Warum es Zeit ist, die Tools hinter der öffentlichen Beschaffung neu zu denken

In der öffentlichen Beschaffung kommt Bewegung auf. Die Systeme, mit denen Fachkräfte arbeiten, die Rahmenwerke, an denen sie sich orientieren, und die Aufgaben, die diesen Bereich prägen, galten lange als starr und unflexibel. Belastet von Regulierung und verfahrenstechnischer Komplexität.

Beschaffung war schon immer eine Frage der Struktur. Das ist ihre Stärke, aber auch ihre Last.

Doch leise und beständig verändert sich etwas. Eine neue Generation von Beschaffungsprofis tritt mit größerem Anspruch in den Vordergrund. Diskussionen drehen sich zunehmend um Nachhaltigkeit, Innovation, Digitalisierung und gesellschaftliche Wirkung. Die Rolle der Beschaffung wird nicht mehr als rein administrativ verstanden, sondern zunehmend als strategisch.

Diese Themen standen im Mittelpunkt der diesjährigen SOI Årskonferens 2025, Schwedens größter Konferenz für öffentliche Auftraggeber. Im Dialog wurden gemeinsame Herausforderungen, Ambitionen und eine klare Wunschliste für die Zukunft sichtbar. Das Mercell-Team war Teil dieser Gespräche und hat öffentlichen Auftraggebern und Fachkräften zugehört, die nicht nur mit der heutigen Komplexität umgehen, sondern auch die Systeme von morgen mitgestalten wollen.

Dieser Artikel beschreibt fünf zentrale Herausforderungen aus der Konferenz und die Ambitionen, die ihnen gegenüberstehen. Eine Vision davon, was öffentliche Beschaffung werden kann.

 

 

1. Vertragsnachverfolgung: Wenn eine Person die Arbeit von vieren macht

Eines der dominantesten Themen ist die Vertragsnachverfolgung.

Während die Vergabephase im Rampenlicht steht, wird der langfristige Wert vor allem nach dem Zuschlag gesichert. Liefern die Lieferanten, was sie versprochen haben? Werden Zeitpläne eingehalten? Stimmt die Qualität?

Zu oft liegt diese Verantwortung bei einer einzelnen Person, die Verpflichtungen, Dokumentation und Berichterstattung managen muss. Häufig ohne integrierte Tools. So entsteht ein reaktives Umfeld, in dem Probleme erst angegangen werden, wenn sie sichtbar sind, und Verbesserungschancen verloren gehen.

Der Wunsch ist klar: Die Nach-Zuschlags-Phase muss effizienter werden. Nicht weniger Verantwortung, sondern bessere Unterstützung. Digitale Workflows, automatische Benachrichtigungen, strukturierte Berichte. Niemand will Daten hinterherjagen. Daten sollen zur Person kommen, nicht umgekehrt.

2. Weiche Anforderungen: Im Gegenwind

Ein weiteres wiederkehrendes Thema ist die Aufnahme weicher Anforderungen in Vergaben. Kriterien, die soziale Werte, ökologische Nachhaltigkeit und Innovation berücksichtigen. Diese Anforderungen stimmen zwar mit übergeordneten politischen Zielen und gesellschaftlichen Erwartungen überein, bergen aber auch ein Risiko.

Wenn solche Kriterien rechtlich angefochten werden, lassen sie sich oft schwer verteidigen. Die Balance zwischen Ambition und Rechtssicherheit ist heikel. Viele Fachkräfte zögern. Sie wählen Sicherheit statt Innovation. Nicht aus mangelnder Überzeugung, sondern aus mangelnder Unterstützung.

Gefordert werden stärkere Standards und mehr Rechtssicherheit. Es gibt einen klaren Bedarf an Rahmenwerken, mit denen weiche Anforderungen rechtssicher in Vergaben aufgenommen werden können. Keine Regeln, die Ambitionen ausbremsen, sondern Strukturen, die sie tragen. Statt eines Zielkonflikts zwischen Fortschritt und Compliance brauchen Beschaffungsprofis Leitlinien, mit denen sie gesellschaftlichen Mehrwert sicher verfolgen können.

 

 

3. KI-Einsatz: Den Menschen im Prozess behalten

Künstliche Intelligenz spielt in Diskussionen im öffentlichen Sektor eine immer größere Rolle. Die Beschaffung ist keine Ausnahme. Die möglichen Vorteile sind erheblich: schlankere Analysen, automatisierte Bewertung und weniger Verwaltungsaufwand.

Doch mit den Vorteilen kommen auch Bedenken. Wenn Entscheidungen an Algorithmen delegiert werden, wer trägt dann die Verantwortung? Wie lassen sich Fairness und Transparenz wahren?

Gewünscht wird ein ethischer KI-Einsatz. Tools, die transparent, verantwortungsvoll und in bekannte Systeme integriert sind. Das Ziel ist nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn zu unterstützen. So, dass Automatisierung das menschliche Urteil stärkt, nicht überstimmt.

 

 

4. Bieterauswahl: Teilnahme ohne Hürden

Öffentliche Beschaffung soll inklusiv sein. Doch viele Bieter, vor allem kleinere oder neue Unternehmen, tun sich schwer mit der Teilnahme. Vergabeunterlagen sind oft komplex, Plattformen unbekannt und Anforderungen anspruchsvoll. Das verschafft Bietern, die das System bereits kennen, einen natürlichen Vorteil.

Beschaffungsprofis wollen das ändern. Das Ziel ist nicht, Standards zu senken, sondern unnötige Komplexität zu reduzieren. Gewünscht wird Einfachheit. Systeme sollen leichter zu verstehen und zu bedienen sein. Nicht nur für Auftraggeber, sondern auch für Bieter. Vergabeplattformen sollen mit Klarheit und Zugänglichkeit gestaltet sein. So intuitiv wie ein moderner Browser.

5. Ausgabenkontrolle: Permanenter Druck

Beschaffungsprofis im öffentlichen Sektor stehen unter ständiger Beobachtung. Zu Recht. Steuergelder müssen nachvollziehbar, begründbar und sinnvoll verwendet werden. In vielen Organisationen ist die Ausgabenkontrolle aber noch immer mühsam und fragmentiert. Systeme kommunizieren nicht miteinander, Daten liegen verstreut oder verborgen hinter administrativen Schichten.

Fachkräfte verbringen mehr Zeit damit, Daten zu sammeln, als sie zu interpretieren. Der Berichtsdruck wächst, doch die Tools hinken oft hinterher.

Was gebraucht wird, ist Transparenz. Beschaffungssysteme, die eine gemeinsame Sprache sprechen. Dashboards, die für Klarheit gemacht sind, nicht für Verwirrung. Beschaffungsteams wollen mit Sicherheit sagen können: "Das haben wir ausgegeben, das ist der Grund, das haben wir dafür bekommen."

Öffentliche Beschaffung neu denken

Keine dieser Herausforderungen ist überraschend. Sie spiegeln den Alltag vieler Menschen wider, die in der Beschaffung arbeiten. Was sich aber verändert, ist der wachsende Veränderungswille. Im gesamten Sektor besteht der klare gemeinsame Wunsch, über Behelfslösungen hinaus zu wachsen. Hin zu Systemen, die den Ambitionen der Rolle wirklich gerecht werden.

Beschaffungsprofis rufen nicht nach Abkürzungen. Sie wollen durchdachte Gestaltung: Plattformen, die intuitiv zu bedienen sind, Tools, die rechtlicher Prüfung standhalten, und digitale Lösungen, mit denen sich mit gleichen Ressourcen mehr erreichen lässt. Das sind keine Luxusforderungen. Das sind praktische Notwendigkeiten für einen Beruf, der operative und gesellschaftliche Verantwortung trägt.

Die Gespräche auf der diesjährigen SOI-Konferenz haben das deutlich gemacht. Neben der Anerkennung gemeinsamer Herausforderungen war auch eine starke gemeinsame Vision spürbar. Eine Vision von einer Beschaffung, die agiler, effektiver und besser ausgestattet ist, um langfristigen öffentlichen Mehrwert zu schaffen.

In diesem Kontext zeigten viele Besucherinnen und Besucher am Mercell-Stand auf der SOI großes Interesse an Mercell Tendering. Eine Plattform der nächsten Generation, gebaut für genau diese Anforderungen. Indem Mercell Tendering den gesamten Beschaffungszyklus verbindet, bietet sie eine geschmeidigere, einfachere Art zu arbeiten. Von der frühen Planung über die Ausschreibungserstellung bis zum Zuschlag und Lieferantenmanagement. Unnötige manuelle Schritte fallen weg, Prozesse werden schlanker, und Zeit wird frei. Damit Profis sich auf Ergebnisse konzentrieren können, nicht auf Administration.

Das ist mehr als eine Wunschliste. Es ist eine konkrete Vision davon, wie öffentliche Beschaffung zu einem stärkeren, sinnstiftenden Motor des Fortschritts werden kann.