Rammeaftaler og deres betingelser - værd at vide for virksomheder

En rammeaftale er en aftale mellem en eller flere kunder og en eller flere leverandører, hvis formål er at fastlægge kontraktvilkårene for de kontrakter, der skal indgås i den periode, rammeaftalen løber.

Det betyder, at aftalen i det væsentlige skal indeholde de vilkår, der skal gælde, når kunden bestiller noget på aftalen, og leverandøren skal levere det bestilte.

Sådanne forhold er typisk priser, leveringstider, krav til leveringen og eventuelt montage, krav til ekspertise, fakturarutiner, transportmetoder, bæredygtighedskrav/miljøcertifikater og så videre. Altså alle forhold, der har med levering og kvalitet af varerne eller ydelserne at gøre. Ja, og prisen selvfølgelig.

En konkurrence om en rammeaftale handler så i realiteten om retten til at kunne levere de pågældende varer og ydelser til kunden over en længere periode. Det giver også kunden en eller flere faste leverandører at forholde sig til i kontraktperioden. Dette er til fordel for begge parter, da der i aftales løbetid kan udvikles et godt og værdifuldt kundeforhold, som begge parter nyder godt af.

Hvordan fungerer en rammeaftale rent teknisk?

Når konkurrencen er gennemført, og aftalen er underskrevet, har den offentlige instans mulighed for at købe varer eller ydelser ifølge rammeaftalen. Hvordan indkøbene skal foregå, vil også være specificeret i rammeaftalen. Dette kan være via en webshop, gennem kundens e-handelssystem eller over e-mail.

I de fleste tilfælde vil der være krav om, at leverandøren skal sende en ordrebekræftelse relativt hurtigt efter, at ordren er modtaget, og bekræftelsen vil danne grundlag for, hvad kunden skal modtage og betale.

Rammeaftaler, der omfatter større opgaver

I rammeaftaler, der omfatter større opgaver, såsom omfattende konsulentopgaver eller byggeopgaver, vil der oftest blive skrevet en konkret kontrakt på den enkelte opgave. Sådanne kontrakter kan være baseret på særlige aftaler i byggebranchen, eller bygherren kan have designet deres egne ordresedler, der skal underskrives af begge parter. I sådanne tilfælde vil selve opgaven være reguleret af den enkelte kontrakt, mens rammeaftalen regulerer de administrative forhold.

Hvis aftalen vedrører leasing af produkter, f.eks. biler og ladestandere, kontorartikler eller arbejdsmaskiner, er det selve leasingaftalens varighed, der gælder for den enkelte vare. En 4-årig leasingaftale indgået en uge før rammeaftalens udløb vil derfor vare i knap 4 år efter selve rammeaftalens udløb.

Regler omkring prisjusteringer

En rammeaftale har normalt en varighed på 2 år med optioner på 1 + 1 år, altså mulige forlængelser, men andre kombinationer af varighed og optioner forekommer også.

Tilvalg er som hovedregel kundestyret, således at det er ordregiver, der afgør, om optionen skal udløses eller ej. Hvis ordregiver udløser muligheden, skal du som leverandør acceptere dette inden for de betingelser, der gælder for forlængelser. Rammeaftalen kan som hovedregel løbe i op til 4 år, den der er også eksempler på længere aftaler.

I kontraktperioden vil det normalt være nødvendigt at justere priserne. Det kan skyldes råvarestigninger, lønomkostninger, valutaændringer eller andre forhold, der påvirker markedspriserne. Sådanne forhold skal være beskrevet i aftalen, og skal være kendt af leverandørerne, når de skal udforme deres tilbud. Det skal du være opmærksom på, så du ikke kommer i klemme med priser, der ikke kan reguleres i tilfælde af høj inflation eller usikre forhold, som vi har set det med stigende råvarepriser på grund af krigen i Ukraine. 

Vi ser ofte, at prisændringsklausuler giver ordregiveren medhold, og at leverandører i høj grad må tage risikoen for prisændringer i kontraktperioden. Vi har endda set eksempler på kontraktvilkår, hvor leverandøren skal levere den samme vare eller ydelse til samme pris i hele kontraktens varighed, og uden mulighed for prisjusteringer.

Der er ingen regler i regulativet, der bestemmer, hvilke prisændringsklausuler kunden kan medtage i rammeaftalen. Du som leverandør skal derfor være meget opmærksom og sikre, at du tager højde for prisændringsklausuler i de priser, du giver i tilbuddet. Husk at de priser, du tilbyder, er bindende, og du kan ikke forvente at kunne ændre dem ud over de vilkår, der er beskrevet i rammeaftalen. I værste fald kan rammeaftalen blive en underskudsforretning for din virksomhed, fordi du har leveringspligt til de fastfrosne priser. 

Kan du tage forbehold for prisændringer i tilbuddet?

På et generelt grundlag er svaret nej. Du skal overholde det, der står i rammeaftalen.

Tager du et sådant forbehold, vil det som regel betyde, at du opnår en lavere risiko end dine konkurrenter, og du får en uretfærdig fordel i konkurrencen. I så fald vil udbyderen i mange tilfælde være forpligtet til at afvise dit tilbud. Men det sker, at kunden ikke har indgående branchekendskab og måske ikke er opmærksom på forhold, som leverandørerne skal forholde sig til.

Dette kan være varslede regulativændringer eller skattesystemet, som betyder, at priserne vil skulle ændres vilkårligt i kontraktperioden. Sådan noget vil i så fald være fælles for alle deltagere i konkurrencen. I sådanne tilfælde anbefaler vi, at du kontakter ordregiveren, hvis du er i tvivl og har behov for afklaring.

Er der en grænse for indkøbenes størrelse?

Nej, ikke i praksis. En rammeaftale kan involvere indkøb, der hver kan være i millionklassen. Værdien af ​​de enkelte indkøb har ingen sammenhæng med tærskelværdierne i udbudsloven.

Ofte vil rammeaftalen indeholde klausuler om netop sådanne begrænsninger. For eksempel kan rammeaftalen omfatte indkøb på op til X antal DKK per indkøb, og opgaver over denne værdi vil blive annonceret som normale konkurrencer. Dette skal i så fald være beskrevet i aftalen og være kendt af leverandørerne, inden de afgiver tilbud i konkurrencen.

Har kunden en købsforpligtelse?

Som udgangspunkt ikke. Men udbyderen har pligt til at anvende en indgået rammeaftale til at dække det aktuelle behov omfattet af rammeaftalen. Hvis du har indgået en rammeaftale om at levere bestemte varer eller ydelser til en kunde, kan den samme kunde ikke vælge at købe de samme varer eller ydelser hos en af ​​dine konkurrenter.

Det vil i så fald medføre misligholdelse af en indgået aftale.

En rammeaftale kan dog indeholde klausuler, der siger, at hvis din virksomhed ikke er i stand til at levere den pågældende vare eller ydelse inden for den aftalte leveringstid, kan kunden gå udenom aftalen og handle et andet sted for at få dækket sit behov.

Begrænsninger i rammeaftalen

En rammeaftale har dog en række begrænsninger, som særligt ordregiveren skal være opmærksom på. Det er begrænsninger, der vil have forrang for vilkårene i en aftale, og som er reguleret gennem udbudsloven.

Når udbuddet om en rammeaftale udskrives, skal der normalt oplyses en anslået kontraktværdi. Men hvad betyder den anslåede værdi? Er det den forventede omsætning på aftalen, eller er det maksimumbeløbet?

EU-domstolens bestemmelse om anslåede værdier

EU-Domstolen afgjorde i en italiensk sag, at den anslåede værdi, der er angivet i meddelelsen, er kontraktens maksimale beløb. Det betyder, at hvis ordregiveren handler for mere end det, der er angivet som anslået værdi, medfører dette et ulovligt direkte indkøb, uanset om aftalen måtte løbe i flere år endnu.

Hvad betyder aftalens omfang?

En anden begrænsning vedrører omfanget af de forskellige produkter i prisskemaet i rammeaftalen. Et sådant eksempel er en norsk udbyder, der havde en rammeaftale om vejafmærkningsmateriale, det vil sige afspærring, afspærringsbånd og advarselsskilte. I prisskemaet, der fulgte med udbudsgrundlaget, og som leverandørerne skulle udfylde, er der antaget en mængde på 10 vejnavneskilte pr. år. Dette skulle dække antallet af vejnavneskilte, der blev ødelagt, og som skulle udskiftes.

Ude på landet var det ret almindeligt, at veje ikke havde noget navn. Men så kom der nye regler, som betød, at alle veje i alle kommuner i hele Norge skulle have deres egne vejnavne. Den pågældende kommune måtte derfor opsætte hundredevis af nye skilte med tilhørende stolper og fundamenter, og det måtte de udskrive som en særskilt konkurrence.

Leverandøren, der havde rammeaftalen, mente at dette var et brud på den indgåede rammeaftale, fordi vejnavneskilte allerede var omfattet af rammeaftalen. Det var ordregiveren ikke enig i, og sagen endte i retten.

Som udgangspunkt må udbyderen ikke indgå overlappende rammeaftaler i forskellige konkurrencer, men i dette tilfælde ville omfanget af vejskilteprojektet langt overstige den mængde skilte, som var omfattet af aftalen og kontraktværdien, og konkurrencen om den nye aftale var derfor stadig tilladt.

Parallelle rammeaftaler

Bygherren ønsker i mange tilfælde at have såkaldte parallelle rammeaftaler. Det er aftaler om samme produkt eller ydelse, som indgås med flere leverandører.

Baggrunden for at indgå sådanne rammeaftaler er ofte, at kunden ønsker at sikre sig, at deres behov rent faktisk bliver opfyldt, og at der ikke er leveringssvigt på grund af, at en leverandør har et tomt lager eller ingen ressourcer til rådighed. Det sikrer, at offentlige instanser altid kan levere en tilfredsstillende service til borgerne. 

Det kan også være, at de ønsker at udnytte markedskræfterne i højere grad, end hvis man har en normal eksklusiv rammeaftale med én leverandør.

Indkaldelse af parallelle rammeaftaler kan ske på flere måder:

• En procentvis fordeling mellem leverandørerne.
  
  
• En rækkefølge hvor de altid spørger leverandør A først, så B, hvis A ikke kan levere, og så fremdeles
  
  
• Miniudbud, hvor leverandørerne skal konkurrere om opgaver.

Disse vilkår skal være beskrevet i udbudsmaterialet eller kontraktforslaget og være kendt af de leverandører, der deltager i udbuddet. Hvis der skal anvendes miniudbud, skal tildelingskriterierne for miniudbuddene fremgå af konkurrencekriterierne.

Hvad får virksomheder ud af at satse på rammeaftaler?

For en lille eller nystartet virksomhed vil en passende stor rammeaftale være et rigtig godt udgangspunkt for stabilt cashflow og yderligere vækst de næste mange år.

En rammeaftale giver normalt en stabil indkomst baseret på forudsigelige vilkår. Alle offentlige instanser er gode kunder, der altid betaler til tiden og ikke går konkurs. Omvendt vil de heller ikke vækste og pludselig efterspørge meget større leverancer på dine produkter. De har faste, langsigtede budgetter.

Hvis din virksomhed kæmper med store variationer i mængden af ​​ordrer, vil du derfor kunne forvente en mere stabil ordremængde, hvis du har rammeaftaler med en eller flere offentlige kunder. De kender deres egen efterspørgsel og køber stabilt ind.

Offentlige kunder er også gode referencer.

Der er ofte skrappe krav for at deltage i offentlige udbud, og en sådan rammeaftale vil derfor være din bekræftelse til markedet på, at du har tingene i orden. Er du først blevet kendt på det offentlige marked, kan det hurtigt øge dine chancer for at vinde flere rammeaftaler i fremtiden. 

Der kan også være andre former for forventninger eller krav, der gør, at man skal udvikle virksomheden på forskellige måder. Og med en 4-årig kontrakt i hånden, får du et rigtig godt springbræt til at tage virksomheden et skridt videre med nye tiltag og investeringer.

Det offentlige stiller i mange tilfælde krav til miljøcertificeringer og kvalitetsstyring. Hvis dette er et kontraktligt krav, vil et Miljøfyrtårn-certifikat eller ISO-godkendelse give din virksomhed øget konkurrenceevne, men det samme gør sig også gældende på det private marked. Offentlige instanser er de seneste år begyndt at vægte bæredygtighed højere i deres valg af leverandører. Er du grønnere end de fleste i din branche, kan det være den afgørende faktor i at vinde en rammeaftale.  

Kort forklaret er rammeaftaler en mulighed for at få et stabilt cashflow til nye investeringer, og markedsføringsmæssigt giver det også en fordel, hvis du får en god reference og deres logo i dit salgsmateriale.

Måske er det også derfor, at rammeaftaler er så eftertragtede. Marketing. Branchenetværk. Sikret omsætning.