Julkisiin ostajiin kohdistuu kasvava paine saada aikaan enemmän vähemmällä: rajallisia budjetteja venytetään samalla kun hinnat nousevat eri sektoreilla. Samaan aikaan heidän odotetaan täyttävän laajempia poliittisia tavoitteita liittyen esimerkiksi kestävään kehitykseen, paikalliseen kasvuun ja avoimuuteen veronmaksajien rahojen käytössä.

Hankintoja pidetään yhä useammin strategisena julkisen arvon luojana. Se, miten julkiset organisaatiot ostavat nyt, vaikuttaa suoraan taloudelliseen kantokykyyn, ympäristövaikutuksiin ja kansalaisten luottamukseen.

Vastatakseen tähän yhä useammat hankinta-alan ammattilaiset etsivät uusia menetelmiä ja työkaluja kilpailun tehostamiseksi. Yksi näistä työkaluista on sähköinen huutokauppa (e-huutokauppa), jäsennelty digitaalinen prosessi, jossa toimittajat kilpailevat reaaliajassa määritellyin ehdoin.

Sähköiset huutokaupat eivät ole uusi keksintö, mutta niiden käyttö on tähän mennessä ollut rajallista. Tämä on tosin muuttumassa joillakin markkinoilla, sillä sähköiset huutokaupat voivat olla keino vahvistaa kilpailua, houkutella lisää toimittajia ja tehdä hankintaprosesseista reilumpia ja läpinäkyvämpiä.

 

Mitä sähköiset huutokaupat ovat?

Sähköinen huutokauppa on digitaalinen hankintamenetelmä, jossa ennalta hyväksytyt toimittajat kilpailevat reaaliajassa sopimuksen voittamisesta. Se pohjautuu perinteiseen tarjouskilpailuun, mutta korvaa staattiset, kertaluonteiset tarjoukset reaaliaikaisella tarjousvaiheella, joka käydään ennalta määritellyn ajan ja selkeiden sääntöjen puitteissa.

Suurin ero moniin perinteisiin tarjousmenettelyihin verrattuna on näkyvyys: sähköisessä huutokaupassa toimittajat näkevät sijoituksensa tai asemansa kilpailun aikana, ja ostajat voivat seurata tarjousten kehittymistä. Tämä reaaliaikainen vuorovaikutus vähentää epävarmuutta ja antaa molemmille osapuolille selkeämmän kuvan siitä, mitä markkina voi tarjota samoilla ehdoilla.

Sähköisiä huutokauppoja on useita eri muotoja, mutta yleisin on käänteinen huutokauppa. Tässä mallissa toimittajat kilpailevat alentamalla hintojaan asteittain reaaliajassa tapahtuman aikana. Kaikki laatu- ja tekniset vaatimukset määritellään etukäteen, joten ainoaksi muuttujaksi jää hinta. Tämä toimii parhaiten selkeästi määritellyissä tavara- tai palveluhankinnoissa, joissa on useita kykeneviä toimittajia – kuten IT-laitteiden, polttoaineiden tai siivouspalvelujen kohdalla. Tavoitteena on löytää alhaisin hyväksyttävä hinta reilun ja läpinäkyvän kilpailun kautta.

Toinen lähestymistapa on useamman muuttujan sähköinen huutokauppa, jossa tarjouksiin sisältyy muitakin tekijöitä kuin hinta. Tässä muodossa toimittajat voivat kilpailla esimerkiksi toimitusajalla, palvelutasolla, vastuullisuudella tai muilla suorituskykykriteereillä. Tämä lähestymistapa on linjassa EU:n kokonaistaloudellisen edullisuuden periaatteen (MEAT) kanssa, joka sallii hankintapäätösten perustuvan parhaaseen arvoon pelkän alhaisimman hinnan sijaan. Se heijastelee kehitystä, jossa monet julkiset ostajat ovat alkaneet tasapainottaa kustannuksia, laatua ja poliittisia tavoitteita, kuten kestävyyttä tai innovaatioita, yhden jäsennellyn prosessin sisällä.

On tärkeää muistaa, että sähköiset huutokaupat eivät ole oikotie säästöihin tai korvike hyville hankintakäytännöille. Sähköinen huutokauppa on jäsennelty tapa tehdä kilpailusta näkyvää ja mitattavaa, jotta ostajat näkevät, miten toimittajat reagoivat reaaliajassa, ja voivat siten perustaa päätöksensä todelliseen kilpailuun erillisten tarjousten sijaan.

 

Hinnan lisäksi lisäarvoa

Sähköisten huutokauppojen arvokkain anti näkyy usein vasta tapahtuman jälkeen. Koska tarjoustiedot tallentuvat reaaliaikaisesti, ostajat saavat selkeämmän kuvan toimittajien käyttäytymisestä, hintakehityksestä ja markkinakapasiteetista. Tämä tieto voi ohjata tulevia kilpailutuksia, hankintakategorioiden strategioita ja toimittajayhteistyötä.

Hyvin toteutetut sähköiset huutokaupat myös rakentavat luottamusta ajan mittaan. Tarjousten ja tulosten jäljitettävä dokumentaatio antaa hankintatiimeille vahvan perustan päätöksenteolle, vähentää kiistoja ja lisää luottamusta sekä ostajien että toimittajien keskuudessa.

Kun mukaan otetaan myös kestävyys- tai yhteiskuntavastuukriteerejä, voidaan datan avulla nähdä, mitä markkina todellisuudessa kykenee budjetin puitteissa  tuottamaan. Arvailun sijaan ostajat näkevät, mitkä ympäristö- tai sosiaaliset vaatimukset synnyttävät todellista kilpailua, ja voivat säätää strategiaansa sen mukaisesti.

Tällä tavoin käytettynä sähköinen huutokauppa toimii palautemekanismina, joka auttaa julkisia ostajia suunnittelemaan paremmin, oppimaan nopeammin ja tekemään päätöksiä, jotka kestävät julkisen tarkastelun.

 

Oppeja Suomesta ja Isosta-Britanniasta: näyttöä kilpailusta ja säästöistä

Suomi tarjoaa vahvan esimerkin siitä, miten sähköiset huutokaupat voivat toimia käytännössä. Julkiset ostajat ovat testanneet eri toteutusmuotoja ja keränneet aitoa dataa niiden vaikutuksista.

14 organisaation järjestämässä 31 sähköisessä huutokaupassa tehtiin keskimäärin 74 tarjousta huutokauppaa kohden, yhden tapahtuman kerätessä jopa 418 tarjousta.  Keskimäärin säästöjä on saavutettu noin 15% verrattuna aiempiin hintoihin. HUS (Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri) on raportoinut vastaavia tuloksia pilottihankkeissaan, erityisesti terveysteknologiassa ja muissa suurivolyymisissa kategorioissa.

Isossa-Britanniassa useat julkiset toimijat ovat käyttäneet sähköisiä huutokauppoja osana yhteisiä tai kansallisia hankintaohjelmia. Crown Commercial Service (CCS) on raportoinut merkittäviä säästöjä yhdistetyistä huutokauppatapahtumista, joissa useiden organisaatioiden kysyntä yhdistetään paremman arvon saavuttamiseksi. Esimerkiksi yksi NHS:n kilpailutus SMS-viestipalveluista tuotti 21% säästön, ja ajoneuvohankintoihin liittyvä huutokauppa johti 39% hinnanlaskuun aiempiin hintoihin verrattuna. Vuonna 2021 järjestetty CCS:n sähköinen huutokauppa IT-laitteista tuotti keskimäärin 36% säästön 28 osallistujan kesken, mikä merkitsi yhteensä 7,3 miljoonan punnan säästöjä 20 miljoonan punnan markkina-arvosta.

Vaikka nämä tulokset eivät takaa samanlaista lopputulosta kaikkialla, ne osoittavat, mikä on mahdollista markkinoilla, joissa julkiset hankinnat ovat pitkälle digitalisoituja ja joissa ostajilla on itseluottamusta sekä oikeudellista selkeyttä kokeilla kilpailullisia, dataan perustuvia menetelmiä.

 

Katsaus Eurooppaan: Käyttöönotto, esteet ja potentiaali

EU:n hankintakehyksessä sähköisiä huutokauppoja suositellaan keinona lisätä läpinäkyvyyttä, kilpailua ja kustannustehokkuutta. Lainsäädäntö sallii niiden käytön (mutta ei velvoita siihen), ja jättää jokaisen jäsenvaltion ja hankintaviranomaisen päätettäväksi, milloin ja miten niitä sovelletaan. Tämä johtaa siihen, että käyttöönotto vaihtelee eri puolilla Eurooppaa: joissakin maissa sähköisiä huutokauppoja käytetään säännöllisesti tietyissä hankintakategorioissa, kun taas toiset ovat vielä kokeiluvaiheessa.

Vuonna 2025 Euroopan komissio otti käyttöön yhteiset säännöt, jotka velvoittavat jäsenvaltioita sisällyttämään ei-hintaperusteisia kriteerejä (esimerkiksi kestävyys, resilienssi tai vastuullinen liiketoiminta) osaan kilpailutuksistaan. Julkisille ostajille sähköiset huutokaupat voivat toimia tärkeänä osana tätä siirtymää, koska ne tekevät toimittajien suoriutumisesta näiden laajempien kriteerien osalta näkyvää ja vertailukelpoista reaaliajassa. Tämä välitön palaute voi kannustaa toimittajia parantamaan tarjouksiaan, kehittämään toimitustapojaan tai ehdottamaan vihreämpiä ratkaisuja pysyäkseen kilpailussa mukana.

Monet paikalliset ja alueelliset viranomaiset käyttävät kuitenkin sähköisiä huutokauppoja edelleen vain satunnaisesti. Tutkimuksissa on tunnistettu useita yleisiä esteitä: rajalliset digitaaliset valmiudet, vanhentuneet järjestelmät sekä hitaat tai monimutkaiset sisäiset prosessit. OECD:n vuoden 2023 tutkimus korostaa, kuinka nämä tekijät yhdessä heikon muutosjohtamisen kanssa hidastavat digitaalisten työkalujen, kuten sähköisten huutokauppojen, laajempaa käyttöönottoa. Nämä haasteet selittävät myös sen, miksi sähköisiä huutokauppoja hyödynnetään useimmiten hankinnoissa, joissa tuotteet tai palvelut ovat selkeästi määriteltyjä ja toimittajia on useita – kun taas monimutkaisemmissa palvelu- tai innovaatiokilpailutuksissa käytetään edelleen perinteisempiä menetelmiä.

Samaan aikaan potentiaali on selvä. Hyvin suunniteltuina sähköiset huutokaupat voivat auttaa julkisia ostajia saavuttamaan laajempia poliittisia tavoitteita, kuten kestävyyttä ja resilienssiä, yhdistämällä läpinäkyvän kilpailun dataan, joka paljastaa, miten toimittajat suoriutuvat sekä hinnan että laadun suhteen.

 

Mistä onnistunut sähköinen huutokauppa rakentuu – ja mihin se voi kaatua

Sähköiset huutokaupat toimivat vain silloin, kun ostaja on hyvin valmistautunut. Jos tarjouspyynnön vaatimukset ovat epäselviä, toimittajat hinnoittelevat eri asioita – yksi saattaa sisällyttää materiaalit, toinen ei, jolloin tarjouksia ei voi verrata. Epärealistiset lähtöhinnat voivat puolestaan pakottaa toimittajat tekemään liian alhaisia tarjouksia, mikä johtaa heikkoon laatuun tai epäonnistuneisiin toimituksiin. Jos toimittajat eivät ymmärrä prosessia, he voivat kokea sen epäoikeudenmukaiseksi ja vältellä tulevia kilpailutuksia. Selkeät vaatimukset, realistiset parametrit ja läpinäkyvät säännöt ehkäisevät näitä riskejä ja varmistavat, että huutokaupan kilpailu tuottaa todellista arvoa sopimuksen alkaessa.

Muutama perusperiaate onnistuneeseen sähköiseen huutokauppaan:

1. Määrittele vaatimukset ajoissa

Jokaisen toimittajan tulee hinnoitella samaa kokonaisuutta. Epäselvät määrittelyt johtavat vertailukelvottomiin tarjouksiin ja vesittävät koko prosessin.

2. Tunne markkina

Sähköiset huutokaupat toimivat parhaiten, kun tarjolla on riittävästi päteviä toimittajia ja tavarat tai palvelut ovat helposti vertailtavissa. Jos kilpailu on heikkoa tai hankinnan kohde liian monimutkainen, perinteinen menetelmä voi toimia paremmin.

3. Perusta päätökset todelliseen dataan

Analysoi aiemmat hankinnat ja markkinahinnat ennen huutokaupan parametrien määrittämistä. Tämä auttaa välttämään epärealistisen alhaisia lähtöhintoja, jotka voivat karkottaa toimittajia tai johtaa kestämättömiin tarjouksiin.

4. Osallista toimittajat aikaisin

Kerro etukäteen, miten huutokauppa etenee, mitä tietoja toimittajat näkevät tapahtuman aikana ja mitä kriteereitä arvioidaan. Kun toimittajat ymmärtävät säännöt ja luottavat prosessiin, osallistuminen on aktiivisempaa ja tarjoukset kilpailukykyisempiä.

5. Arvioi ja opi

Analysoi huutokaupan jälkeen tuloksia laadun, toimitusten ja hintojen osalta. Hyödynnä näitä oppeja tulevien kilpailutusten kehittämiseen sen sijaan, että käsittelisit huutokauppaa kertaluonteisena tapahtumana.

 

Alusta ja kumppanit – huomaamaton mutta tärkeä rooli

Prosessi on tässä pääroolissa, mutta kokeneet alustat ja kumppanit voivat auttaa välttämään yleisiä sudenkuoppia. Teknologia ei korvaa huolellista valmistelua tai harkintaa, mutta se voi helpottaa näiden vaiheiden onnistumista.

Omasta kokemuksestamme julkisten ostajien kanssa useissa Euroopan maissa olemme havainneet, että sähköiset huutokaupat onnistuvat todennäköisimmin, kun:

• Alusta integroituu hankintadataan ja kilpailutustyökaluihin, vähentäen kitkaa ja manuaalista työtä.

• Käyttöliittymä on selkeä, auditoitava ja helppokäyttöinen sekä ostajille että toimittajille. 

• Hankintatiimit saavat riittävän koulutuksen ja tuen, jotta he ymmärtävät datan ja luottavat saamiinsa tuloksiin.

• Toimittajat perehdytetään huolellisesti esimerkiksi ohjeistuksella tai testihuutokaupoilla, jotka lisäävät ymmärrystä ja luottamusta prosessia kohtaan.

Toisin sanoen, vahva tekninen alusta yhdistettynä asiantuntemukseen voi kuroa umpeen kuilun teoreettisen potentiaalin ja käytännön menestyksen välillä. Mutta todellinen vaikutus syntyy edelleen hankintatiimeistä, jotka käyttävät näitä työkaluja hyvin ja pitävät kilpailun reiluna, läpinäkyvänä ja arvoon keskittyvänä.

 

Tiivistettynä 

Sähköiset huutokaupat ovat tehokas työkalu jäsennellylle kilpailulle ja markkinoiden kartoittamiselle. Harkitusti sovellettuina ne auttavat ostajia näkemään markkinan selkeämmin, luomaan reilumpia mahdollisuuksia toimittajille ja muuttamaan datan perustelluiksi päätöksiksi.

Jokainen onnistunut e-huutokauppa perustuu samoihin kulmakiviin: selkeisiin sääntöihin, markkina- ja kulutustietoon sekä tiimeihin, jotka ovat valmiita oppimaan kokemuksistaan. Oikealla valmistelulla ja tuella hankintaprosessi voidaan muuttaa läpinäkyväksi ja datalähtöiseksi prosessiksi, jossa jokainen päätös on jäljitettävissä, vertailtavissa ja perusteltavissa.

Sähköiset huutokaupat eivät tule korvaamaan kaikkia tarjousmenettelyjä, eikä niiden tarvitsekaan. Niiden todellinen arvo piilee siinä, että ne auttavat julkisia ostajia hyödyntämään kilpailua älykkäämmin; paljastamaan, miltä hyvä vastine rahalle todellisuudessa näyttää, ja osoittamaan, että fiksu hankinta voi tuottaa vaikuttavuutta paljon pelkkää hintaa laajemmin.