Undgå spildte arbejdstimer med udbudsprioritering

Når du først beslutter dig for at satse på udbudsmarkedet, kan det være fristende at afgive tilbud på hver eneste opgave, du støder på. Men er det egentlig en fornuftig brug af virksomhedens ressourcer?

Sender du mange tilbud, kan du være heldig at vinde 10 eller måske 20 procent af dem. Den vinderprocent vil nogle virksomheder være glade for, men det er ikke sikkert, at de vinder de mest attraktive kontrakter. Det, der vil ske i praksis er, at de benytter sig af copy-paste-metoden eller må arbejde intensivt de sidste dage og timer før fristens udløb, fordi man har andre udbud, man også skal bruge tid på. Hvis du er heldig og vinder, er der en chance for, at du rent faktisk ender med mange små eller økonomisk ikke-attraktive opgaver.

Det kan også resultere i stressede medarbejdere, et ustruktureret arbejdsmiljø og overarbejdstimer at falde over et udbud i sidste øjeblik. Men der findes en smartere måde.

Prioritering er vejen til succes

Hvis du i stedet prioriterer din tid, før du går i gang med at arbejde med tilbuddet, og måske også sorterer nogle udbud fra, så er det vores påstand, at du også har markant bedre vinderchancer.

Det er der flere grunde til:

Du kan tage dig god tid med et tilbud og arbejde mere fokuseret på de dele af tilbuddet, der betyder noget i konkurrencen. På den måde øger du dine chancer for at vinde i forhold til de konkurrenter, der bruger copy-paste-metoden og genbruger det meste fra tidligere tilbud.

Du vil opleve tilbudsprocessen som mindre stressende, og du vil mindske chancen for, at du overser noget eller glemmer at indsende vigtig dokumentation. Tricket her er at starte tidligt, så du kan fordele tiden op til tilbudsfristen i mindre bidder eller sprints.

Du kan bruge mere tid på at skabe et effektivt system til at indsamle og holde styr på dokumentation, som du kan genbruge eller tilpasse til de enkelte konkurrencer. Det vil betyde, at du arbejder hurtigere og leverer bedre tilbud, efterhånden som du får mere erfaring og praksis.

Hvordan prioriterer I udbud bedst muligt?

Her er en liste over nogle vigtige punkter, samt et nyttigt værktøj, du kan bruge. De professionelle har en GO/NO-GO matrix med 10 point bedømt på en skala fra 1-10 for at beslutte om en konkurrence er værd at deltage i.

I denne artikel gennemgår vi de 5 vigtigste punkter:

Kvalifikationer og erfaring

Læs opgavebeskrivelsen grundigt og find ud af, om du har tilstrækkelige kvalifikationer og erfaring til rent faktisk at kunne deltage i konkurrencen, og om du har den erfaring og kompetence, der skal til for at få en god score i bedømmelsen.

Betragter du det sådan, at du kun er knapt kvalificeret og ikke har nogen særlig konkurrencefordel, bør du overveje, om det er en konkurrence, du skal satse på.

Undersøg om der lægges stor vægt på kompetence og erfaring i tildelingskriterierne. Hvis kompetence tæller, lad os sige 40-50%, er det svært at råde bod på manglende kompetence med en lav pris. 

Hvis du derimod er meget kompetent og har en reel konkurrencefordel, og kompetence tæller meget i evalueringen, så kan dette være den rigtige konkurrence for dig.

Kapacitet og tilgængelighed

Har du kapaciteten, og er du i stand til at levere opgaven? Du skal sætte dig grundigt ind i, hvad der skal leveres, og ikke mindst hvornår.

Hvis du vinder, men undlader at opfylde kontrakten, og det resulterer i, at din kunde opsiger kontrakten, kan der være store negative konsekvenser ved senere konkurrencer. Andre offentlige instanser får faktisk mulighed for at afvise dig fra en udbudskonkurrence på grund af denne historik.

Hvor meget omsætning giver det din virksomhed?

Det handler ikke kun om, hvilken pris du kan tage, men også om hvor mange ressourcer, du skal bruge på at opfylde kontrakten. Hvis kontrakten er så ressourcekrævende, at du må sige nej til andre bedre betalte opgaver, så bør du overveje, om det er den rigtige konkurrence for dig. Det skal helst ikke være sådan, at hvis du mister en offentlig kontrakt, at du får svært ved at levere til de andre kunder. Så bør du måske satse lidt mere på mindre kontrakter.

Hvor vigtig er prisfaktoren?

Her skal du læse konkurrencegrundlaget grundigt og se, om pris er et højt vægtet tildelingskriterium.

Som vi nævnte tidligere i artiklen, er det svært at kompensere for lav kompetence med en lav pris.

Det samme gælder naturligvis for priskriteriet. Hvis prisen vægtes højt, 50-60% eller mere, så er det svært at gøre op med en lidt højere pris med en bedre score på andre kriterier. Tænk dog på, at offentlige instanser arbejder mere med faste budgetter end virksomheder. Derfor har de måske allerede lagt udbudets kontraktsum i budgettet. Så vinder du måske ikke så meget på at byde under konkurrenterne. 

I praksis er der ofte relativt små forskelle mellem kriterier som kvalitet og kompetence, hvilket betyder, at prisen bliver det mest afgørende kriterium. Når prisen vægtes med 60 % eller mere, vil du i praksis opleve, at der vil være ren priskonkurrence.

Ønsker din virksomhed at være en udfordrer på prisen, er det måske netop disse konkurrencer, du skal lede efter. Du skal have styr på vægtningen, så du kan skræddersy udbuddet derefter. Netop derfor er copy-paste-metoden sjældent en god ide.

Passer opgaven ind i vækststrategien?

Hvis ikke, hvorfor skulle du så prøve at få denne opgave? Er det ikke bedre at investere i opgaver, der understøtter den kernekompetence og status, du forsøger at opbygge i markedet? At have kontrakter med en offentlig aktør kan give dig gode referencer i senere opgaver, men de skal også kunne betale sig økonomisk og have en vis relevans i forhold til hinanden. Ellers vil det se ud til, at din virksomhed breder sig i alle retninger og kun forsøger at tjene penge på hvad som helst og opgaver af enhver størrelse.

Lad os sige, at du står foran en dartskive og har valget mellem at kaste 10 pile på én gang, eller du kan tage 3 pile og kaste en ad gangen. Kaster du dem alle på én gang, eller tager du dig tid til at sigte? Hvilken metode giver dig den bedste chance for at ramme målet?

Vælg de mest tilgængelige tilbud

Selvom det kan være fristende at levere så mange tilbud som muligt, er det faktisk sådan, at de virksomheder, der konsekvent vinder rigtig mange udbud, har en klar filosofi og strategi på udbudsmarkedet. Brug tid på de konkurrencer, hvor du har en reel vinderchance for at få en attraktiv kontrakt, og spild ikke din tid på konkurrencer, hvor du alligevel ender nederst på listen. Mercell giver virksomheder adgang til detaljerede informationer om udbud, før de publiceres, og det hjælper dem med ressourceplanlægningen. 

På udbudsmarkedet er der ingen sølvmedaljer, der er kun én vinder. Med en klar prioritering undgår I mange skønne spildte arbejdstimer.