Koos on lihtsam võita: hankemeeskondade tugevus avalikus sektoris

Avaliku sektori pakkujana oled sa tõenäoliselt kokku puutunud hankemeeskonna mõistega. Kuid mis see täpsemalt on ja kas see on midagi, mida sinu organisatsioon peaks kaaluma? Pöördusime meie, enam kui 30-aastase kogemusega, asepresidendi Daniel Simonssoni poole, et selgitada hankemeeskonna olemasolu tähtsust avalikus sektoris.

Daniel annab ülevaate, kuidas hankemeeskond võib parandada sinu pakkumusstrateegiat, mis aitab sul paremini otsustada, kas see võib olla sinu organisatsiooni jaoks kasulik.

 

Selles artiklis: 

• Pakkumuste esitamise erinevus avalikus sektoris ja erasektoris

• Miks peaksid kaaluma osalemist avaliku sektori hankes?

• Kuidas alustada pakkumuste esitamist avalikus sektoris?

• Hankemeeskonna 3 peamist eelist

• Miks on kindel rollijaotus hankemeeskonnas oluline? 

• Võiduka meeskonna loomine

• Edu peitub meeskonnatöös ja sinu hankemeeskond on selle võti

• Kõik üksikasjad peavad olema korras

• Soovitus eksperdilt: alusta varakult ja ole proaktiivne

• Kas hankemeeskonnad on VKEde jaoks vajalikud? 

• Mercelli kasu pakkujale

 

Pakkumuste esitamise erinevus avalikus sektoris ja erasektoris

Pakkumuste esitamine avalikus sektoris erineb oluliselt erasektori pakkumustest. Avalikus sektoris kehtivad rangemad reeglid. Daniel: „Erasektoris võid sa lihtsalt ostjaga pidada läbirääkimisi telefoni või e-posti teel. Avalikus sektoris ei ole see võimalik.“ 

Avalikus sektoris on palju reegleid. Isegi väikseimad vead võivad hiljem saada saatuslikuks. „Unustasid pakkumuse manusega lisada? Erasektoris võid sa lihtsalt saata vabandava e-kirja, kuhu lisad pakkumuse hiljem juurde, kuid avalikus sektoris oleks selline tegu juba probleemiks.

“Avalikus sektoris võib selline näide tähendada, et sa ei saa üldse osaleda,“ mainib Daniel. 

Tänapäeval on pakkumuste esitamine kõik elektrooniline. Pakkumuste haldamise keskkonnad, nagu näiteks Mercell, toetavad ja suunavad sind kogu protsessi vältel, aidates sul hõlpsasti täita kõiki olulisi punkte. „Kui oled kogemata jätnud mõne kohustusliku nõude täitmata, annab Mercelli keskkond sulle sellest märku,“ selgitab Daniel.

 

Miks peaksid kaaluma osalemist avaliku sektori hankes?

Avalikus sektoris ettevõtlusega tegelemine võib olla väga tasuv ja stabiilne. ELis ostetakse kaupu ja teenuseid hinnanguliselt umbes 2 triljoni euro väärtuses. Daniel: „Avalikud asutused ei lähe pankrotti. See tähendab, et see on väga stabiilne ja tasuv äri. Kui oled lepingu võitnud, võid väga pikalt stabiilset tulu teenida.“ 

Kuna kõik on avalik, on kogu dokumentatsioon sulle kättesaadav. „Teoreetiliselt võid küsida konkureerivate pakkujate esitatud pakkumusi. Erasektoris on konkurentide pakkumusi pea võimatu kätte saada,“ nendib Daniel.

 

Kuidas alustada pakkumuste esitamist avalikus sektoris?

Avalik sektor on täis põnevaid ärivõimalusi. Valitsused ja avalik-õiguslikud asutused otsivad pidevalt tooteid ja teenuseid, mis võivad viia pikaajaliste ja usaldusväärsete koostöödeni. Nende lepingute võitmine nõuab siiski mõningaid jõupingutusi ja arukas on kaasata omale partnereid. Selle asemel, et ise pakkumusi koostada, võta appi spetsiaalne hankemeeskond.

See koosneb tavaliselt kolmest kuni kuuest sinu organisatsiooni liikmest või väliseksperdist. Just nemad on sinu võiduka pakkumuse loomise võti. Meeskonna ühise jõupingutusega tõstad oma pakkumuste kvaliteeti ja võimet hallata samaaegselt mitut erinevat hanget. „Kui tööjaotus on kindel ja iga liige saab keskenduda just oma spetsialiteedile, suureneb nii töö kvaliteet kui ka tulemused,“ ütleb Daniel. 

 

Hankemeeskonna 3 peamist eelist

Spetsialiseerunud hankemeeskonnaga saad oma võiduprotsenti suurendada enam kui 51% võrra. Samuti aitab see sul:  

1. Optimeerida ressursse

Kaasates vajalike teadmistega inimesed, ühtlustub pakkumuste loomise protsess, mis tagab ressursside efektiivsema kasutamise ja tähtaegadest kinnipidamise.

2. Minimeerida riske

Tänu ekspertteadmistele ja ennetavale lähenemisviisile tuvastad võimalikud riskid juba varakult, mis parandab oluliselt sinu eduvõimalusi. 

3. Parandada pakkumuste kvaliteeti

Tugev hankemeeskond tagab, et ka sinu pakkumused on tipptasemel, vastavad kõigile kohustuslikele nõuetele ja toovad esile sinu organisatsiooni tugevused.

Miks on kindel rollijaotus hankemeeskonnas oluline?

Hankemeeskonna struktuur mõjutab otseselt hanke tulemusi. Pakkumuste haldamise keskkonnad, nagu Mercell, aitavad sul paremini oma meeskonnaliikmeid  juhtida, andes neile vajaliku keskkonna, et nad saaksid pakkumuse kallal ühiselt töötada. Selgelt määratletud rollide ja struktuuriga saad tagada sujuva suhtluse ja kindlalt ära jaotada vastutuse, mis omakorda suurendab meeskonna potentsiaali toota võitvat pakkumust.

 

Võiduka meeskonna loomine

Milline peab hankemeeskond olema? Danieli sõnul peaks hankemeeskonna koosseisu kuuluma vähemalt üks projektijuht, juriidiline nõustaja, pakkumuse koostaja ja kinnitaja.

1. Projektijuht

Hankemeeskonna loomiseks peaks sul olema projektijuht teisisõnu hankemenetleja. Tema vastutab muu hulgas hankijaga peetava dialoogi eest ja pakkumuse õigeaegse esitamise eest. „Teised meeskonnaliikmed võivad olla abiks tegeliku sisu kirjutamisel või erinevate nõuete täitmisel,“ mainib Daniel ja lisab: „projektijuht omab aga pakkumusprotsessist terviklikku ülevaadet.“ 

2. Juriidiline nõustaja

On oluline, et hankemeeskonda kuuluks ka juriidiliste teadmistega meeskonnaliige.  „Välise juristiga on kõiki juriidilisi riske läbi käia palju tülikam,“ ütleb Daniel. Tiimisisene jurist lihtsustab oluliselt tööde kulgu.

3. Pakkumuste kinnitaja

See isik võtab vastutuse esitatud hindade eest ja jälgib, et kõik lepingus leiduvad riskid oleksid maandatud. Väiksemates organisatsioonides võib seda rolli täita näiteks ettevõtte tegevjuht või finantsjuht.

4. Pakkumuse koostaja

Väga oluline roll kogu pakkumuse koostamisel on inimesel, kes selle kõik lõpuks kokku paneb. Antud rolli puhul on oluline, et ta tunneks hästi ettevõtte tugevusi ning oskaks seda kirjalikult ka edasi anda. Ta ei koosta mitte ainult pakkumust, vaid ta peab suutma seda teha silmapaistvalt, veenvalt ja selge sõnumiga, et võit just teie organisatsioonile tuua. 

 

Edu peitub meeskonnatöös ja sinu hankemeeskond on selle võti

Hankemeeskonna tugevus seisneb koostöös. Seda toetab kindel juhtimine, selge kommunikatsioon ning kindlaksmääratud rollid ja ülesanded. Mercelli hankekeskkond saab tagada selle, et terve tiim on ühtses infovoos.

„Palju lihtsam on teha koostööd ühel platvormil, et vältida erinevate versioonide edasi-tagasi põrgatamist. Kui kõik tiimiliikmed ja andmed ei ole ühes kohas, võib see muutuda väga keeruliseks inimesele, kes peab kõik info ja dokumendid lõpuks kokku panema. Kui kogu info ja dokumendid on ühel platvormil, muudab see kogu töö palju lihtsamaks ja efektiivsemaks," selgitab Daniel. 

 

Kõik üksikasjad peavad olema korras

Mis on kõige olulisem hankemeeskonna puhul? Kindlasti see, et sa ei ole üksi, vaid sul on pühendunud ekspertidest koosnev meeskond, kes tagab, et pakkumus oleks tipptasemel.

Daniel: „Ei ole vahet, kui ilus teie pakkumus on, kui sealt on puudu olulised detailid, võib hanke võita keegi teine. Usu, ka hankija ei ole õnnelik, kui peab pakkujale ära ütlema vea tõttu, mida oleks võinud kergesti vältida. Meie kogemused näitavad, et hankemeeskonnaga on sellised apsakad vähem tõenäolisemad." 

Võit on kahepoolne. Hankija saab kvaliteetsema pakkumuse ja pakkuja saab soovitud koostöö.

 

Soovitus eksperdilt: alusta varakult ja ole proaktiivne

Üks peamine viga, mida paljud pakkujad teevad on see, et pakkumuse koostamisega alustatakse liiga hilja. „Me näeme, et paljud pakkujad esitavad oma pakkumused viimastel tundidel või isegi minutitel,“ ütleb Daniel.

Alati on parem alustada pakkumuste kirjutamisega varakult. Nii on sul aega kõik põhjalikult üle vaadata ja vajadusel küsida juurde vajalikke detaile. 

Uute võimaluste leidmisel on alati parem ise olla proaktiivsem, kui pelgalt oodata nende ilmumist. „Hea võimalus selleks on kasutada näiteks Mercelli keskkonda. Sa saad seadistada omale teavitused, mis annavad sulle aegsasti märku, kui mõne hankija olemasolevad hankelepingud hakkavad lõppema. See on aga suurepäraseks võimaluseks, et alustada vestlust uue potentsiaalse kliendiga,“ selgitab Daniel. Selline lähenemine võib anda sulle korraliku edumaa konkurentide ees.

 

Kas hankemeeskonnad on VKEde jaoks vajalikud?

Daniel sõnul ei pruugi kõik pakkujad olla alati suurettevõtted. Paljud neist on väikeste kollektiivide või lausa ainult ühe töötajaga ettevõtted. 

Paratamatult tekib küsimus, kas hankemeeskonna moodustamine on siinkohal üldse kasumlik? Lühike vastus on: Absoluutselt!

„Oma töö hindamiseks on palju võimalusi,“ ütleb Daniel. Võtmetähtsusega on hea pakkumuste haldamise keskkond, näiteks nagu Mercell. Oluline on, et saaksid oma tööd hinnata ja et su pakkumust vaataks üle mitu silmapaari. „Soovitan kontrollnimekirja tegevustest, mis kindlasti peab enne pakkumuse esitamist tehtud saama. Süvene detailidesse, et aru saada, mida täpsemalt hankes osalemiseks esitama peab,“ ütleb Daniel. Ja hea asi on, et Mercelli keskkonda kasutades ei pea sa hankeprotsessi kaasama ainult oma ettevõtte tiimiliikmeid. Väikese või keskmise suurusega pakkujana (VKEna) võid kutsuda omale tiimi abi ka väljast. See võib olla juriidiline konsultant või keegi, kes vaatab läbi ja lihtsalt kontrollib, et kõik oleks täidetud ja korrektne. Samuti võid kaasata ka kedagi, kes lihtsalt saaks anda oma perspektiivi sinu tööle. 

 

Mercelli kasu pakkujale

Mercell toetab sind ja sinu hankemeeskonda igal sammul kogu pakkumuse esitamise protsessi vältel. 

Meie platvormi kasutades saad kogeda, kui sujuvaks ja mugavaks teeb see töö sinu hankemeeskonna liikmete vahel. Määra oma meeskonnaliikmetele rollid ja ülesanded ning jaota tööülesanded ära. 

Teavitussüsteemi abiga, ei jää sinu tiimil ükski oluline tähtaeg kahe silma vahele ning tiim saab rahulikult keskenduda oma ülesannetele. Saad väga mugavalt hankijaga otse suhelda ning samuti hallata kogu teie dokumentatsiooni ajalugu. See on just see, mida vajad tipptasemel pakkumuste esitamiseks ja lepingusõlmimise võimaluste suurendamiseks.