Digital udbudsstyring fra A til Z

Slip for e-mails, dokumentmapper og regneark. Alt sker i clouden fra udbudsoprettelse og publicering til tilbudsevaluering og forhandling.

Bliv kontaktet

Alle Mercells platforme lever op til udbudsloven

Når udbud og tilbud kommer ind i samme system, styrker I compliance og følger både den dansk og europæisk udbudslovgivning. Platformen gør processen overskuelig, så regler overholdes og tilbud behandles korrekt.

Det er let at oprette nye udbud og samarbejde online om tilbudsevalueringen, selvom I sidder på forskellige kontorer. Alt opdateres og arkiveres i clouden, så I altid har et live-overblik over tidligere, aktive, og kommende udbud.

Fire fordele ved cloudbaserede udbudsstyring

Klart overblik

Projektledere kan du følge med i udbuddet og uddele opgaver internt i systemet.

Systematisk evaluering

Evaluering sker ud fra et score-system, men kriterier og vægtning er dynamisk.

Arbejd sammen hvor som helst

Hver bruger kan tildeles adgang til projekter og udbud efter behov.

Nem adgang til data

Dataudtræk til eksterne revisorer og stakeholders klares på få minutter.

Standardskabeloner sparer tid og hæver kvaliteten

Skabeloner til spørgeskemaer og prislister gør det nemt for leverandører at afgive tilbud. Lav multiple choice-spørgsmål, anmod om dokumenter eller uddybende svar, som en email aldrig ville kunne. Skabeloner gør det let at sammenligne tilbud mod hinanden, men du vælger selv, hvor højt hvert spørgsmål vægtes i den samlede score.

Du kan uploade dine krav som et dokument eller kopiere indstillinger fra tidligere udbud på få sekunder, så du ikke skal oprette udbud fra bunden hver eneste gang. Det giver en tidsbesparelse, der kan mærkes i det daglige arbejde.

Systematisk tilbudsevaluering og datadeling

Et almindeligt problem, når man beder om tilbud, der kræver mange dokumenter og filer, er at kunne tjekke, om alt er indleveret og udfyldt. Med Mercell får du automatisk besked, hvis der mangler et svar eller dokument, så du kan kontakte leverandøren og løse problemet med det samme.

Du kan generere rapporter og eksportere dem til Excel eller PDF. Vil du analysere en bestemt type data, kan du også sende dem til andre business intelligence-værktøjer via SFTP-protokoller.

Projektstyring og tjek på brugernes opgaver

Udbudsformatet standardiserer data i tilbuddene, så de bliver lettere at sammenligne. Dit team kan logge ind hvor som helst og samarbejde online om projektet, og der kan sættes dealines og opgaver på konkrete udbud og tilbud.

Du kan sende invitationer til brugere, der linker direkte til evalueringen, og du kan også få automatisk besked, når en bruger har færdiggjort sin opgave. Du kan også tildele adgang til eksterne konsulenter.

Sådan giver udbudsstyring værdi for kunderne

Procesbesparelsen er langt fra den eneste gevinst ved at gennemføre udbud digitalt. Sporbarheden og systematikken igennem hele processen er med til at sikre Kriminalforsorgen - og ikke mindst tilbudsgiverne - en større sandsynlighed for at deres tilbud er konditionsmæssige. Systemet er integreret op imod TED database, hvor vi er forpligtet til at offentliggøre vores opgaver. De internationale tilbudsgivere, som deltager i vores indkøbsopgaver, finder opgaverne på TED eller andre overvågningstjenester og tilgår vores materiale uden problemer.

Mette Søgaard-Andersen Typp - Indkøbschef i Kriminalforsorgen

De opgaver som vi har publiceret igennem Mercell har alle opnået en eksponering blandt potentielle tilbudsgivere som overstiger vores forventninger. Vores brug af CPV koder har fået alle forventede økonomiske aktører på banen. Fra dem har vi også kun hørt at brugervenligheden og forståelsen af processen er så forståelig at de kan fokusere på indholdet af opgaverne og ikke processen. Også fordi Mercells system er velkendt blandt de fleste tilbudsgivere.

Louise Termansen - Udbudskonsulent i Esbjerg Kommune