Det betyder noget at være der på det rette tidspunkt

Kontakten med ordregiveren er ikke kun relevant, når kontrakten allerede er tildelt. Du kan nå langt ved blot at indsende dit bedste tilbud, men reel vækst opstår, når du også tager de vigtige samtaler med ordregiveren.

Ved at tale med offentlige indkøbere før, under og efter udbudsprocessen kan du vise din værdi og opbygge tillid på længere sigt. Vi guider dig gennem de forskellige tidspunkter i processen og viser, hvilke muligheder der kan få betydning for dine fremtidige udbud.

 

Dialog før udbuddet: Markedsdialog

Ethvert udbud har sin egen tidslinje med handlinger, som både du og ordregiveren skal gennemføre. Ordregiveren starter typisk med at definere behovet og undersøge markedet. Derefter udarbejdes udbudsdokumenterne, og selve udbudsprocessen gennemføres. På det tidspunkt er mange vigtige beslutninger allerede truffet.

Derfor er solid markedsindsigt afgørende. Det starter med at vide, hvornår eksisterende kontrakter er ved at udløbe, så du kan tage kontakt, før et nyt udbud igangsættes. Det handler også om at identificere kommende indkøbsbehov ved at analysere salgssignaler, såsom kommunale mødereferater og offentlige budgetter.

Som leverandør har du derfor en dobbelt rolle: at bevare et klart overblik over kommende udbud og kontrakter, der udløber, og samtidig omsætte tidlige markedssignaler til rettidige og velinformerede dialoger med ordregivere.

En anden mulighed for tidlig dialog er gennem markedsdialoger. De giver ordregivere mulighed for at undersøge, hvad markedet kan tilbyde, og for at præcisere deres krav i udbudsdokumenterne.

Det er oplagte tidspunkter til at komme i kontakt med ordregiveren og vise din viden og ekspertise. En markedsdialog kan foregå på flere måder, for eksempel som:

• Et møde med en eller flere leverandører
  
  
• En workshop
  
  
• Et netværksarrangement
  
  
• Et seminar eller temamøde
  
  

Ordregivere inviterer ofte leverandører, som de allerede kender som etablerede og troværdige aktører på markedet. Derfor øger en stærk markedsposition og synlighed dine chancer for at blive inddraget tidligt i processen. Udforsk vores dybdegående guide til, hvordan du styrker din position.

 Se, hvordan du kan styrke din proaktive salgsindsats

 

Dialog under udbuddet: Før tilbudsafgivelse

Udbudsprocessen er i gang, og du er nu i tilbudsfasen. Hvad sker der nu? Der er flere muligheder for at komme i dialog med ordregiveren:

• Under en besigtigelse
  
  
• Under et afklaringsmøde
  
  
• I forbindelse med en teknisk gennemgang

Ordregiver kan invitere til en besigtigelse, ikke for at kritisere din virksomhed, men for at få indsigt i dine produktionsprocesser og din tekniske viden. Sørg for at forberede jer grundigt ved at fremvise de mest relevante processer, nøglemedarbejdere og den nyeste teknologi.

Et afklaringsmøde afholdes typisk med flere tilbudsgivere til stede. Her vil ordregiver præsentere baggrunden for udbuddet, hvilken udbudsprocedure der anvendes, hvilke kriterier der vægtes, og hvordan tidsplanen ser ud. Det er en vigtig mulighed for at stille afklarende spørgsmål, forholde sig kritisk til udbudsmaterialet og indsamle indsigter, der kan styrke jeres tilbud. Forbered jer ved at undersøge ordregiver, sætte jer ind i tidligere kontrakter og forberede relevante spørgsmål på forhånd.

Ved en teknisk gennemgang bliver I bedt om at præsentere de tekniske aspekter af opgaven. Forberedelse er afgørende: Formidl faglig viden klart og præcist, så også modtagere uden dyb teknisk indsigt kan følge med. Denne en-til-en-situation er en oplagt mulighed for at demonstrere jeres ekspertise og styrke jeres position i markedet.

 

Dialog under udbuddet: Efter tilbudsafgivelse

Udbud er en tidskrævende proces både for dig som leverandør og for ordregiveren. Når alle tilbud er indsendt, skal ordregiveren gennemlæse og evaluere dem – ofte hundredvis af sider samlet set.

Selvom platforme som Mercell kan gøre arbejdet lettere, kan ordregivere stadig blive overvældet af mængden af information. Eller de kan have brug for yderligere afklaringer om emner, som ikke er fuldt belyst i tilbuddene. I sådanne tilfælde kan ordregiveren invitere til forskellige typer dialog:

• En præsentation
• Interviews
• Et verifikationsmøde
• En demonstration
  
  

Under en præsentation kan du give yderligere information om dit produkt eller din service. Det er en god mulighed for virkelig at præsentere din virksomhed. Interviews giver dig mulighed for at besvare ordregiverens spørgsmål og uddybe dine løsninger. Et verifikationsmøde bruges typisk til at verificere oplysninger i tilbuddet og gennemføres ofte kun med den vindende leverandør. Husk derfor at vedlægge al relevant information i dit tilbud. En demonstration indgår ofte i tildelingsfasen og giver dig mulighed for at vise løsningen i praksis.

 

Dialog efter udbuddet

Den sidste mulighed for dialog i udbudstidslinjen er efter, at udbuddet er afsluttet og kontrakten er tildelt. Disse samtaler har til formål at give og modtage feedback mellem dig og ordregiveren.

Feedbackmøder er værdifulde, uanset om du har vundet udbuddet eller ej. Ved at stille de rigtige spørgsmål kan du lære:

• Hvad de andre leverandører har indsendt i deres tilbud
• Hvordan deres tilbud var struktureret
• Hvordan du kan forbedre dine egne tilbud
• Hvordan du kan styrke din strategi fremover
  
  

Ved at forberede feedbackmødet grundigt og lytte aktivt til ordregiveren får du en bedre forståelse af markedets behov og af, hvordan du kan sælge dine produkter eller tjenester endnu bedre fremover. Et ærligt og strategisk feedbackmøde kan hjælpe dig med at vinde endnu flere udbud i fremtiden.

 

Start dialogen sammen med Mercell

En værdifuld dialog med ordregivere starter ikke med et uopfordret opkald. Den starter med at vide, hvornår du skal handle, og hvorfor. At omsætte denne proaktive tilgang til handling kræver det rette overblik. Mercell Bidding hjælper dig med at identificere de rette tidspunkter til at starte eller fortsætte dialogen.

Sådan gør den:

Opdag indkøbssignaler tidligt:
Ved at følge signaler som kommunale referater og offentlige budgetplaner kan du tidligt identificere kommende indkøbsbehov. Det giver dig en god anledning til at tage kontakt og indlede dialogen med ordregiver, før udbuddet offentliggøres.

Modtag relevante udbud direkte:
Ved at få relevante udbud og markedsdialoger direkte i din indbakke ved du, hvornår en ordregiver går i markedet. Det sikrer, at du ikke går glip af relevante udbud, og at du kan reagere hurtigt, når det gælder.

Identificer udløbende kontrakter:
Når du kan se, at en aftale nærmer sig sin udløbsdato, kan du tage kontakt for at drøfte fremtidige behov, dele erfaringer fra lignende projekter og positionere dig, inden kravene fastlægges.

Analysér kontrakttildelinger:
Du kan gennemgå tidligere tildelingsbeslutninger og identificere nye mønstre eller usædvanlige samarbejder. Hvis en konkurrent vinder uden for sit normale område, eller en ny aktør træder ind på markedet, giver det en naturlig anledning til at tage en databaseret dialog.

Bevar overblikket over dine aktiviteter:
Med intuitive planlægningsværktøjer kan du styre vigtige milepæle og sætte påmindelser for strategiske tidspunkter, fx når du vil anmode om feedback efter en tildelingsbeslutning. Det sikrer, at dialogen fortsætter ud over det enkelte udbud og understøtter langsigtede relationer.