Flexible Beschaffung mit dem Dynamischen Beschaffungssystem

Wer im öffentlichen Sektor Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen beschafft, muss das gesamte Vergaberecht beachten und sich für den passenden Weg zum Markt bzw. das passende Vergabeverfahren entscheiden.

Klassische Rahmenvereinbarungen können einengend wirken: feste Zugangsfenster und eine begrenzte Anzahl an Plätzen für Bieter. Das Dynamische Beschaffungssystem (DBS) verändert hier die Spielregeln. Bieter können jederzeit beitreten, wodurch ein kontinuierlicher Zustrom neuer Unternehmen entsteht und Wettbewerb sowie Innovation gefördert werden.

In diesem Beitrag schauen wir uns die Grundlagen des DBS an und worin es sich von der Rahmenvereinbarung unterscheidet. Wir zeigen Ihnen, wann ein DBS für Ihre Organisation und Ihren Beschaffungsbedarf geeignet sein kann.

 

In diesem Artikel:

• Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem?
• Der Unterschied zwischen Rahmenvereinbarung und DBS
• Warum sich ein DBS lohnen kann
• Wie funktioniert ein DBS?
• DBS in Mercell umsetzen
• Flexibilität als Grundprinzip des DBS

 

Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem?

Ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) ist eine flexible Alternative zu klassischen Beschaffungsmethoden wie der Rahmenvereinbarung. Bieter können einem DBS jederzeit beitreten. So können Vergabestellen genau dann den passenden Bieter auswählen, wenn ein Beschaffungsbedarf entsteht. Das System bleibt dadurch frisch und dynamisch und nimmt während der gesamten Laufzeit kontinuierlich neue Unternehmen auf.

Ein DBS ist ein zweistufiges Verfahren. Es umfasst sowohl die Eignungsphase, in der Bieter den Beitritt zum DBS beantragen, als auch die Einzelaufträge, in denen die Vergabestellen ihren konkreten Bedarf ausschreiben. Sie können sich ein DBS als eine Liste vorqualifizierter Bieter vorstellen, die bereit sind, auf die Einzelaufträge der Vergabestellen zu reagieren.

Dieses vollständig elektronische Verfahren wird zur Beschaffung marktüblicher Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen genutzt, deren Umfang oder Volumen vorab nicht feststeht, etwa Büromaterial, Solarmodule oder Massengüter. Für diese Art der Beschaffung verkürzt ein DBS die langen Fristen, die mit klassischen Verfahren verbunden sind.

 

Der Unterschied zwischen Rahmenvereinbarung und DBS

Eine Alternative zum DBS ist die Rahmenvereinbarung. Der entscheidende Unterschied liegt in der Flexibilität. Bei einem DBS können Bieter zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit beitreten, sodass Vergabestellen sich einen Pool an Bietern aufbauen, auf den sie bei Bedarf zugreifen. Eine Rahmenvereinbarung hat dagegen ein eng begrenztes Bewerbungsfenster und strenge Auswahlkriterien. Das begünstigt größere Unternehmen und lässt KMU sowie Start-ups weniger Chancen.

Das DBS bietet hingegen die Möglichkeit, niedrigere Hürden für KMU und Start-ups vorzusehen. Dadurch wird es zugänglicher und schafft ein offeneres Marktumfeld. In der Eignungsphase eines DBS gibt es keine Obergrenze für die Anzahl der Bieter, während diese bei einer Rahmenvereinbarung im Vorfeld festgelegt wird. Diese Offenheit sorgt dafür, dass Vergabestellen Zugang zu einem breiteren Spektrum an innovativen Lösungen und wettbewerbsfähigen Angeboten haben.

DBS und Rahmenvereinbarung lassen sich in unterschiedlichen Situationen einsetzen. Wenn eine Rahmenvereinbarung nicht das richtige Werkzeug ist, bietet ein DBS eine flexible Alternative. Das Verfahren eignet sich für bestimmte Fälle besonders gut, etwa für die Beschaffung von Strom oder Personal.

 

Warum sich ein DBS lohnen kann

Ein Dynamisches Beschaffungssystem bringt sowohl für Vergabestellen als auch für Bieter eine ganze Reihe von Vorteilen. Das sind die wichtigsten Gründe, weshalb sich Vergabestellen für ein DBS in ihrem Beschaffungsprozess entscheiden:

1. Ein DBS sichert einen wettbewerbsfähigen und dynamischen Markt.
   Ein DBS sichert den Wettbewerb, weil Bieter während der gesamten Laufzeit beitreten können. Damit erhalten KMU und Start-ups die Chance, schon ab dem ersten Euro mit anderen, auch größeren Unternehmen zu konkurrieren. Bei großem Angebot kann ein DBS Druck auf die Preise erzeugen, was für Sie als Vergabestelle von Vorteil sein kann.

2. Ein DBS strafft den Beschaffungsprozess.
   Da bereits eine Liste geeigneter Bieter vorliegt, lassen sich einfache Einzelaufträge bereits innerhalb der Mindestfrist von 10 Tagen abschließen. Vergabestellen können Einzelaufträge direkt an vorqualifizierte Bieter richten und beschleunigen so den gesamten Prozess. Die Generaldirektion Informatik der EU-Kommission konnte ihre Durchlaufzeit mithilfe eines DBS um 80 Prozent reduzieren. Die ganze Geschichte können Sie hier nachlesen.

3. Ein DBS erweitert den Markt.
   Ein DBS öffnet die Tür für ein breiteres Bieterfeld, während klassische Rahmenvereinbarungen Bieter nach der ersten Ausschreibungsphase ausschließen. Das Bewerbungsverfahren für ein DBS ist in der Regel zugänglicher und Bieter können sich bewerben, ohne sich um harte Fristen sorgen zu müssen. Diese offene Methode zieht Bieter mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Fachgebieten und Angeboten an und ermöglicht es Organisationen, auch auf spezialisierte Bieter und Nischenakteure zuzugreifen. Diese Vielfalt fördert Innovation in der Branche und sorgt dafür, dass Vergabestellen von einzigartigen Bieterangeboten profitieren.

 

Passt ein DBS zu Ihrem Beschaffungsbedarf?

Sie überlegen, ein DBS in Ihrer Organisation einzuführen? Es bringt großes Potenzial mit, aber bevor Sie es umsetzen, sollten Sie auch die Grenzen kennen.

• Mit zunehmender Zahl an Bietern wächst Ihr Pool entsprechend. Im DBS von Mercell halten Sie Ihre Bieterliste über Kategorien übersichtlich. Über die Kategorienverwaltung richten Sie Einzelaufträge mit den ausgewählten und qualifizierten Bietern mühelos ein. Wenn Sie einen kleineren Pool bevorzugen, kann eine Rahmenvereinbarung besser zu Ihren Anforderungen passen.

• Ein DBS erfordert laufenden (administrativen) Aufwand, da Bieter sich kontinuierlich bewerben können. Sie müssen jeden eingehenden Antrag manuell daraufhin prüfen, ob er Ihre Anforderungen erfüllt. Wenn Ihre Organisation für diese zeitintensive Aufgabe keine Ressourcen hat, kann ein anderes Verfahren besser geeignet sein.

• Ein DBS eignet sich hervorragend für die Beschaffung gängiger Waren und Dienstleistungen, für die ein Pool an Bietern verfügbar ist. Bieter werden auftragsbezogen ausgewählt, ohne Garantie auf eine Zusammenarbeit über den jeweiligen Auftrag hinaus. Als Vergabestelle könnten Ihnen daher die Vorteile einer langfristigen Lieferantenbeziehung entgehen. Wenn Sie strategische Lieferantenbeziehungen über einen längeren Zeitraum aufbauen möchten, kann eine Rahmenvereinbarung die bessere Wahl sein.

Wie funktioniert ein DBS?

In einigen europäischen Ländern ist ein DBS aus einem Hauptgrund beliebt: Bieter können jederzeit beitreten, ohne auf den nächsten Beschaffungszyklus zu warten. Das Verfahren läuft in zwei Stufen ab. In der ersten Stufe, der Einrichtung, werden alle Bieter zugelassen, die die Kriterien erfüllen. Es gibt keine Obergrenze für die Zahl der Bewerbungen. In der zweiten Stufe werden die Aufträge vergeben. Der Auftraggeber lädt alle Bieter im DBS oder innerhalb einer relevanten Kategorie zur Angebotsabgabe ein.

 

So läuft es ab:

Stufe 1: Eignung

Beim Aufbau eines neuen DBS dauert die erste Bewerbungsphase mindestens 30 Tage. Bieter können sich anschließend während der gesamten Laufzeit jederzeit bewerben. Alle Bieter, die die festgelegten Kriterien erfüllen, werden zugelassen. Das stellt einen breiten und wettbewerbsfähigen Pool sicher. Erfüllt ein Bieter die Kriterien zunächst nicht, kann er sich erneut bewerben, sobald er sie erfüllt.

Mit den verschiedenen Kategorien innerhalb des DBS erstellen Sie eine maßgeschneiderte Auswahlliste an Bietern. Über diese Kategorien filtern Sie Bieter nach bestimmten Fähigkeiten, Nachweisen oder Standorten und finden so die beste Übereinstimmung mit Ihrem Beschaffungsbedarf.

Stufe 2: Einzelauftrag

Sobald ein Beschaffungsbedarf entsteht, können Sie Bieter zur Angebotsabgabe einladen. Mit den Vorlagen von Mercell richten Sie den Wettbewerb mühelos ein, und qualifizierte Bieter werden automatisch ausgewählt. Im Einzelauftrag haben Sie alle relevanten Informationen in einer Übersicht. Als Auftraggeber müssen Sie alle im DBS gelisteten Bieter zur Angebotsabgabe für den Auftrag einladen. Nach der Bewertung der Angebote erteilen Sie dem besten Bieter den Zuschlag.

DBS mit Mercell umsetzen

Mercell unterstützt das Verfahren des Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) vollständig und bietet eine umfassende elektronische Plattform, die den Beschaffungsprozess vereinfacht. Vergabestellen können damit marktübliche Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen effizient beschaffen und gleichzeitig hohe Qualitäts- und Rechtskonformitätsstandards einhalten. Der breite Bieterpool der Plattform und die Vorlagen machen das Anlegen neuer Einzelaufträge schnell und einfach. Das verkürzt die Durchlaufzeit und reduziert Fehler durch eine zentrale Vorlagenverwaltung und einen Genehmigungsworkflow.

Die Mercell Plattform erweitert das DBS zusätzlich um Dashboards, die die Kategorienverwaltung straffen, qualifizierte Bieter automatisch auswählen und das Anlegen von Einzelaufträgen beschleunigen. Alle relevanten Informationen werden zentral abgelegt und bieten eine klare und übersichtliche Ansicht von Status und Ergebnissen. Außerdem ermöglicht die Plattform durch automatisierte Benachrichtigungen eine reibungslose Kommunikation mit Bietern und sorgt so für einen effizienten Beschaffungsprozess.

Flexibilität als Grundprinzip des DBS

Auch wenn das Dynamische Beschaffungssystem nicht so bekannt ist wie klassische Rahmenvereinbarungen, bietet es großes Potenzial für Organisationen, die marktübliche Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen beschaffen wollen, deren Volumen oder Umfang noch unklar ist. Sein flexibler und offener Ansatz schafft einen dynamischen Marktplatz, der den Wettbewerb sichert und KMU jederzeit den Beitritt ermöglicht. Diese Offenheit bringt eine Vielfalt an Bietern an einen Tisch, fördert Innovation und stärkt lokale Märkte.