til offentlige kontrakter.

 

Disse udfordringer holder leverandørerne tilbage fra at deltage og dæmper også konkurrencen og innovationen på markedet. 

 

Her er et kig på de 6 største forhindringer, som leverandørerne står over for:

 

1. At navigere i komplekse udbudsprocesser

Små og mellemstore virksomheder (SMV'er) støder ofte på høje adgangsbarrierer og betydelige omkostninger, når de overvejer at gå ind på markedet for offentlige udgifter, primært på grund af den indviklede udbudsproces. 

Detaljeret papirarbejde og strenge administrative kriterier kan overvælde disse virksomheder - og afholde disse mindre aktører fra overhovedet at forsøge.

 

EU-rapporten fremhæver et væsentligt problem: Den tid, det tager at beslutte sig for en kontrakttildeling, er steget markant fra 62,5 dage i 2011 til 96,4 dage i 2021. Dette inkluderer ikke engang den tid, der bruges på klageprocedurer mod tildelingsbeslutninger. 

 

En langstrakt proces som denne øger arbejdsbyrden og stressniveauet i forbindelse med tilbudsgivning betydeligt, især for mindre virksomheder. Det handler ikke kun om ekstra papirarbejde, men også om den usikkerhed og det økonomiske pres, som rammer SMV'er uforholdsmæssigt hårdt.

 

2. Opfyldelse af høje certificeringsstandarder

Mange kontrakter kræver, at leverandørerne har specifikke certificeringer eller opfylder høje industristandarder, hvilket kan være både dyrt og tidskrævende for SMV'er at opnå, hvilket effektivt begrænser deres markedsadgang.

 

3. Overvinde huller i informationen

En anden forhindring for SMV'er er, at de simpelthen ikke er klar over de tilgængelige indkøbsmuligheder. Denne form for informationsasymmetri favoriserer større virksomheder, der har flere ressourcer til at finde disse muligheder. 

 

4. Håndtering af ressource begrænsninger

De økonomiske og menneskelige ressourcer, der er nødvendige for at forberede tilbud, gennemføre markedsundersøgelser og opfylde compliance-krav, kan gøre det svært for SMV'er. Det gør det med andre ord vanskeligt for dem at konkurrere effektivt.

 

5. At bygge bro over erfaringskløften

Mindre erfarne SMV'er kan have svært ved at forstå de indviklede indkøbsprocesser, evaluere risici præcist og forhandle vilkår effektivt. Det giver dem en ulempe fra starten. 

 

6. Forbedring af kommunikationen

Endelig kan dårlig kommunikation mellem indkøbere og leverandører i den offentlige sektor resultere i, at SMV'er ikke har de nødvendige oplysninger til at opfylde indkøbskriterierne. 

 

Sådan revitaliseres leverandørengagementet: 

 

En strategisk tilgang til indkøb i den komplekse verden af offentlige indkøb kræver forbedring af leverandørinddragelse en blanding af forståelse af eksterne markedskræfter og intern virksomhedsdynamik. 

 

Derfor er det vigtigt, at indkøbsansvarlige effektivt styrer og afstemmer med interne interessenter. 

 

Hvorfor det? Fordi denne tilpasning sikrer, at indkøbsstrategier ikke kun forstås på tværs af organisationen, men også støttes fuldt ud. 

 

Det er vigtigt at styre indkøbsprocessen i en retning, der fokuserer på at fremme konkurrencen, styre leverandørerne effektivt og vælge funktionelle frem for tekniske krav.

 

Hvordan kan indkøbsansvarlige påvirke og tilpasse interne interessenters dynamik for at opnå bedre resultater?

Indkøbsansvarlige befinder sig i et kritisk krydsfelt, hvor de skal håndtere pres både udefra og indefra. En fælles udfordring er den brede mangel på forståelse for indkøb blandt interne teams. 

 

At overvinde denne udfordring indebærer: At fremhæve vigtigheden af konkurrence: Det er vigtigt at vise interne teams, hvorfor et konkurrencepræget marked er afgørende for de bedste indkøbsresultater.

 

At fokusere på leverandørstyring: Det handler om at overbevise interne grupper om vigtigheden af stærk leverandørstyring for at opbygge fordelagtige relationer.

 

Prioritering af funktionelle krav: Fremhæv deres overensstemmelse med forretningsmålene og deres fleksibilitet frem for stive tekniske specifikationer: 

• Bedre overordnet forretningsmæssig tilpasning: Funktionelle krav hjælper indkøberne med at understøtte brede forretningsmæssige mål og forbedrer leverandørstyringen og omkostningseffektiviteten.

• Brug af klar kommunikation: Brug af et enkelt sprog til at beskrive behov hjælper alle involverede med at forstå projektets mål og bygger bro over kløften mellem tekniske og ikke-tekniske interessenter.

• Fleksibilitet og tilpasningsevne: Ved at fokusere på, hvad der skal opnås på det givne tidspunkt, bliver det lettere at foretage ændringer, efterhånden som virksomhedens behov vokser.

• Evaluering af leverandører: At begynde med de funktionelle behov i udvælgelsen af leverandører garanterer, at løsningerne opfylder vigtige krav, før man går i dybden med de tekniske detaljer. 

• Proaktiv kommunikation: Ved at understrege vigtigheden af at annoncere udbud tidligt kan man forberede både markedet og interne teams og forbedre gennemsigtigheden og rækkevidden.

• Strategier til forbedring af indkøb: Tilpasning af forretnings- og markedsbehov

• Indkøb er ikke bare køb og salg; det handler om at imødekomme afdelingernes større behov. 

 

Det handler om at vejlede afdelinger til at se værdien i konkurrence, styre leverandører godt og prioritere praktiske behov frem for tekniske detaljer. Målet er at opbygge en indkøbsproces, der ikke kun er konkurrencedygtig, men som også matcher afdelingernes strategiske mål.

 

Så for at holde konkurrencen sund gennem hele indkøbsprocessen, især under forberedelsen af udbuddet, er det afgørende at:

 

• Sikre åben og tidlig kommunikation for at gøre indkøbsprocessen klarere for alle potentielle leverandører.

• Udføre dybdegående markedsundersøgelser og opsøgende arbejde for at forstå og komme i kontakt med leverandørfællesskabet.

• Tilpasse kontraktmulighederne, så de passer til en bred vifte af leverandører, fra små virksomheder til store koncerner, hvilket er med til at fremme innovation og mangfoldighed.

• Hold evalueringerne fair og objektive, og giv konstruktiv feedback for at hjælpe med at forbedre alle fremtidige forslag.

 

Så ved at fokusere på disse strategier kan indkøbsansvarlige skabe et dynamisk, inkluderende og innovativt økosystem for indkøb. Et system, der både understøtter organisationens langsigtede mål - og interessenternes behov.

 

Konklusion

Når vi navigerer i det udviklende terræn for offentlige indkøb, er det klart, at et strategiskifte er afgørende. 

Ved at indstille sig på interne interessenters forventninger og fokusere på væsentlige ting som konkurrence, praktiske behov og tidligt markedsengagement kan indkøbere gøre processen med at købe varer og tjenesteydelser meget mere dynamisk og tiltrækkende. 

Denne tilgang imødekommer ikke kun alle umiddelbare forretningskrav - men ruster også organisationer til mere succes på et dynamisk marked i højt tempo.  Når vi prioriterer denne ændring, betyder det, at vi skaber et livligt, retfærdigt og gennemsigtigt rum for offentlige indkøb.