Das öffentliche Beschaffungswesen ist zwar strukturiert, aber nicht immer präzise. Auftraggeber beschreiben ihre Anforderungen auf unterschiedliche Weise, verwenden verschiedene Begriffe und wählen manchmal CPV-Codes, die allgemeiner sind als erwartet. Deshalb sollte ein effektives Suchprofil sowohl Keywords als auch CPV-Codes kombinieren – und regelmäßig überprüft und optimiert werden.

Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen und wie Sie Ihr Suchprofil so aufbauen, dass es zur tatsächlichen Veröffentlichungspraxis öffentlicher Auftraggeber passt.

1. Definieren Sie zunächst klar, was Sie tatsächlich anbieten

Bevor Sie sich mit Keywords oder CPV-Codes beschäftigen, sollten Sie den Umfang Ihres Angebots genau definieren. Viele Unternehmen versuchen, alles abzudecken, was sie potenziell liefern könnten. Das führt jedoch häufig zu ungenauen Ergebnissen und erschwert die Priorisierung.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Leistungen, mit denen Sie tatsächlich Ausschreibungen gewinnen möchten. Was sind Ihre Kernprodukte oder -dienstleistungen? Welche Bereiche Ihres Angebots schaffen den größten Mehrwert? Welche Märkte oder Branchen sprechen Sie gezielt an?

Wenn Sie diese Punkte klar definieren, schaffen Sie eine solide Grundlage und vermeiden später ein zu allgemeines oder unscharfes Suchprofil.

 

2. Übersetzen Sie Ihr Angebot in die Sprache der Auftraggeber

Sobald Ihr Leistungsumfang feststeht, sollten Sie die Perspektive öffentlicher Auftraggeber einnehmen. Auftraggeber beschreiben Ausschreibungen oft anders als Unternehmen ihre eigenen Lösungen. Im Fokus stehen Bedarfe, Ergebnisse und formale Anforderungen – häufig mit einer eher administrativen als vertrieblichen Sprache.

In diesem Schritt empfiehlt es sich, möglichst viele relevante Keywords zu sammeln. Denken Sie an Synonyme, alternative Formulierungen und unterschiedliche Begriffe, mit denen Ihre Leistungen in Ausschreibungen beschrieben werden könnten.

Berücksichtigen Sie dabei nicht nur den Namen Ihres Produkts, sondern auch die Probleme oder Anforderungen, die Ihre Kunden lösen möchten. Die erste Keyword-Liste muss nicht perfekt sein – wichtig ist zunächst, die verschiedenen möglichen Beschreibungen Ihres Angebots im Vergabekontext abzudecken.

 

 

3. Lernen Sie aus früheren Ausschreibungen

Wenn Sie bereits an öffentlichen Ausschreibungen teilgenommen haben, können diese wertvolle Erkenntnisse liefern. Durch die Analyse vergangener Vergaben erkennen Sie:

• welche CPV-Codes verwendet wurden,
• welche Keywords regelmäßig vorkommen,
• und welche wichtigen Begriffe möglicherweise bislang fehlen.

Dieser Schritt macht oft deutlich, wie unterschiedlich Unternehmen und Auftraggeber dieselben Leistungen beschreiben. Genau diese Unterschiede zu verstehen und zu überbrücken, verbessert die Qualität Ihres Suchprofils erheblich.

 

4. Verstehen Sie die Struktur der CPV-Codes

CPV-Codes sind hierarchisch aufgebaut – von sehr allgemeinen Kategorien bis hin zu hochspezifischen Klassifizierungen. Viele Unternehmen wählen entweder zu allgemeine oder zu spezifische Codes.

Nehmen Sie sich deshalb Zeit, die Struktur der CPV-Hierarchie zu verstehen. So erkennen Sie besser, wie Ihre Leistungen innerhalb des offiziellen Vergabesystems eingeordnet werden.

Es empfiehlt sich, zunächst auf einer allgemeineren Ebene zu starten und sich schrittweise zu spezifischeren Codes vorzuarbeiten. Auch die Suche innerhalb von CPV-Verzeichnissen kann dabei helfen, relevante Codes zu identifizieren, die Sie zunächst nicht berücksichtigt haben.

 

5. Wählen Sie CPV-Codes, die die Praxis widerspiegeln

Das Ziel ist nicht, den einen „perfekten“ CPV-Code zu finden, sondern möglichst viele relevante Ausschreibungen abzudecken. Eine hilfreiche Orientierung ist die Frage, ob ein Code mindestens etwa 80 % Ihrer Leistungen sinnvoll beschreibt.

In vielen Fällen ist es besser, einen etwas allgemeineren Code einzubeziehen, als Ausschreibungen zu verpassen, weil ein Auftraggeber eine breitere Klassifizierung gewählt hat.

Öffentliche Auftraggeber verwenden nicht immer den präzisesten CPV-Code – Ihr Suchprofil sollte deshalb genügend Flexibilität berücksichtigen.

 

 

6. Testen Sie Ihr Profil vor der finalen Einrichtung

Tests sind ein entscheidender Schritt, werden jedoch häufig übersprungen. Prüfen Sie vor der finalen Aktivierung Ihres Profils, welche Ausschreibungen mit den jeweiligen Keywords und CPV-Codes gefunden werden.

So erkennen Sie schnell:

• ob Ihr Suchprofil zu breit ist,
• ob relevante Treffer fehlen,
• oder ob die Ergebnisse ausgewogen sind.

Allgemeine Begriffe erzeugen oft sehr viele Treffer, während zu spezifische Begriffe relevante Ausschreibungen ausschließen können. Häufig lässt sich die Relevanz bereits durch die Kombination bestimmter Keywords deutlich verbessern.

Durch diese Tests können Sie Ihr Profil optimieren, bevor es produktiv genutzt wird.

 

7. Erstellen Sie Ihr erstes vollständiges Suchprofil

Sobald Sie Ihre Keywords und CPV-Codes geprüft haben, können Sie daraus ein vollständiges Suchprofil erstellen.

Jetzt werden zusätzliche Filter wichtig, zum Beispiel:

• Regionen,
• Auftragswerte,
• oder Ausschlusskriterien.

Diese Einstellungen helfen dabei, nicht nur thematisch passende Ausschreibungen zu finden, sondern auch solche, die tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passen.

Betrachten Sie diese erste Version jedoch nicht als endgültige Lösung, sondern als Ausgangspunkt für weitere Optimierungen.

 

8. Nutzen Sie Benachrichtigungen und Automatisierung

Mit Mercell Bidding können Sie Benachrichtigungen und Filter einrichten, die Ihre internen Prozesse unterstützen. Durch individuell angepasste Benachrichtigungen und Filter reduzieren Sie manuellen Aufwand und konzentrieren sich auf die relevantesten Ausschreibungen.

Das ist besonders hilfreich für Teams, die regelmäßig Ausschreibungen beobachten und einen guten Überblick behalten möchten, ohne von irrelevanten Treffern überlastet zu werden.

 

9. Überprüfen Sie die Ergebnisse nach der Aktivierung

Nach der Einrichtung Ihres Suchprofils sollten Sie die Ergebnisse genau beobachten. Analysieren Sie:

• welche Ausschreibungen relevant sind,
• welche Treffer unpassend sind,
• und ob sich bestimmte Muster erkennen lassen.

Irrelevante Treffer weisen häufig auf zu allgemeine Keywords oder CPV-Codes hin. Fehlende Ausschreibungen können dagegen auf Lücken im Suchprofil hindeuten.

Diese frühe Analyse liefert wertvolle Erkenntnisse, mit denen Sie Ihr Profil schnell verbessern können.

 

10. Verstehen Sie Ihr Suchprofil als laufenden Prozess

Märkte verändern sich, Unternehmen entwickeln sich weiter und auch das Verhalten öffentlicher Auftraggeber verändert sich im Laufe der Zeit. Deshalb sollte ein Suchprofil regelmäßig überprüft und angepasst werden. Für viele Unternehmen reicht eine vierteljährliche Überprüfung aus.

Prüfen Sie dabei unter anderem:

• wie viele Ausschreibungen Sie erhalten,
• welche davon Sie tatsächlich bearbeiten,
• und welche letztlich zu Angeboten oder Zuschlägen führen.

Achten Sie außerdem darauf, wodurch eine Ausschreibung gefunden wurde. Mit der Zeit gewinnen Sie so ein besseres Verständnis dafür, wie Sie Ihr Suchprofil weiter optimieren können.

 

Praktische Hinweise

Betrachten Sie Ihr Suchprofil immer aus Sicht des Auftraggebers. Beginnen Sie mit relevanten Keywords und ordnen Sie anschließend passende CPV-Codes zu – nicht umgekehrt.

Wenn ein Begriff sehr allgemein wirkt, sollten Sie ihn zunächst testen. Als Faustregel gilt: Wenn ein Keyword oder CPV-Code innerhalb von zwölf Monaten mehr als 300 Treffer erzeugt, ist er häufig zu breit gefasst und sollte weiter eingegrenzt werden.

Auch KI-gestützte Vorschläge können dabei helfen, relevante Begriffe zu identifizieren, die Sie bisher nicht berücksichtigt haben.

Vermeiden Sie außerdem einen zu engen Start. In der Regel ist es einfacher, ein breites Suchprofil schrittweise zu verfeinern, als später verpasste Ausschreibungen aufgrund zu strenger Kriterien nachträglich auszugleichen.