Sådan bygger du en overvågningsprofil, der faktisk virker

Offentligt udbud er struktureret, men ikke altid præcist. Ordregivere beskriver deres behov på forskellige måder, anvender forskellig terminologi og vælger nogle gange CPV-koder, der er bredere end forventet. Derfor skal en effektiv søgeprofil kombinere både søgeord og CPV-koder, og løbende gennemgås og forbedres.

Denne guide forklarer trin for trin, hvordan du griber processen an, og hvordan du bør tænke om din søgeprofil, så den matcher den måde, offentlige ordregivere faktisk offentliggør udbud på.

 

1. Start med at definere, hvad du reelt tilbyder

Før du overhovedet begynder at tænke på søgeord eller CPV-koder, er det afgørende, at du har klarhed over dit eget forretningsområde. Mange leverandører forsøger at dække alt, hvad de potentielt kan levere, men det fører ofte til støjfyldte søgeresultater og manglende fokus.

Fokuser i stedet på det, du faktisk ønsker at vinde. Hvad er dine kerneprodukter eller -ydelser? Hvilke dele af dit tilbud skaber størst værdi, og hvilke markeder eller brancher prioriterer du aktivt? Ved at formulere dette klart skaber du et solidt fundament og mindsker risikoen for, at din søgeprofil senere bliver for bred eller upræcis.

 

2. Oversæt dit tilbud til ordregiverens sprog

Når dit scope er fastlagt, er næste skridt at begynde at tænke som en offentlig ordregiver. Ordregivere beskriver sjældent et udbud på samme måde, som leverandører beskriver deres løsninger. Fokus er typisk på behov, resultater og compliance, og sproget er ofte mere administrativt end kommercielt.

På dette trin er det en god idé at brainstorme en bred vifte af søgeord. Tænk i synonymer, alternative formuleringer og forskellige måder, dine ydelser kan blive beskrevet i en udbudsbekendtgørelse. Overvej de problemer, dine kunder forsøger at løse, ikke kun navnet på dit produkt. Denne indledende liste behøver ikke være perfekt. Den skal blot indfange bredden af, hvordan dine produkter og ydelser kan optræde i en udbudskontekst.

 

3. Lær af tidligere udbud

Hvis du tidligere har deltaget i offentlige udbud, rummer de værdifuld indsigt i, hvordan ordregivere faktisk strukturerer deres bekendtgørelser. Ved at gennemgå tidligere udbud kan du identificere, hvilke CPV-koder der blev anvendt, hvilke søgeord der gik igen, og om der var vigtige termer, du tidligere har overset.

Dette trin afslører ofte forskellen mellem, hvordan leverandører opfatter deres egen forretning, og hvordan ordregivere beskriver deres behov. At lukke dette gab er en af de mest effektive måder at forbedre præcisionen i din søgning på.

 

4. Forstå CPV-strukturen, før du vælger koder

CPV-koder er opbygget hierarkisk og spænder fra meget brede kategorier til meget specifikke klassifikationer. Mange leverandører vælger enten koder, der er for generelle, eller begrænser sig til koder, der er for snævre.

Ved at bruge tid på at udforske CPV-hierarkiet får du en bedre forståelse af, hvordan dine ydelser er placeret i den officielle udbudsstruktur. Ved at starte på et overordnet niveau og gradvist bevæge dig ned i strukturen, kan du identificere de grupper og klasser, der passer bedst til dit scope. Søgefunktioner i CPV-værktøjer kan desuden afsløre relevante koder, som du ikke umiddelbart havde overvejet.

 

5. Vælg CPV-koder, der afspejler virkeligheden, ikke perfektion

Målet med at vælge CPV-koder er ikke at finde den ene perfekte kode, men at sikre, at du fanger størstedelen af de relevante udbud. En praktisk tommelfingerregel er at vurdere, om en kode dækker mindst 80 procent af det, du leverer.

Det er ofte bedre at inkludere en lidt bredere kode end at risikere at gå glip af udbud, hvor ordregiveren har valgt en mere generel klassifikation. Ordregivere anvender ikke altid de mest præcise CPV-koder, og din søgeprofil skal tage højde for denne variation.

 

6. Test, før du fastlægger profilen

Test er et afgørende trin, som ofte bliver sprunget over. Inden du færdiggør din profil, bør du gennemgå de udbud, der vises, når du anvender hvert enkelt søgeord og hver CPV-kode. Det giver dig en fornemmelse af, om din søgning er for bred, for snæver eller rimeligt balanceret.

Brede termer kan give mange resultater, mens meget specifikke termer kan betyde, at relevante muligheder overses. I mange tilfælde kan kombinationer af søgeord eller justering af match-typer markant forbedre relevansen. Testfasen giver dig mulighed for at foretage disse justeringer, før profilen tages i brug.

 

7. Opbyg din første komplette søgeprofil

Når dine søgeord og CPV-koder er valideret, kan du samle det hele i en fuld søgeprofil. Her bliver yderligere filtre som geografi, kontraktværdi og fravalg af irrelevant information vigtige. Disse indstillinger sikrer, at de muligheder, du modtager, ikke blot er relevante indholdsmæssigt, men også realistiske for din forretning at forfølge.

Denne version af din profil bør ses som et udgangspunkt snarere end et færdigt produkt.

 

8. Brug notifikationer og automatisering til at bevare fokus

Mercell Bidding giver mulighed for at opsætte notifikationer og filtre, der understøtter dine interne arbejdsgange. Ved at tilpasse beskeder og filtreringskriterier kan du reducere manuelt arbejde og fokusere på de muligheder, der har størst potentiale.

Det er særligt værdifuldt for teams, der overvåger udbud løbende og har behov for et klart overblik uden at blive overvældet af irrelevante resultater.

 

9. Følg resultaterne, når profilen er aktiv

Når din søgeprofil er aktiveret, er det vigtigt at følge nøje med i de udbud, den matcher med. Se på, hvilke muligheder der er relevante, og hvilke der ikke er, og forsøg at identificere mønstre. Falske positiver peger ofte på søgeord eller CPV-koder, der bør justeres, mens manglende matches kan afsløre huller i opsætningen.

Tidlig opfølgning giver værdifuld indsigt og gør det muligt hurtigt at forbedre præcisionen.

 

10. Behandl din søgeprofil som en levende opsætning

Markeder ændrer sig, forretninger udvikler sig, og ordregiveres adfærd forskydes over tid. Derfor bør din søgeprofil gennemgås regelmæssigt. For de fleste leverandører er et kvartalsvist eftersyn tilstrækkeligt.

Ved gennemgang kan du se på, hvor mange muligheder du modtager, hvor mange du vælger at forfølge, og hvilke der resulterer i tilbud eller kontrakter. Når du åbner et udbud, er det en god idé at notere, hvad der udløste matchet. Over tid giver denne indsigt dig mulighed for at finjustere profilen, så den fortsat skaber værdi.

 

Praktiske råd, du bør have i baghovedet

Tilgå altid din søgeprofil fra ordregiverens perspektiv. Start med de vigtigste søgeord, og kortlæg dem derefter til CPV-koder, ikke omvendt. Hvis et begreb føles for generelt, så test det, før du stoler dig på det. Som tommelfingerregel gælder, at hvis et søgeord eller en CPV-kode genererer mere end 300 resultater over en periode på tolv måneder, er den ofte for bred og bør præciseres.

AI-understøttede forslag kan også hjælpe med at identificere relevante søgeord, du ikke selv havde overvejet. Undgå desuden at starte for snævert. Det er som regel lettere at indsnævre en bred profil end at genskabe mistede udbud, der skyldes en for restriktiv opsætning.

 

Brug for hjælp til at ramme rigtigt?

At opsætte en stærk overvågningsprofil er et af de vigtigste skridt mod succes i offentligt udbud, og du behøver ikke gøre det alene.

Har du brug for teknisk hjælp eller spørgsmål til din opsætning, står Mercell Support altid klar til at hjælpe. Søger du mere strategisk og markedsrettet sparring, kan vores brancheeksperter og Value Delivery-team samarbejde med dig om at finjustere din profil, så den understøtter dine forretningsmål.

En velgennemtænkt søgeprofil er mere end et filter. Den er fundamentet for at finde de rette udbud og konkurrere med selvtillid.