Höhere Wertgrenzen, mehr Verantwortung – warum Direktaufträge endlich digital werden müssen

Zwischen den Bundesländern findet derzeit regelrechter Wettbewerb statt, die Wertgrenzen für Direktaufträge zu erhöhen. Teilweise können öffentliche Auftraggeber bereits Beschaffungen bis in den sechsstelligen Bereich ohne formelles Vergabeverfahren durchführen. Mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz wurde auch auf Bundesebene die Direktauftragsgrenze deutlich angehoben. 

Doch während die gesetzlichen Freiräume immer größer werden, werden Direktaufträge vielerorts noch immer per Telefon, E-Mail und auf Formularen abgewickelt. Preisanfragen werden manuell erstellt, Angebote liegen verteilt in Postfächern und die Dokumentation entsteht häufig erst dann, wenn die Rechnung bereits eingegangen ist sich die Rechnungsprüfung angemeldet hat.

Genau darin liegt das eigentliche Risiko. Denn mit steigenden Wertgrenzen wächst nicht nur die Flexibilität der öffentlichen Auftraggeber – auch die Verantwortung steigt. Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und eine nachvollziehbare Lieferantenauswahl gelten selbstverständlich auch für Direktaufträge.

 

Mehr Freiheiten bedeuten nicht weniger Dokumentation

Auch wenn für Direktaufträge kein formelles Vergabeverfahren durchgeführt werden muss, bedeutet das keineswegs, dass auf eine nachvollziehbare Dokumentation verzichtet werden kann. Marktsondierungen, Preisvergleiche, die Auswahl geeigneter Lieferanten und die Gründe für die Vergabeentscheidung sollten jederzeit transparent nachvollziehbar sein. Gerade Rechnungsprüfungsämter erwarten heute eine belastbare Dokumentation der Entscheidung – unabhängig davon, ob eine europaweite Ausschreibung oder ein Direktauftrag durchgeführt wurde.

Die Mercell Plattform unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, diese Anforderungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erfüllen. Organisationsspezifische Wertgrenzen, interne Genehmigungen, Preisanfragen und Vergabeentscheidungen werden digital gesteuert und automatisch in einer revisionssicheren elektronischen Vergabeakte dokumentiert.

 

Die eigentliche Dokumentation muss vor der Beauftragung entstehen

Einige Organisationen versuchen heute, Direktaufträge nachträglich über das KI basierte Auslesen von Eingangsrechnungen zu dokumentieren. Dieser Ansatz greift jedoch zu kurz. Zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs ist die entscheidende Phase der Beschaffung längst abgeschlossen. Die Auswahl des Lieferanten, mögliche Preisvergleiche und die Marktsondierung haben bereits stattgefunden – oder lassen sich im Nachhinein häufig nicht mehr vollständig nachvollziehen.

Rechtssicherheit entsteht deshalb nicht nach der Bestellung, sondern während des Beschaffungsprozesses. Genau hier setzt Mercell an.

 

Sektorenauftraggeber nutzen seit Jahren dieselben Beschaffungsprozesse

Eigentlich ist der Prozess eines Direktauftrags nichts Neues. Sektorenauftraggeber – beispielsweise Energieversorger, Verkehrsbetriebe, Flughäfen oder Wasserversorger – beschaffen Leistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte seit jeher außerhalb der formellen Vergabeverfahren. Auch dort stehen Marktsondierungen, Preisanfragen, Angebotsvergleiche, interne Freigaben und eine nachvollziehbare Dokumentation im Mittelpunkt eines wirtschaftlichen Beschaffungsprozesses. Diese Abläufe unterscheiden sich in der Praxis kaum von den heutigen Direktaufträgen öffentlicher Auftraggeber.

Mercell bildet genau diese Prozesse seit vielen Jahren digital ab. Während viele Vergabeplattformen ausschließlich auf nationale oder europaweite Ausschreibungen ausgerichtet sind, unterstützt Mercell den gesamten Beschaffungsprozess auf einer einzigen Plattform – von der Bedarfsanforderung über Direktaufträge und Preisanfragen bis hin zu komplexen nationalen und europaweiten Vergabeverfahren auf Basis GWB, VgV, UVgO, VOB/A und Sektorenverordnung.

Diese Durchgängigkeit macht Mercell zu einer der wenigen Lösungen am Markt, die sowohl klassische Vergabeverfahren als auch die zunehmend wichtiger werdenden Direktaufträge und freihändigen Beschaffungsprozesse vollständig integriert und vor allem digital abbildet.

 

Risiken von Direktaufträgen per E-Mail, Excel und Telefon

Der klassische Weg der Direktvergabe über E-Mail, Telefon, Excel und ausfüllbaren PDF-Formularen verursacht nicht nur unnötigen Verwaltungsaufwand, sondern birgt erhebliche rechtliche und organisatorische Risiken:  

Fehlende Dokumentation: Die vergaberechtlich geforderte Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen wird durch informelle Kommunikation gefährdet.

Verstoß gegen Transparenzpflichten: Die rechtlichen Anforderungen an eine diskriminierungsfreie Vergabe werden ohne systematische Dokumentation leichter verletzt.

Manipulationsrisiken: Ohne digitale Schutzmechanismen besteht ein erhöhtes Risiko für unzulässige Einflussnahmen und Korruption.

Nicht eingehaltene Wertgrenzen: Die Gefahr von Wertgrenzenüberschreitungen wird durch manuelle Prozesse erhöht, was rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Mit Mercell erfolgt der gesamte Prozess digital auf einer zentralen Plattform. Lieferanten können gezielt ausgewählt oder über definierte Anbietergruppen angesprochen werden. Preisanfragen werden digital versendet, Angebote strukturiert verglichen, interne Genehmigungen eingeholt und sämtliche Entscheidungen automatisch dokumentiert.

Und wenn Wertgrenzen absehbar überschritten werden, können die Fachabteilungen / Anforderer über die integrierte Bedarfsanforderung direkt der Vergabestelle Ihren Bedarf mitteilen, der dann über ein geeignetes Verfahren ausgeschrieben werden kann. 

Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft einen jederzeit nachvollziehbaren Beschaffungsprozess.

 

Eine Plattform für den gesamten Beschaffungsprozess

Direktaufträge sollten keine Insellösung sein. Sie sind Teil eines modernen Beschaffungsprozesses. Mercell verbindet Beschaffungsplanung, Bedarfsanforderungen, Direktaufträge, Preisanfragen, nationale und europaweite Vergabeverfahren, Vertragsmanagement sowie Lieferantenmanagement auf einer gemeinsamen Plattform. Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche und ohne Systemwechsel.

Das Ergebnis sind einheitliche Arbeitsabläufe, höhere Transparenz, weniger Verwaltungsaufwand und eine belastbare Dokumentation – unabhängig davon, ob es sich um einen Direktauftrag über wenige Tausend Euro oder ein europaweites Vergabeverfahren handelt.

 

Fazit

Die Diskussion über höhere Wertgrenzen für Direktaufträge greift zu kurz. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese zusätzlichen Freiräume professionell, wirtschaftlich und transparent zu nutzen.

Wer Direktaufträge weiterhin per Telefon, E-Mail, Excel und PDF Formularen organisiert, verschenkt nicht nur Effizienz, sondern schafft vermeidbare Risiken.

Mit Mercell werden Direktaufträge zu einem vollständig digitalen Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses – rechtssicher, transparent und auf derselben Plattform wie alle weiteren Vergabeverfahren. Genau darin liegt der entscheidende Unterschied zu den meisten klassischen Vergabeplattformen.