Undgå spildte arbejdstimer med udbudsprioritering

Når du vælger at satse på udbudsmarkedet, kan det være fristende at byde på samtlige opgaver, du støder på. Men er det egentlig en fornuftig brug af virksomhedens ressourcer? Hvad bruger du i snit per vunden opgave?

Sender du mange tilbud, kan du være heldig at vinde 10 eller måske 20 procent af dem. Den vinderprocent vil visse virksomheder være glade for, men det er ikke sikkert, at de vinder de mest attraktive kontrakter. Hvis du byder på alt, er der en chance for, at du på sigt får mange af de opgaver, andre virksomheder har valgt fra. Måske får du for mange opgaver, hvor dit provenue er meget lavt og prisen fastlåst i hele perioden.

Dårlig tilbudsplanlægning kan også give stressede medarbejdere og overarbejdstimer, der belaster budgettet og kan gå hårdt ud over arbejdsmiljøet. Det der ofte sker i praksis med manglende planlægning er, at der copy-pastes fra gamle tilbud, eller at teamet bliver hårdt presset lige op til deadline, fordi de er kommet for sent i gang. Det øger risikoen for fejl. 

Men der er meget, du kan gøre i planlægningsfasen, så det aldrig sker. 

Prioritering hæver vinderprocenten

Hvis du i stedet prioriterer din tid, før du går i gang med at skrive tilbuddet og har læst rammeaftaler på forhånd, før de offentliggøres, så er det vores erfaring som samarbejdspartner, at du også hæver dine vinderchancer.

Tag dig god tid med dine tilbud og arbejd fokuseret på de parametre, der betyder mest i konkurrencen. På den måde øger du dine chancer for at vinde i forhold til de konkurrenter, der bruger copy-paste-metoden og genbruger ældre materiale.

Tilbudsprocessen bliver mindre stressende, og du mindsker risikoen for, at tilbuddet afvises pga. mangelfuld dokumentation. Tricket er at starte tidligt, så du kan fordele tiden op til tilbudsfristen i mindre bidder eller sprints, og proaktivt informere dit team om, hvad der er i pipelinen, så de har plads i kalenderen.

Hold dit tilbudsarkiv opdateret og lettilgængeligt. Du kan lære meget både af tabte og vundne udbud. Bruge den nødvendige tid på at skabe et effektivt system til at indsamle og holde styr på dokumentationen, som du kan genbruge eller tilpasse til de enkelte konkurrencer. Det vil betyde, at du arbejder hurtigere og leverer bedre tilbud, efterhånden som du får mere erfaring og praksis.

Sådan kan du prioritere udbud systematisk

Her er en liste over vigtige punkter, samt et nyttigt værktøj, du kan bruge. De professionelle har en GO/NO-GO matrix med 10 point bedømt på en skala fra 1-10 for at beslutte om en konkurrence er værd at deltage i.

Her gennemgår vi de 5 vigtigste punkter:

Kvalifikationer og erfaring

Læs opgavebeskrivelsen grundigt og find ud af, om du har tilstrækkelige kvalifikationer og erfaring til rent faktisk at kunne deltage i konkurrencen, og om du har den erfaring og kompetence, der skal til for at få en god score i bedømmelsen.

Betragter du det sådan, at du kun er knapt kvalificeret og ikke har nogen særlig konkurrencefordel, bør du overveje, om det er en konkurrence, du skal satse på.

Undersøg om der lægges stor vægt på kompetence og erfaring i tildelingskriterierne. Hvis kompetence tæller, lad os sige 40-50%, er det svært at råde bod på manglende kompetence med en lav pris. 

Hvis du derimod er meget kompetent og har en reel konkurrencefordel, og kompetence tæller meget i evalueringen, så kan dette være den rigtige konkurrence for dig.

Kapacitet og tilgængelighed

Har du kapaciteten, og er du i stand til at levere opgaven? Du skal sætte dig grundigt ind i, hvad der skal leveres, og ikke mindst hvornår.

Hvis du vinder, men undlader at opfylde kontrakten, og det resulterer i, at din kunde opsiger kontrakten, kan der være store negative konsekvenser ved senere konkurrencer. Andre offentlige instanser får faktisk mulighed for at afvise dig fra en udbudskonkurrence på grund af denne historik.

Hvor meget omsætning giver det din virksomhed?

Det handler ikke kun om, hvilken pris du kan tage, men også om hvor mange ressourcer, du skal bruge på at opfylde kontrakten. Hvis kontrakten er så ressourcekrævende, at du må sige nej til andre bedre betalte opgaver, så bør du overveje, om det er den rigtige konkurrence for dig. Det skal helst ikke være sådan, at hvis du mister en offentlig kontrakt, at du får svært ved at levere til dine andre kunder. Så bør du måske holde igen på store udbud.

Hvor vigtig er prisfaktoren?

Her skal du læse konkurrencegrundlaget grundigt og se, om pris er et højt vægtet tildelingskriterium.

Som vi nævnte tidligere, er det svært at kompensere for lav kompetence med en lav pris.

Det samme gælder naturligvis for priskriteriet. Hvis prisen vægtes højt, 50-60% eller mere, så er det svært at gøre op med en lidt højere pris med en bedre score på andre kriterier. Tænk dog på, at offentlige instanser arbejder mere med faste, langsigtede budgetter end virksomheder. Derfor har de måske allerede lagt udbuddets kontraktsum i budgettet. I så fald er det måske ikke så relevant at underbyde konkurrenterne. 

I praksis er der ofte relativt små forskelle mellem kriterier som kvalitet og kompetence, hvilket betyder, at prisen bliver det mest afgørende kriterium. Når prisen vægtes med 60 % eller mere, vil du i praksis opleve, at der vil være tæt på ren priskonkurrence.

Ønsker din virksomhed at være en udfordrer på prisen, er det måske netop disse konkurrencer, du skal lede efter. Du skal have styr på vægtningen, så du kan skræddersy udbuddet derefter. Netop derfor er copy-paste-metoden sjældent en god ide. 

Passer opgaven ind i din vækststrategi?

Hvis ikke, hvorfor skulle du så prøve at få denne opgave? Er det ikke bedre at investere i opgaver, der understøtter den kernekompetence og status, du forsøger at opbygge i markedet? At have kontrakter med en offentlig aktør kan give dig gode referencer til senere opgaver, men de skal også kunne betale sig økonomisk og have en vis relevans i forhold til hinanden. Ellers vil det se ud til, at din virksomhed breder sig i alle retninger og kun forsøger at tjene penge på hvad som helst, og opgaver af enhver størrelse.

Lad os sige, at du står foran en dartskive og har valget mellem at kaste 10 pile på én gang, eller du kan tage 3 pile og kaste en ad gangen. Kaster du dem alle på én gang, eller tager du dig tid til at sigte? Hvilken metode giver dig den bedste chance for at ramme målet?

Vælg de mest tilgængelige tilbud

Selvom det kan være fristende at levere så mange tilbud som muligt, er det faktisk sådan, at de virksomheder, der konsekvent vinder mange udbud, har en klar filosofi og strategi rettet mod offentlige kunder. Brug tid på de konkurrencer, hvor du har en reel vinderchance for at få en attraktiv kontrakt og spild ikke din tid på konkurrencer, hvor du alligevel ender nederst på listen. Omvendt får mange udbud slet ingen, eller kun 1-2 tilbud retur, så det er ikke altid den bedste strategi at byde så lavt, som du er i stand til. Igen, overvej konkurrence-niveauet.

Mercells kunder modtager detaljerede informationer om udbud, før de publiceres, og det kan hjælpe dig med ressourceplanlægningen. Mange af dem får også serveret data på deres konkurrenter, så de har idé om, hvilke opgaver, der er mest interessante. Du kan se vores overvågnings- og dataløsninger her.

På udbud er der ingen sølvmedaljer, der er kun én vinder. Med en klar prioritering undgår I mange skønne spildte kræfter og skuffelser.