Viisi tapaa parantaa sopimustenhallintaa julkisella sektorilla

Julkiset hankintatiimit käsittelevät päivittäin miljoonien eurojen edestä sopimuksia, joita koskevat tiukat lainsäädännölliset vaatimukset, toimittajien velvoitteet ja uusimiseen liittyvät määräajat. Tästä huolimatta monet tiimit luottavat edelleen perinteisiin laskentataulukoihin ja manuaaliseen seurantaan, mikä johtaa määräaikojen ylittymiseen, vaatimustenmukaisuusriskeihin ja taloudellisiin tappioihin. 

Tehokas sopimustenhallinta ei ole pelkästään hallinnollinen tehtävä, vaan avain parempiin toimittajasuhteisiin, kustannussäästöihin ja säädöstenmukaisuuteen. Ilman sopivia työkaluja on vaikeaa pysyä ajan tasalla sopimusten ehdoista, uusimisista ja vaatimuksista. 

Mercell tarjoaa hankinta-alan ammattilaisille keskitetyn ja automatisoidun ratkaisun, jonka avulla voidaan sujuvoittaa työnkulkuja, varmistaa vaatimustenmukaisuus sekä muuttaa sopimustenhallinta reaktiivisesta taakasta ennakoivaksi strategiaksi. 

Lue blogistamme, miten Mercell tekee sopimustenhallinnasta helpompaa, älykkäämpää ja tehokkaampaa. 

 

1. Yhdenmukaisia sopimuksia nopeasti mallien avulla

Standardoimaton sopimustenhallinta voi olla aikaa vievä ja tehoton prosessi, joka altistaa myös juridisille riskeille. Sopimusten luomiseen alusta asti tuhlautuu suuri määrä työtunteja, ja epäjohdonmukaisuudet voivat heikentää vaatimustenmukaisuutta. Jokainen manuaalisesti luotu sopimus lisää virheiden, viivästysten ja resurssien tuhlaamisen mahdollisuutta. 

Mercellin standardoitujen ja juridisesti pätevien mallien avulla hankintatiimit voivat luoda sopimuksia nopeasti, johdonmukaisesti ja luottavaisin mielin. Ei turhaa epävarmuutta säädöksistä, vaatimuksista tai ehdoista – standardoidut ja vaatimustenmukaiset sopimukset vähentävät riskejä ja säästävät arvokasta aikaa.

Julkisen sektorin tilaajien kannalta tämä tarkoittaa, että sopimukset ovat aina hankintalainsäädännön ja sisäisten käytäntöjen mukaisia. Hankintapäälliköt voivat luottaa siihen, että tiimit noudattavat yhdenmukaisia ja luotettavia prosesseja, ja sopimusten valvojat puolestaan saavat selkeän yleiskuvan sopimusten laadusta ja sisällöstä. 

 

2. Järjestelmällinen hallinta ja turvallinen tallennus

Sopimusten katoaminen, loputon sähköpostien etsiminen ja sekavat tallennuskäytännöt muodostavat todellisen riskin – ja aiheuttavat lisäksi turhauttavaa päänvaivaa. Arvokasta aikaa tuhlaantuu, jos hankintatiimit joutuvat etsimään tärkeää tietoa ja sopimuksia sähköpostin uumenista tai ulkoisilta kovalevyiltä. Tämä voi johtaa siihen, että määräajat ylittyvät, sopimukset katoavat ja vaatimustenmukaisuus vaarantuu. 

Mercellin ratkaisussa kaikki sopimukset tallentuvat keskitettyyn, turvalliseen ja järjestelmälliseen digiarkistoon, johon valtuutettujen käyttäjien on helppo päästä käsiksi. Sekavan ja aikaa vievän etsimisen sijaan hankintatiimit voivat suodattaa ja hakea sopimuksia avainsanojen, sopimusnumeroiden, toimittajien tai kategorioiden perusteella. 

Tilaajien ja sopimusten valvojien kannalta hyödyt ovat kiistattomat: tiedot löytyvät nopeammin, läpinäkyvyys paranee ja toimittajien arviointiin ja neuvotteluihin valmistautumiseen liittyvä päätöksenteko helpottuu. 

 

3. Automaattiset muistutukset ja sopimusten seuranta

Kun hallinnoitavia sopimuksia on paljon, sopimusten uusiminen usein unohtuu. Toimittajan suorituskyvyn valvomatta jättäminen taas lisää huonon palvelun riskiä, ja kriittisten hintamuutosten huomioimatta jääminen vaikuttaa budjetteihin. Entä jos sinun ei enää koskaan tarvitsisi huolehtia sopimuksen määräajan umpeutumisesta? 

Mercellin ratkaisussa käyttäjät voivat asettaa automaattisia muistutuksia esimerkiksi seuraavista: 

• tulevat sopimusten uusinnat

• indeksi- ja hintatarkistukset

• toimittajan suorituskyvyn ja sopimusehtojen noudattamisen seuranta

• uusia hankintoja koskevien sopimusten arviointi.

Muistutukset lähetetään automaattisesti sähköpostilla oikeille sidosryhmille, jotta tärkeät määräajat eivät unohdu. Tämän ansiosta sopimusten valvojat voivat hallita riskejä ja kustannuksia ennakoivasti ja päälliköt voivat luottaa siihen, että sopimuksia seurataan järjestelmällisesti ja tehokkaasti. 

 

4. Tiedot ja raportointi tukevat päätöksentekoa

Toimittajiin ja hankintoihin liittyvät päätökset edellyttävät tarkkaa tietoa. Kuinka moni sopimus on voimassa ja kuinka moni purettu? Ovatko toimittajat täyttäneet velvoitteensa? Ovatko kustannukset pysyneet sopimuksen rajojen puitteissa? Ilman tarkkaa tietoa hankintatiimit eivät välttämättä huomaa vaatimustenmukaisuutta uhkaavia riskejä tai potentiaalisia säästömahdollisuuksia. 

Mercellin ratkaisussa kaikki tärkeät tiedot ovat saatavilla samassa paikassa. Mukautettavien raporttien ja ajantasaisten tietojen ansiosta päälliköt ja sopimusten valvojat saavat täydellisen yleiskatsauksen sopimusten tilasta ja kustannuksista sekä toimittajien suorituskyvystä.

Seuraavat tiedot ovat alustalla helposti saatavilla:

• voimassa olevien ja purettujen sopimusten määrä

• kulutus verrattuna sopimuksessa määriteltyyn enimmäismäärään 

• toimittajan suoriutuminen ja sopimusehtojen noudattaminen

• kestävyys- ja ympäristövaatimuksia sisältävien sopimusten määrä. 

Nämä tiedot tarjoavat hyvän perustan päätöksille, jotka liittyvät hankintojen optimointiin, kustannussäästöjen tunnistamiseen ja sopimusten sovittamiseen pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteisiin. 

 

5. Kattavaa ja läpinäkyvää sopimustenhallintaa

Ilman toimivaa järjestelmää on haastavaa seurata, kuka sopimuksen on laatinut, arvioinut ja hyväksynyt – ja millaisia muutoksia siihen on ajan mittaan tehty. Tällainen läpinäkyvyyden puute johtaa usein viestinnällisiin, hallinnollisiin ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviin ongelmiin. 

Mercellin ratkaisussa sopimustenhallinta on selkeää ja järjestelmällistä. Sopimuksen laatiminen, arviointi ja hyväksyntä tallentuu selkeään kirjausketjuun, mikä varmistaa muokkausten jäljitettävyyden ja läpinäkyvyyden. Jokaisesta toiminnosta jää merkintä, mikä vähentää epävarmuutta ja helpottaa vaatimustenmukaisuuden noudattamista. 

Lisäksi Mercellin ratkaisun rooleihin perustuvat käyttöoikeudet takaavat sopivan hallinnan tason eri käyttäjille: päälliköt näkevät kaikki sopimukset, tilaajat voivat neuvotella ja viestiä toimittajien kanssa, ja sopimusten valvojat pääsevät käsiksi talousraportteihin ja sopimusten seuranta-asiakirjoihin. 

 

Yhteenveto: Siirtyminen ennakoivaan sopimustenhallintaan

Sopimustenhallinta ei saa juuttua tehottomuuden kierteeseen. Tehokkaan sopimustenhallinnan kustannusten miettimisen sijaan kannattaa pohtia, kuinka paljon hankintatiimisi nykyinen reaktiivinen lähestymistapa tulee maksamaan. Jokainen uusimatta jäänyt sopimus, hukattu asiakirja tai sopimuksen valvonnan pettäminen on seurausta siitä, että ongelmiin vain reagoidaan sen sijaan, että niitä pyrittäisiin ehkäisemään. 

Mercellin avulla hankintatiimit voivat siirtyä reaktiivisesta sopimustenhallinnasta ennakoivaan lähestymistapaan. Ratkaisumme jäsennellyt työnkulut, turvallinen tallennustila, automaattiset muistutukset ja reaaliaikaiset tiedot auttavat organisaatioita parantamaan ennakointia ja valvontaa ja sitä kautta sopimusten strategista hallintaa. Avullamme hankintapäälliköt, tilaajat ja sopimusten valvojat voivat ennakoida haasteita, vähentää riskejä ja lisätä tehokkuutta – ja sitä kautta muuttaa sopimustenhallinnan hallinnollisesta taakasta lisäarvoa tuottavaksi toiminnaksi.