Kommissionen ønskede at gøre sin procedure fleksibel nok til at give nye aktører mulighed for at tilslutte sig og give udbydere mulighed for at deltage direkte, samtidig med at europæiske operatører får tid til at vokse på et marked, hvor mange virksomheder oprindeligt kommer fra USA.
80% tidsbesparelse med et dynamisk indkøbssystem
Generaldirektoratet for Informatik (DIGIT) er ansvarlig for den digitale infrastruktur og IT-tjenester i EU-Kommissionen. Tjenesterne understøtter den daglige indsats og hjælper EU-Kommissionen og andre EU-institutioner med at nå deres respektive IT-strategier og styrke det interinstitutionelle samarbejde.
Det er DIGITs opgave at forsyne EU-Kommissionen med hardware, software, IT-tjenester og på det seneste også cloud-tjenester. Den dynamiske indkøbssystem-procedure (DPS), som DIGIT valgte til at indkøbe cloud-tjenester, er uden tvivl lige så innovativ og transformerende som de cloud-tjenester, der indkøbes.
Til implementeringen af DPS valgte DIGIT Mercell, indtil deres eget indkøbsværktøj bliver i stand til at understøtte hele proceduren. Siden implementeringen har DIGIT nydt godt af en bedre adgang til markedet og oplevet en øget effektivitet i leveringstiden. En procedure, der før tog op til et år, gennemføres nu på kun 2-3 måneder.
EU-Kommissionens strategi for indkøb af cloud-tjenester anerkender DIGITs rolle som en centraliseret interinstitutionel mægler. DIGIT giver mere fleksibilitet og råderum for institutioner på det offentlige cloud-marked, faciliterer overvågningen af udgifter og trend-prognoser, og giver vejledning.
Lær markedet for cloudtjenester at kende
I 2014 lancerede DIGIT CLOUD I-udbuddet, den første procedure til indkøb af cloud-tjenester. CLOUD I muliggjorde parallelle undersøgelser af cloud-markedet, af den nye IT-dimension designet til cloud-tjenester og optimerede måden at anskaffe disse tjenester på.
Med CLOUD I lærte DIGIT, at markedet for cloudtjenester, der stadig var nyt dengang, var i hastig udvikling. På grund af karakteren af en udbudsprocedure baseret på flere rammeaftaler med genåbning af en konkurrence, deltog cloud-udbydere ikke direkte. Kun cloud-forhandlere kunne tilslutte sig CLOUD I. Det øgede de økonomiske omkostninger, og det afspejlede ikke virkeligheden på et marked, hvor nye spillere dukker op, andre forsvinder, og nogle få vokser sig til at blive konkurrencedygtige.
"
En ny tilgang
For at opnå dette, foreslog DIGIT en helt ny tilgang understøttet af en type procedure, som aldrig før var blevet brugt af EU-Kommissionen: Et dynamisk indkøbssystem (DPS).
Med DPS kan nye udbydere, der ikke er klar ved starten af udbudsproceduren, søge, når de er modne nok, og på et hvilket som helst tidspunkt i hele DPS. Denne store fordel, sammen med den øgede konkurrence og det elektroniske format af proceduren, overbeviste DIGIT om at lancere den første DPS for EU-Kommissionen.
Da en DPS er en fuldt digital procedure, skal den understøttes af en digital platform i henhold til forordningen. DIGIT udvikler og leverer EU-Kommissionens virksomhedsindkøbsløsning, som svarer til Mercell-platformen. Men da EU-Kommissionen aldrig havde offentliggjort en DPS, kunne de endnu ikke understøtte alle de nødvendige funktioner for at opfylde de juridiske krav. Dette fik DIGIT til at undersøge alternative løsninger og i sidste ende vælge Mercells platform.
Med CLOUD II DPS oplevede Europa-Kommissionen fire fordele:
1
Udbydere kan til enhver tid deltage i proceduren. Derudover gør det, at det er en digital procedure, det meget nemmere for nye deltagere at ansøge.
2
Udbydere deltager direkte i DPS i stedet for at arbejde med mellemmænd. Dette giver betydelige økonomiske gevinster.
3
Kvaliteten hæves. De tekniske krav til cloud-tjenester er i sidste ende meget komplekse. DIGITs Cloud Broker udarbejdede omhyggeligt et katalog med over 1.000 spørgsmål, der dækker tekniske krav. Cloud-mægleren vælger derefter fra dette katalog, baseret på behovene, i en minikonkurrence. En sådan proces ville være umulig at styre analogt. Ved at genbruge skabeloner fra en minikonkurrence til en anden, forbedres kvaliteten af tilbud markant. Cloud Brokeren kan være meget specifik omkring hvert enkelt teknisk krav, og dermed løbende hæve niveauet i kvalitetsbedømmelsen.
4
Nu hvor kataloget over tekniske krav er oprettet, kan oprettelsen af en minikonkurrence med 1.000 spørgsmål gennemføres på få dage. Det er hurtigt og kan tilpasses til interne behov, og gevinsten i leveringstid har været betydelig.
I CLOUD I tog evalueringen af tilbud afgivet på papir mange måneder på grund af deres kompleksitet. DIGIT klarede i CLOUD II DPS de samme opgaver på en brøkdel af tiden. Fra åbning af et tilbud til den endelige evaluering kan processen vare helt ned til 2-3 uger, selv ved meget komplekse tilbud.
Et gennemsnitligt indkøbsprojekt tog et år fra identificering af behovene til underskrivelse af en kontrakt. Med den nuværende DPS kan DIGIT klare processen på 2 måneder.
En nemmere proces for bedømmelsesudvalgene
Et af de områder, der oplever størst forbedring, er samarbejdet under evalueringen. Feedbacken fra bedømmelsesudvalgene viser, hvor meget lettere det er for dem at evaluere. Takket være en intuitiv grænseflade, er det ubesværet at logge ind for alle udvalgsmedlemmer, og det sker meget hurtigt. Når alle er ombord, skaber platformen gennemsigtighed i evalueringen. Processen kan foregå på tværs af flere institutioner uden forsinkelse. Det hjælper virkelig evalueringskomitéen med at komme frem til en fælles beslutning.
På en bredere skala er effekten af cloud-tjenester massiv, og de transformerer i høj grad enhver organisation. Med de innovationer, det udløser, har DPS haft lignende transformative beføjelser til den måde, DIGIT udfører indkøb på. DIGIT oplevede større gennemsigtighed, forbedret samarbejde og øget konkurrence. Disse gevinster skaber en synlig effekt, både for de interne processer og på den økonomiske bundlinje. Derudover tillod DPS også, at der kunne arbejdes hjemmefra, og det fremmede det digitale samarbejde i hele COVID-19-perioden.
Vil du høre mere om cloudbaseret udbudsstyring, så kontakt os her
For procurement, press play ->
