Strateegiad pakkujate osaluse suurendamiseks: hankija juhend

Riigihanked on enamat kui pelgalt kulude kokkuhoidmise soov. Tegemist on pakkujatele konkurentsivõimelise keskkonna loomisega, mis soodustab innovatsiooni ja säilitab õigluse ning läbipaistvuse (tagades lõppkokkuvõttes maksumaksjate raha parima kasutamise).

Euroopa Kontrollikoja hiljutine tähelepanu suunamine heidab aga valgust murettekitavale muutusele: viimase kümne aasta jooksul on konkurentsieelis hankemenetlustes vähenenud.

Mida see tähendab? Me liigume üha lähemale olukorrale, kus lepingute nimel konkureerivad ühed ja samad kindlad näod - see peaks panema meid oma hankestrateegiaid uuesti läbi mõtlema.

Käesolevas artiklis tutvustame Euroopa Liidu aruande tulemusi, käsitleme murekohti, millega pakkujad silmitsi seisavad ja mis peamine, kirjeldame tegevusi, mida hankijad saavad teha, et taas elavdada pakkumiste konkurentsivõimet.

Selles artiklis:

•  Euroopa Kontrollkoja aruande analüüs
• Kuus pakkujate väljakutset riigihankel osalemisel
• Kuidas elavdada pakkujate kaasamist: strateegiline lähenemine hangetele

Euroopa Kontrollkoja aruande analüüs

Euroopa Kontrollkoja hiljutine Euroopa Liidu riigihangete aruanne heidab valgust viimase kümne aasta olulisematele trendidele.

Vaatame neid lähemalt:

1. Otseste pakkumiste kasvav trend

2021. aastal tehti 15,8% hangetest otsepakkumiste kaudu, mis näitab üleminekut eelkvalifitseeritud hankijate valimisele avatud pakkumismenetluste asemel. See meetod, mida nimetatakse "otselepinguks", peegeldab ostjate eelistust usaldusväärsete, spetsialiseerunud pakkujate suhtes, pannes suuremat rõhku pigem efektiivsusele ja väljakujunenud suhetele, kui laiematele konkureerivatele projektidele.

Otsepakkumised ja avatud hankemenetlused on säilitanud turul püsiva tasakaalu. Selline järjepidev strateegia piirab pakkujate hulka, mis võib potentsiaalselt viia väiksema arvu pakkumuste  esitamiseni. See omakorda mõjutab otseselt avalike hangete mitmekesisust ja konkurentsivõimet. Huvitaval kombel näitavad Kontrollikoja andmed, et otselepingute määr on alates 2011. aastast püsinud pidevalt 17,5% juures, mis näitab, et selline riigihanke meetod on püsiv.

 

2. Ühekordsete hankemenetluste arvu suurenemine

Ajavahemikul 2011-2021 suurenes ainult ühe pakkumisega menetluste osakaal 23,5%-lt 41,8%-le.

See viitab hankijate atraktiivsuse vähenemisele. Teisisõnu, see toob kaasa väiksema arvu konkurentsivõimelisi pakkumusi ja mõnel juhul kaotab selle täielikult. Selle tulemuseks on väiksem valikuvõimalus ja potentsiaalselt suuremad kulud avaliku sektori jaoks.

 

3. Pakkujate arvu vähenemine

Pakkujate keskmine arv ühe hankemenetluse kohta on järsult vähenenud - 5,7-lt 3,2-le.

Mis on selle tagajärg? Konkurentsi piiramine mõjutab oluliselt B2G riigihangete turu toimimist, mis toob kaasa väiksema arvu pakkujaid.

See muutus võib avaldada turule püsivat mõju, sest uute pakkujate sisenemine ja koostöö avaliku sektoriga muutub raskemaks, mis võib mõjutada riigihanke lepingute kvaliteeti ja hinda.

 

4. Piirkondade ja sektorite erinevus

Aruandest selgub, et konkurentsitasemed on erinevad, näiteks ehitussektorites on konkurents suurem, samas kui tervishoiuteenuste ja transpordi puhul piirdub pakkumiste arv ühega.

Seega on konkurentsi suurendamiseks vaja rohkem sektorispetsiifilisi hankestrateegiaid.

 

5. Piiriülesed hanked on vähem kättesaadavad

Vaid 5% lepingutest on sõlmitud piiriüleste otsepakkumiste kaudu. Suurem piiriüleste pakkujate osalus annaks aga võimaluse suuremaks kulude kokkuhoiuks.

 

6. Pakkujate väljakutsed riigihangetel osalemisel

Riigihangete valdkonna uurimine toob pakkujate jaoks kaasa suuri väljakutseid, eelkõige kõrgete sisenemisnõuete tõttu, mis takistavad väiksematel ettevõtetel riigihankelepingutele ligi pääseda.
Need probleemid takistavad pakkujaid osalemast ning pärsivad ka turu konkurentsi ja innovatsiooni.

Kuus põhilist pakkujate väljakutset riigihankel osalemisel:

1. Navigeerimine keerulistes hankeprotsessides

Keerulise hankemenetluse tõttu avaliku sektori hanketurul, seisavad paljud väikesed ja keskmise suurusega ettevõtjad (VKEd) silmitsi kõrgete osalemisnõuete ja märkimisväärsete kuludega.

Keeruline paberimajandus ja ranged halduskriteeriumid võivad väiksematele ettevõtetele käia lihtsalt üle jõu, mille tõttu ei hakka nad isegi proovima.

ELi aruandes tuuakse esile oluline probleem: lepingu sõlmimise  otsustamiseks kuluv aeg on märkimisväärselt pikenenud, 62,5 päevalt 2011. aastal 96,4 päevani 2021. aastal. Sinna sisse ei ole isegi arvestatud aega, mis kulub kaebuste menetlemisele.

Selline pikk menetlusprotsess suurendab märkimisväärselt pakkumistega seotud töökoormust ja stressi, eriti väiksemate ettevõtete jaoks. Asi ei ole ainult täiendavas paberimajanduses, vaid ka ebakindluses ja rahalises surves, mis mõjutab väiksemaid ettevõtteid ebaproportsionaalselt suurel määral.

2. Kõrgetele sertifitseerimisstandarditele vastamine

Paljud lepingud nõuavad pakkujatelt konkreetsete sertifikaatide olemasolu või kõrgetele tööstusnormidele vastavust, mille omandamine võib väikeettevõtete jaoks olla väga kulukas ja aeganõudev, piirates seeläbi nende turulepääsu.

3. Info kättesaamine

Väiksemate ettevõtete jaoks on suureks takistuseks ka see, et nad lihtsalt ei ole teadlikud olemasolevatest hankevõimalustest. Selline teabe ebavõrdsus soosib suuremaid ettevõtteid, kellel on rohkem ressursse nende võimaluste leidmiseks.

4. Piiratud ressurssidega töötamine

Pakkumiste ettevalmistamine, turu-uuringute läbiviimine ja nõuetele vastavuse täitmine võib väiksematele ettevõtetele piiratud finants- ja inimressurside tõttu osutuda liiga keeruliseks. Teisisõnu, on neil keeruline püsida konkurentsis suuremate ettevõtetega.

5. Kogemuse puudumine

Väiksema kogemusega väikeettevõtetel võib olla keeruline mõista hankemenetluste üksikasju, õigesti hinnata riske ja pidada läbirääkimisi hangete tingimuste üle. See seab nad kohe alguses ebasoodsasse olukorda. 

6. Lünklik kommunikatsioon

Lõpetuseks võib avaliku sektori ostjate ja pakkujate vaheline puudulik kommunikatsioon viia selleni, et väiksematel ettevõtetel puudub hankekriteeriumide täitmiseks vajalik teave.

Kuidas elavdada pakkujate kaasamist: strateegiline lähenemine hangetele

 

Pakkujate kaasamise parandamine riigihangete keerulises maailmas eeldab väliste turujõudude ja ettevõttesisese dünaamika mõistmist.

Seepärast on hanketöötajatel oluline juhtida ja ühtlustada oma tegevust sisemiste huvipooltega.

Miks? Sest selline kooskõlastamine tagab, et hankestrateegiaid mitte ainult ei mõisteta organisatsioonis, vaid neid ka toetatakse täielikult.

Hankemenetluse juhtimine suunas, mis keskendub konkurentsi edendamisele, pakkujate efektiivsele juhtimisele ja funktsionaalsete nõuete valimisele tehniliste nõuete asemel, on siinkohal võtmetähtsusega.

Kuidas saavad hankekorraldajad mõjutada ja ühtlustada sisemisi huvigruppe, et saavutada paremaid tulemusi?

 

Hankijatel on oluline roll, kus nad peavad toime tulema nii organisatsioonivälise kui ka -sisese survega. Üldine probleem on ka hangete vähene mõistmine meeskondade üleselt ettevõttes sees.

Selle väljakutse ületamine hõlmab:

1. Konkurentsi tähtsuse rõhutamist: oluline on näidata ettevõttesisestele osapooltele, miks konkurentsivõimeline pakkujate turg on parima hanke tulemuseks hädavajalik.
2. Keskendumist pakkujate juhtimisele: see tähendab ettevõttesiseste meeskondade arusaama suurendamist, kui oluline on kasulike suhete loomiseks tugev pakkujate juhtimine.
3. Funktsionaalsete nõuete prioritiseerimist: jäikade tehniliste spetsifikatsioonide asemel tuleks rõhutada pakkumiste vastavust ärieesmärkidele ja paindlikkusele:

1. • Parem üldine äritegevuse ühtlustamine: funktsionaalsed nõuded aitavad hangetel toetada üldisi ärilisi eesmärke, parandada kootööd pakkujatega ja suurendada kuluefektiivsust.

   • Selge kommunikatsiooni kasutuselevõtt: vajaduste kirjeldamine lihtsas keeles aitab kõigil asjaosalistel mõista projekti eesmärke, vähendades lõhet tehniliste ja mittetehniliste huvirühmade vahel.

   • Paindlikkus ja kohanemisvõime: keskendumine sellele, mida on vaja hetkel saavutada, võimaldab ärivajaduste kasvades lihtsamaid muudatusi teha.

   • Pakkujate hindamine: funktsionaalsetest vajadustest alustamine hankijate valikul tagab, et ennetehnilistesse eripäradesse süvenemist, oleks kindel, et lahendused vastaksid eelkõige peamiste nõudmiste täitmisele.

   • Proaktiivne suhtlemine: hangete varajase väljakuulutamise tähtsuse rõhutamine võib valmistada ette nii turgu kui ka sisemisi meeskondi, parandades läbipaistvust ja teavitustegevust.

Strateegiad hangete parandamiseks: ettevõtte ja turu vajaduste kooskõlastamine

Hanked ei ole üksnes ostmine ja müümine, vaid see on ka osakondade suuremate probleemide adresseerimine.

See on osakondade suunamine, et nad näeksid konkurentsis väärtust, juhiksid pakkujaid õigesti ja seaksid praktilised vajadused kõrgemale tehnilistest üksikasjadest. Eesmärk on luua hankemenetlus, mis ei ole mitte ainult konkurentsivõimeline, vaid vastab ka osakondade strateegilistele eesmärkidele.

Seega on oluline hoida tervislikku konkurentsi kogu hankeprotsessi vältel, eriti pakkumiste ettevalmistamisel:

1. Taga avatud ja varajane teabevahetus, et muuta hankemenetlus võimalikele pakkujatele selgemaks.
2. Teosta põhjalikke turu-uuringuid ja teavitustöid, et mõista pakkujate võrgustikku ja luua nendega kontakte.
3. Kohanda lepinguvõimalusi nii, et need sobiksid rohkematele pakkujatele, alates väikeettevõtetest kuni suuremate tegijateni. See aitab suurendada uuenduslikumate ja mitmekülgsemate pakkumiste osalust.
4. Hoia hindamiskriteeriumid õiglase ja objektiivsena ning anna konstruktiivset tagasisidet, et aidata parandada tulevaste pakkumiste kvaliteeti

Nendele strateegiatele keskendudes saavad hangete korraldajad luua paindliku, kaasava ja uuendusliku hankesüsteemi, mis toetab nii organisatsiooni pikaajalisi eesmärke kui ka selle erinevate osapoolte huve.

Kokkuvõte

Kui me navigeerime riigihangete areneval maastikul, on selge, et peame aeg ajalt tegema strateegiates kannapöörde. 
Sisemiste huvirühmade ootusi arvesse võttes ja keskendudes olulistele küsimustele, nagu konkurents, praktilised vajadused ja turu varajane kaasamine, saavad hankijad muuta kaupade ja teenuste ostmise protsessi palju paindlikumaks ja atraktiivsemaks.
Selline lähenemisviis ei käsitle mitte ainult mis tahes otseseid ärinõudeid - vaid valmistab organisatsioone ka ette paindlikul, kiiresti areneval turul suurema edu saavutamiseks. Selle muutuse prioriteediks seadmine tähendab, et me loome riigihangetes elava, õiglase ja läbipaistva keskkonna.