Kilpailemattomat alueet: vapaana oleviin tilaisuuksiin tarttuminen

Oletko astumassa EU:n julkisten hankintojen maailmaan? 

 

Valmistaudu toimintaympäristöön, jossa sinua odottaa runsaasti mahdollisuuksia, kunhan pääset kynnyksen yli.

 

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen viimeisimmissä havainnoissa, jotka esitellään erityiskertomuksessa 28/2023, esitellään muuttuvaa maisemaa, joka tarjoaa toimittajille uusia mahdollisuuksia tutkittavaksi.

 

Selvitämme tässä näiden muutosten merkitystä ja opastamme sinua menestykseen näillä kehittyvillä markkinoilla. 

 

Pääset myös tutustumaan strategioihin, joiden avulla voit hyödyntää julkisen sektorin hankintojen potentiaalia, navigoida sujuvasti tässä toimintaympäristössä sekä asemoida itsesi markkinoilla, jotka tarjoavat toimittajille valtavasti mahdollisuuksia.

 

Tässä artikkelissa: 

• Laskevan kehityksen ymmärtäminen: Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksesta saadut oivallukset

• Julkiset hankinnat ja pk-yritysten etulyöntiasema

• EU-hankintojen markkinoiden hallinta: toimittajien strategiat markkinoilla toimimiseen ja menestymiseen

• Tulevaisuudennäkymiä: EU:n julkisten hankintojen kehittyvä toimintaympäristö

• Johtopäätökset

 

Laskevan kehityksen ymmärtäminen: Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksesta saadut oivallukset

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen uusi kertomus muuttaa käsitystämme EU:n julkisista hankinnoista.

 

Kertomuksessa syvennytään urakoiden, tavaroiden ja palvelujen markkinoiden kilpailuun vuosikymmenen aikana. TED-tietojen avulla tuodaan esiin keskeisiä suuntauksia, kuten tapaukset, joissa ei ole tehty tarjouksia, ja tilanteet, joissa tehdään vain yksi tarjous.

 

Tutustutaanpa kertomuksen keskeisiin havaintoihin ja trendeihin:

 

• Suorat hankintasopimukset ovat kasvussa: Yhä useammat julkiset ostajat valitsevat EU:ssa yritykset suoraan ja jättävät avoimen tarjouskilpailun väliin. Vuonna 2021 tämä oli selvää noin 15,8 prosentissa kaikista EU:n hankintamenettelyistä. Se viittaa kilpailun vähenemiseen. Suomessa luku oli 9,8 prosenttia vuonna 2021. 

• Yhden tarjouksen menettelyt ovat kasvussa: Vuosien 2011 ja 2021 välillä yhden tarjouksen tapausten osuus kasvoi Euroopan unionissa merkittävästi, 23,5 prosentista 41,8 prosenttiin. Suomessa yhden tarjouksen menettelyt kasvoivat vastaavasti 10,8 prosentista 14,4 prosenttiin. Tämä kasvu osoittaa, että aidosti kilpailtujen tarjouskilpailujen määrä on huolestuttavasti vähentynyt. Sen vuoksi joissakin prosesseissa on tehty vain yksi tarjous tai toisinaan ei yhtään.

• Tarjoajien määrä vähenee: Euroopan unionissa tarjoajien keskimääräinen lukumäärä menettelyä kohden on laskenut 5,7:stä 3,2:een, mikä on vähentänyt kilpailua lähes 50 prosenttia. Suomessa on havaittavissa samankaltainen suuntaus: tarjoajien keskimääräinen lukumäärä on laskenut 8,9:stä 5,1:een.

• Erilaiset trendit eri alueilla ja aloilla: Kertomuksesta käy ilmi, että tarjousten tekemisen trendit vaihtelevat alueiden ja toimialojen mukaan. Esimerkiksi rakennusalalla kilpailu on lisääntynyt, kun taas terveyspalveluissa ja kuljetuksen alalla on yhä useammin kyse yhden tarjouksen tilanteesta.

• Rajat ylittävät hankinnat ovat edelleen vähäisiä: Mielenkiintoista on, että vain 5 prosenttia sopimuksista tehdään suorina rajat ylittävinä hankintoina. Tämä alhainen luku osoittaa, että vain harvat hankintasopimukset tehdään EU:ssa muista jäsenvaltioista tulevien toimittajien kanssa. Rajat ylittäviä hankintoja voitaisiin siis lisätä ja helpottaa EU:ssa.

 

Mitä nämä suuntaukset merkitsevät toimittajille? Viesti on yksiselitteinen: Markkinat supistuvat, ja kilpailu on vähenemässä. 

 

Tarjousten määrä on vähentynyt, suorahankintojen määrä on kasvanut ja yhden tarjouksen tilanteita on tullut esiin yhä enemmän. Markkinoilla on siis yhä vähemmän tungosta. Tämä muutos avaa ovia markkinoille tuloa harkitseville toimittajille, sillä mahdollisuudet saada sopimuksia paranevat huomattavasti.

 

Kilpailun väheneminen johtuu kolmesta esteestä: tarjousprosessit ovat monimutkaisia, standardit ovat tiukkoja ja hankintoja koskevissa tiedoissa ja resursseissa on puutteita. Vaikka nämä esteet voivatkin vaikuttaa lannistavilta, ne eivät ole ylitsepääsemättömiä. Avainasemassa on niiden tiedostaminen, jotta voit hyödyntää eduksesi markkinat, joilla kilpailua on vähemmän.

 

Julkiset hankinnat ja pk-yritysten etulyöntiasema

Syventymällä julkisten hankintojen maailmaan löydät tilanteen, jossa pk-yrityksillä on todellinen etulyöntiasema. Tutkitaanpa yhdessä, miten tämä voi olla ponnahduslautasi menestykseen: 

 

 

1. Yhä laajemmat markkinamahdollisuudet

Julkisten hankintojen markkinat ovat laajat. Niillä käytetään vuosittain noin 2 biljoonaa euroa, mikä on 14 prosenttia EU:n kokonaistaloudesta. Näillä markkinoilla yrityksesi voi tehdä luotettavia, pitkäaikaisia sopimuksia eri julkisyhteisöjen kanssa. Kyse ei ole vain myynnistä vaan jalansijan saamisesta vakailla ja tuottoisilla markkinoilla, joilla yrityksesi voi kasvaa pitkällä aikavälillä.

 

 

2. Vakaat tulovirrat

Yksi julkisten sopimusten tunnusmerkeistä on niiden luotettavuus. Ne tarjoavat tasaisen tulovirran, joka on yrityksille kuin taloudellinen pelastusrengas. Tällainen ennustettavuus on korvaamatonta, sillä sen avulla saadaan aikaan tarkemmat ennusteet ja strateginen suunnittelu. Maailmassa, jossa kassavirta on keskeisen tärkeä, julkisen sopimuksen tekeminen merkitsee yrityksesi talouden vakauttamista.

 

 

3. Monipuoliset markkinaraot

Julkiset hankinnat kattavat laajan valikoiman tavaroita ja palveluja perustarvikkeista monimutkaisiin infrastruktuurihankkeisiin. Tämä moninaisuus antaa kaikenlaisille yrityksille mahdollisuuden löytää paikkansa. Olitpa sitten erikoistunut IT-ratkaisuihin, konsultointiin tai rakennusalaan, julkisella sektorilla on osaamistasi vastaavaa kysyntää.

 

4. Tasapuolinen kilpailu

Julkisten hankintojen tarkoituksena on tasoittaa toimintaympäristöä, jotta pk-yritykset voivat kilpailla suurempien yritysten kanssa pikemminkin laadun, innovoinnin ja arvon kuin pelkän koon perusteella. Tasapuolisen kilpailun korostaminen edistää ansioihin perustuvaa valintaprosessia, joka tarjoaa pienemmille yrityksille todellisen tilaisuuden tulla valituiksi.

 

 

5. Parempi näkyvyys ja verkostoituminen

Julkisen hankintasopimuksen tekeminen sekä lisää tulojasi että nostaa yrityksesi profiilin korkeammalle tasolle. Sen avulla voit muodostaa yhteyden keskeisiin päätöksentekijöihin, laajentaa ammatillista verkostoasi ja lisätä uskottavuuttasi markkinoilla. Näkyvyydellä voidaan lisätä kasvua ja avata ovia uusiin tilaisuuksiin ja yhteistyömahdollisuuksiin.

 

 

6. Innovaatio- ja kestävyyskannustimet

Julkinen sektori asettaa innovatiiviset ratkaisut ja kestävät käytännöt yhä enemmän etusijalle. Tämän suuntauksen ansiosta ketterät pk-yritykset voivat erottua edukseen tarjoamalla huippuluokan ympäristöystävällisiä tuotteita tai palveluja. Se on tilaisuus sekä osallistua markkinoiden toimintaan että päästä niiden johtavaksi toimijaksi ja muokata tulevia suuntauksia ja mieltymyksiä.

 

 

7. Valmiudet ja niiden kehittäminen

Julkisten hankintaprosessien läpi luoviminen on vaativa tehtävä, joka voi vahvistaa yritystäsi sisältäpäin. Se edellyttää syvällistä ymmärrystä vaatimustenmukaisuudesta, riskienhallinnasta ja toiminnan tehokkuudesta. Tämä taas edistää jatkuvan parantamisen kulttuuria. Tällä kokemuksella et vain valmistaudu uusiin julkisiin hankintoihin, vaan se parantaa yrityksesi yleistä joustavuutta ja kilpailukykyä.

 

 

8. Sopimusturvallisuus ja avoimuus

Julkiset sopimukset tarjoavat turvallisuutta ja ennustettavuutta tasolla, jota on vaikea löytää yksityiseltä sektorilta. Selkeät ehdot, aikataulutetut maksut ja vakiintuneet riidanratkaisumekanismit luovat liiketoiminnallesi turvallisen ympäristön. Tämä avoimuus- ja oikeussuojakehys on erityisen houkutteleva, sillä se vähentää liiketoimiin tavallisesti liittyviä riskejä.

 

Kun yrityksesi osallistuu julkisiin hankintoihin, sen tavoitteena eivät ole vain sopimukset, vaan se pyrkii vakauteen, kasvuun ja innovointiin. Tällä alalla on tarjolla ainutlaatuinen yhdistelmä haasteita ja palkkioita. Näin ollen maaperä on otollinen pk-yrityksille, jotka ovat valmiita laajentamaan näköalojaan ja vahvistamaan läsnäoloaan markkinoilla.

 

EU-hankintojen markkinoiden hallinta: toimittajien strategiat markkinoilla toimimiseen ja menestymiseen

EU-hankintojen markkinoilla menestyminen edellyttää, että voit kääntää markkinoiden monimutkaisuuden eduksesi. Tässä on virtaviivainen lähestymistapa, jonka avulla voit sekä selviytyä että menestyä: 

 

1. Toimintaympäristöön tutustuminen

• Syvenny markkinatutkimukseen: On erittäin tärkeää saada käsitys siitä, millaisia sopimuksia on tarjolla, mitä julkiset ostajat hakevat ja mihin oma tarjontasi sopii. Voit saada etulyöntiaseman seuraamalla tulevia mahdollisuuksia hankintaportaalien kautta.

• Opi ja verkostoidu: Tutustu aineistoihin ja verkostoihin. Foorumeilla, työpajoissa ja seminaareissa ei ole kyse vain oppimisesta. Niiden avulla pääset tutustumaan sisäpiirin tietoihin ja muodostamaan tärkeitä yhteyksiä.

 

2. Varhainen osallistuminen ja päätöksentekoon vaikuttaminen

• Tee keskustelualoitteita: Kun tiedät, milloin sopimukset uusitaan, ja otat yhteyttä ajoissa, voit muokata tarjouskriteerejä eduksesi. Kyse on siitä, että ratkaisusi katsotaan alun alkaenkin täysin sopiviksi.

• Markkinoi tarjoamaasi arvoa: Varmista jo ennen tarjouskilpailun alkamista, että hankintaviranomaiset tietävät, miksi he tarvitsevat juuri sinun palvelujasi. Arvosi korostaminen varhaisessa vaiheessa luo pohjan onnistuneelle tarjoukselle.

 

 

3. Menestyvien tarjousten laatiminen

• Räätälöi vastauksesi: Mene perusasioita pidemmälle. Osoita, että ymmärrät vaatimusten lisäksi myös taustalla olevat tarpeet. Ehdotuksesi sanomana pitäisi olla, että ymmärrät, mitä tarjouskilpailussa todella haetaan.

• Erotu eduksesi laadun ja innovaatioiden kautta: Laatu ja innovaatiot eivät ole pelkkää sanahelinää vaan tarjouksesi parasta antia. Osoita, miten ratkaisusi tuovat lisäarvoa.

 

 

Strateginen pelikirja

1. Pysy ajan tasalla: Seuraa tarkasti hankintaportaaleja ja ilmoituksia. Pysymällä ajan tasalla huomaat tilaisuudet ja ehdit valmistautua ajoissa.

2. Paranna uskottavuuttasi: Rekisteröitymisellä hankintatietokantoihin ja sopivien sertifikaattien hankkimisella voi olla ratkaiseva vaikutus. Ne osoittavat, että suhtaudut toimintaasi vakavasti.

3. Rakenna suhteita: Verkostoituminen ei ole pelkkää rupattelua. Kyse on kumppanuuksien luomisesta ja oivallusten saamisesta. Ne voivat johtaa todellisiin mahdollisuuksiin.

4. Tee yhteistyötä suurempien tulosten aikaansaamiseksi: Joskus voimien yhdistäminen suurempien yritysten kanssa voi auttaa tekemään sopimuksia, jotka olisivat muuten saattaneet olla ulottumattomissasi.

5. Korosta sitä, mikä erottaa sinut muista: Tärkeintä on osoittaa tarjontasi arvo ja laatu. Muista, että julkinen sektori etsii ratkaisuja, jotka täyttävät kestävän kehityksen ja innovoinnin vaatimukset.

6. Valmistaudu huolellisesti: Jokaisessa tarjouksessa pitäisi korostaa, miksi yrityksesi on paras valinta, ottaa huomioon kaikki vaatimukset ja esitellä ainutlaatuiset myyntivalttisi.

7. Anna teknologian tehdä työ puolestasi: Sähköiset hankinta-alustat ja digitaaliset työkalut eivät ole vain käteviä vaan käänteentekeviä. Niiden käyttöön kannattaa totutella.

8. Jatka aina uuden oppimista: Hyödynnä koulutusohjelmia ja -resursseja. Niiden avulla voit tutustua hankintasääntöihin ja parhaisiin käytäntöihin perusteellisemmin.

9. Pidä silmäsi auki: Seuraa säännöllisesti uusia tarjouskilpailuja ja aseta oman alasi avainsanoihin liittyviä hälytyksiä. Ennakoiva toiminta on ratkaisevan tärkeää.

10. Sinnikkyys kannattaa: Jatka ponnistelua hankintojen haastavassa maailmassa äläkä lannistu. Opit jotain uutta jokaisesta tarjouksesta, ja keräämällä tietoa menestyneistä tarjouksista voit parantaa tulevia ehdotuksiasi. Kärsivällisyys tuottaa lopulta tulosta.

 

 

Tulevaisuudennäkymiä: EU:n julkisten hankintojen kehittyvä toimintaympäristö

EU:n julkisten hankintojen alalla on edessä mullistavia muutoksia, joiden myötä pk-yrityksille on luvassa helpommin lähestyttävät ja tasapuolisemmat markkinat. Tässä on tilannekuva tulevasta toimintaympäristöstä:

 

1. Lainsäädäntöuudistukset

Odotettavissa on politiikan muutoksia, joilla yksinkertaistetaan tarjousprosessia ja uudistetaan kilpailusääntöjä, jotta pienemmät toimittajat hyötyisivät ja jotta voitaisiin edistää aiempaa tasapuolisempaa toimintaympäristöä taloudellisesti epävarmoina aikoina.

 

2. Digitaalinen vallankumous

Tekoälyn ja koneoppimisen edistysaskeleet mullistavat sähköiset hankinnat, lisäävät tehokkuutta ja parantavat päätöksentekoa. Tämä tekninen loikka tuo uusia mahdollisuuksia toimittajien osallistumiseen.

 

3. Markkinadynamiikka

Siirtyminen kohti avoimuutta tasoittaa pk-yritysten toimintaedellytyksiä suhteessa suuryrityksiin, ja rajat ylittävillä hankinnoilla laajennetaan kilpailuympäristöä.

 

4. Kestävät ja sosiaaliset hankinnat

EU asettaa julkisissa hankinnoissa etusijalle ympäristöystävällisyyden ja sosiaalisen vastuun kriteerit. Tämä lähestymistapa suosii kestäviä tuotteita ja palveluja ja edellyttää, että toimittajat noudattavat korkeita sosiaalisia standardeja.

 

Keskeisiä tulevaisuuden suuntauksia:

• Käyttöön otetaan pakollisia ympäristöstandardeja, jotka vastaavat vihreiden hankintojen ja kiertotalouden periaatteita.

• Innovointia rohkaistaan hyödyntämällä sähköisiä hankintoja ja analytiikkaa prosessien virtaviivaistamiseksi.

• Keskitytään tekemään ostajien toiminnasta ammattimaisempaa. Hankintataitoja parannetaan ja varmistetaan, että julkisia varoja käytetään tehokkaammin.

• Avoimuutta ja reiluutta lisätään entistä tiukemmilla säännöillä ja varmistetaan oikeudenmukaisuus ja luottamus hankintaprosesseihin.

• Yhteistyössä toteutettavia hankintoja edistetään ja resursseja yhdistetään EU:n jäsenvaltioiden kesken tehokkuuden ja tulosten parantamiseksi.

• Sosiaaliset vaikutukset asetetaan etusijalle keskittymällä työpaikkojen luomiseen, oikeudenmukaisiin palkkoihin ja monimuotoisuuteen. Tämä hyödyttää pk-yrityksiä ja sosiaalisia yrityksiä.

 

Johtopäätökset

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa korostetaan vähäistä kilpailua EU:n julkisissa hankinnoissa. Tämä tilanne tarjoaa toimittajille tilaisuuksia ja raivaa tietä dynaamisemmalle ja avoimemmalle tarjouskilpailuympäristölle.

 

Tulevat uudistukset, joilla pyritään helpottamaan uusien tulokkaiden ja erityisesti pienempien yritysten pääsyä mukaan näyttämään kykynsä, tekevät toimintaympäristöstä dynaamisemman. 

 

Tämä muutos lisää merkittävästi kilpailua. Toimittajille pelkkä osallistuminen ei riitä. Avainasemassa on erottuminen kilpailijoista ottamalla käyttöön teknisiä innovaatioita ja mukautumalla julkisen sektorin kehitykseen. 

 

Jotta EU:n julkisiin hankintoihin voidaan tulevaisuudessa vastata tehokkaasti, on sopeuduttava ennakoivasti tuleviin lainsäädännöllisiin muutoksiin ja valmistauduttava niitä seuraavaan kilpailun lisääntymiseen.