Weniger Verwaltung, mehr Beschaffung
Öffentliche Auftraggeber tragen langfristige Verantwortung für Entscheidungen, die unter Zeitdruck fallen. Mit der Ausschreibung legen sie fest, welche Angebote eingehen, mit welchen Lieferanten sie arbeiten und welche Verträge sie über Jahre betreuen.
Zugleich bindet gerade die Erstellung viel Zeit. Wiederkehrende Eingaben, Wechsel zwischen Ansichten, erneutes Zusammensuchen von Material: Aufwand, der von der eigentlichen Beschaffung abgeht.
Daraus entsteht ein Spannungsfeld. Ausgerechnet in der Phase, die das meiste fachliche Urteil verlangt, bleibt dafür am wenigsten Zeit.
Tuuli Heinonen, Product Director bei Mercell, hat es auf der Mercell Connect Norway so beschrieben:
Der folgenreichste Moment der Arbeit ist zugleich der Moment, in dem Auftraggeber am wenigsten Zeit für strategisches Denken haben, weil die Werkzeuge etwas anderes von ihnen verlangen."
Worum es geht
Vereinfachung heißt hier: unnötige Komplexität aus dem Erstellungsprozess nehmen, nicht aus dem Verfahren.
Vorhandene Arbeit wiederverwenden. Den Überblick behalten, während die Ausschreibung entsteht. Anpassen, ohne Erreichtes zu verlieren.
Der Nutzen liegt nicht in weniger Klicks, sondern in der Aufmerksamkeit, die wieder der Ausschreibung selbst gilt: Passen die Inhalte zur Beschaffung? Greifen die Elemente ineinander? Wie wirkt die Ausschreibung auf Lieferanten?
Die fachliche Beurteilung bleibt beim Auftraggeber. Was in die Ausschreibung gehört, was angepasst werden muss und wann sie veröffentlichungsreif ist, entscheidet weiterhin die Vergabestelle.
Der neue Erstellungsprozess in Mercell Tendering
Auf Vorhandenem aufbauen
Eine neue Ausschreibung beginnt selten bei null. Direkt im Erstellungsprozess lässt sich eine Organisationsvorlage wählen oder eine frühere Ausschreibung kopieren, mit Vorschau auf die enthaltenen Dokumente.
Grunddaten werden aus der Vorlage oder den Einstellungen Ihrer Organisation vorbefüllt. Was davon für die neue Beschaffung passt und was angepasst werden muss, entscheiden Sie.
Ein Verfahren, eine Ansicht
Strukturierte, digitale Dokumentenvorlagen, Lieferantenvorschau, Fragen und Antworten, Angebote und Veröffentlichungen liegen künftig in einem zusammenhängenden Workflow.
Das erspart den Wechsel zwischen Ansichten und macht vor der Veröffentlichung sichtbar, was Lieferanten tatsächlich sehen werden.
Änderungen ohne Neuanfang
Anforderungen ändern sich mitten in der Arbeit. Die Verfahrensart wechselt, ein Los kommt hinzu.
Zentrale Festlegungen bleiben bis zur Veröffentlichung änderbar. Sie reagieren auf neue Anforderungen, ohne die Ausschreibung von vorn zu beginnen.
Mehr Zeit für fachliches Urteil
Die Qualität einer Ausschreibung hängt an der Expertise der Vergabestelle. Weniger Routinearbeit heißt mehr Zeit für die Inhalte und für das Ergebnis, das die Beschaffung erreichen soll.
Verfügbar für Early Adopters ab dem dritten Quartal 2026, breiter Rollout im weiteren Jahresverlauf.
Vereinfachte Ausschreibungserstellung in der Praxis
Die vollständige Präsentation von Tuuli Heinonen von der Mercell Connect Norway zeigt die Überlegungen hinter dem neuen Erstellungsprozess und die neue Nutzererfahrung im Einsatz.