Udbudsspecialistens bedste råd: Sådan vandt vi årets vigtigste udbud

Da Region Stockholm søgte en ny leverandør til rekrutteringsannoncering, satte We Select sig godt ind i udbuddet og vandt årets største kunde i den offentlige sektor.

"Det var årets største udbud, og vi ville gerne have det hele i orden, siger Bid Specialist Vivica Alfvin."

We Select tiltrækker talenter til det offentlige

We Select er specialister i at kombinere employer branding, jobannoncering på sociale medier og innovativ teknologi for at tiltrække og rekruttere topkandidater via sociale medier. Vivica Alfvin arbejder som Bid Specialist, en rolle der både handler om at være ansvarlig for tilbud, kunder i det offentlige, samt at rådgive det offentlige om, hvordan man indkøber denne relativt nye type service.

"Offentlige udbud er vigtige for os, fordi offentlige ydelser er et vigtigt aspekt. Vi kommer blandt andet til at være med til at tiltrække nogle af de faggrupper, der er sværest at rekruttere, til f.eks. sundhedsvæsnet, samt hjælpe offentlige organisationer med at styrke deres employer branding og få fat i de rigtige kompetencer, siger Vivica."

Mange, der ikke er gået i gang med offentlige udbud, har en fordom om, at det kræver meget arbejde, og at det er svært at vinde noget, men Vivica er uenig.

"Der er selvfølgelig meget arbejde i at strukturere en organisation og  optimere deres rekruttering, men med professionel rådgivning går det alligevel relativt hurtigt. Det er bestemt arbejdet værd i sidste ende. Jeg, der også har kundeansvar, synes også, at når der først er indgået en kontrakt, er samarbejdet rigtig godt i det offentlige. Som kunde og leverandør arbejder du i samme retning, og når du har fået en kontrakt, får du en sikker kunde, hvor samarbejdet varer i flere år fremover. Det er meget hyggeligt," siger Vivica.

Stort fokus på vigtige udbud

2022 sluttede på en spændende måde - det var tid for Region Stockholm til at vælge en ny leverandør til rekrutteringsannoncering. For We Select, som allerede havde flere kunder i regionen, var det et særligt vigtigt udbud at vinde.

"Det, der var særligt sjovt ved det her udbud, var, at de havde stor fokus på, at udbuddet også indeholdt en brandstyrkende strategi. Nu hvor udbuddet er afsluttet, har regionen mulighed for at løfte en hel afdeling eller et specifikt team for på sigt at øge mængden af ​​relevante ansøgninger. I sundhedsvæsenet er det særligt vigtigt, fordi konkurrencen her er meget høj," siger Vivica.

De rigtige færdigheder og værktøjer er en forudsætning for succes

Ved en tidligere fusion havde We Select omstruktureret måden, hvorpå tilbud blev afgivet. For at få et bedre overblik over udbuddene valgte man at bruge Mercells teknologi til at overvåge udbudsmarkedet.

"Jeg undersøgte forskellige tjenester for at finde et værktøj, der var nemt og sikkert at bruge til at finde nye udbud, og så var Mercell det oplagte valg," siger Vivica.

Efter oplæring gennem Mercell i, hvordan man bedst strukturerer salgsarbejdet til det offentlige, kontaktede Vivica spontant Mercell. Det blev til en lang telefonsamtale, hvor hun fik masser af ekstra hjælp.

"Det var årets indkøb, og vi ville gerne have det hele i orden. Det var dejligt at få den støtte fra Mercell, og det betød, at vi bød ind med det rigtige tilbud," siger Vivica.

Du skal turde at kontakte ordregiveren og starte en dialog

Resultatet blev et overskud for We Select og en rammeaftale til en værdi på op til 26 millioner SEK. Den store investering gav store resultater for Vivica og hendes kolleger, og en af ​​nøglerne til deres succes er ifølge Vivica dialogen.

"Mit råd er at identificere, hvem indkøberne er og få en dialog allerede inden, I som virksomhed begynder at svare på udbud. Det giver både en chance for at forstå, hvad der er vigtigt for kunden og samtidig en dybere forståelse af strukturen og forventningerne i den offentlige sektor."