Udbudsguiden del 1 - Sådan fungerer udbudsmarkedet

Hvad er udbud egentlig for noget? Her får du den korte forklaring

Udbud er en opgave og den proces, som en køber af services eller produkter skal igennem, for at finde den bedste leverandør. Det kan ske som en konkurrence eller gennem direkte forhandlinger. Et offentligt udbud skal følge nogle helt klare regler, der sikrer transparens og fair vurdering af deltagernes tilbud.  Udbud sker også i det private marked, men de er ikke underlagt de samme regler.

Vi plejer at tale om udbud som den proces, der foregår, når en offentlig instans eller institution har brug for en service eller et produkt. I udbuddet søger de offentligt efter virksomheder, der kan løse opgaven. Når der er udvalgt en vinder af udbuddet, starter selve indkøbsprocessen, der både kan bestå af et veldefineret, afgrænset produkt eller projekt, eller bestå af løbende varekøb over ofte flere års varighed. Det er meget forskelligt.

Når du som virksomhed svarer tilbage på et udbud, afgiver du et tilbud på udbuddet. Så for dig, handler det om at forstå, hvad din potentielle kundes behov er og vinde over de virksomheder, der også afgiver et tilbud.

Lidt om udbudsbegreberne

Folk bruger ofte udtryk, der kræver branchekendskab og som godt kan virke bureaukratiske, så vi præciserer et par af begreberne her. Vi bruger ofte ordene bygherre eller ordregiver, når vi henviser til den udbudsansvarlige. Ordregiveren kan være enhver offentlig instans, statslig, regional eller kommunal, som skal følge udbudsloven. Vi bruger også de to begreber til at beskrive den person, der skal behandle og evaluere de tilbud, der kommer ind. De forskellige navne kan godt skabe lidt forvirring. Ofte bruges også ordet indkøber, selvom personen måske arbejder specifikt med udbudsoprettelser, evaluering af tilbud, det faktiske indkøb af varer, leverandør-dialogen eller kontraktstyringen. Indkøbere på den ene side og leverandører på den anden er en forenklet opdeling, og måske er det derfor, det bruges så ofte.

Udbudsloven har mange begreber: At forstå hvad udbuddet kræver af din virksomhed, er en vigtig del af det at prissætte dit tilbud. Tag dig tid til at forstå alt, hvad der kræves, og ordenes retslige betydning.

Udbudsbestemmelserne er reguleret i love og bekendtgørelser om offentlige indkøb, og vi bruger gerne ordet udbudsloven til at dække over det hele. I denne artikel forsøger vi dog at undgå at henvise for meget til paragrafferne, for vi synes, det er vigtigere, at du lærer gængs praksis, før vi går i dybden med det med småt.

Hvad skal du kigge efter i udbudsmaterialet?

Du kan finde alle aktive udbud i Mercells udbudsdatabase. Vi scanner udbuddene og sender dem videre til virksomheder, der matcher opgaven, så de ikke selv skal søge efter dem. Udbudsovervågningen sikrer også, at de altid opdager det, når det offentlige efterspørger deres produkter. I et udbud kan du se:

  • Hvilken type udbud det er, der også er afgørende for proceduren
  • Kvalifikationskrav for at blive godkendt som deltager
  • Kontraktsummen på opgaven
  • Vægtning af tildelingskriterier - pris, kvalitet, leverance, bæredygtighed, mm.
  • Tidsfrist for deltagelse
  • Kontaktinformation på ordregiveren
  • Opgavebeskrivelsen (nogle gange skal du anmode om den fulde beskrivelse)

Læs altid hele opslaget, så du ved, hvad konkurrencen går ud på og hvilke regler, der gælder.

Hvornår er ordregiver forpligtet til at forhandle?

Når ordregiver har inviteret til en konkurrence med forhandling, er hun forpligtet til at have forhandlinger. Hun kan ikke vælge ikke at føre forhandlinger, bare fordi de indkomne tilbud var gode nok. Virksomhederne skal have mulighed for at forbedre eller korrigere deres tilbud. Fremgangsmåden skal under alle omstændigheder fremgå i udbudsbeskrivelsen.

Kontraktsummen

Aftalens værdi og omfang skal endvidere fremgå af udbuddet, (med mindre det er små opgaver, der ligger under tærskelværdien for udbud, men er opslået som et udbud alligevel.) I Mercells udbudsportal er det altid angivet, om en opgave er under eller over EØS-tærskelværdien. Du kan læse mere om tærskelværdierne på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens website.

______________________________________________________________________________________________

Mercell leverer udbud og markedsdata til danske virksomheder:

Få nyheder om udbudsmarkedet