Helpota hankintasuunnittelua Mercellin avulla
Paranna hankintaprosesseja Mercellin avulla: sujuvoita työnkulkuja, tehosta yhteistyötä ja varmista vaatimustenmukaisuus.
Huolellinen suunnittelu on stressittömän ja onnistuneen hankintaprosessin salaisuus. Hankintasuunnittelu auttaa julkisten hankintojen tilaajia hyödyntämään budjettia tehokkaasti, sujuvoittaa prosesseja ja varmistaa, että kaikki sidosryhmät pysyvät ajan tasalla.
Monelle tilaajalle hankintasuunnittelu on kuitenkin haastavaa ja aikaavievää. Suunnittelu ja valmistautuminen vievät itse asiassa jopa 40 % hankintaresursseista.
Hankintasuunnittelun suurimmat haasteet:
-
suunnittelu on riippuvaista laskentataulukoihin perustuvista prosesseista
-
pyyntöjen seuraaminen ja hallitseminen on vaikeaa
-
yhteistyö sidosryhmien välillä on tehotonta
-
pyyntöjen käsittelyssä ei ole käytössä standardoituja prosesseja.
Mitä tästä seuraa? Aikaa ja resursseja valuu hukkaan.
Digitaaliset käytännöt puolestaan sujuvoittavat prosesseja, parantavat läpinäkyvyyttä ja tehostavat hankintasuunnittelua.
Tässä artikkelissa kerromme, kuinka tehokas hankintasuunnittelu helpottaa hankintatiimien työtä, esittelemme Mercellin hankintasuunnitteluratkaisun sekä käymme läpi tosielämän esimerkkitapauksen.
Mercellin hankintajärjestelmä sujuvoittaa hankintaprosesseja alusta loppuun
Mercellin hankintajärjestelmässä hankinnan jokainen vaihe on koottu yhdelle ja samalle helppokäyttöiselle alustalle. Sen ytimessä ovat hankintasuunnittelumoduulin hyödylliset ominaisuudet:
-
Standardoidut pyynnöt: Olennaisten hankintatietojen varmistaminen jo etukäteen ehkäisee viivästyksiä ja hämmennystä.
-
Sujuvat siirtymät: Hankintapyynnöt voidaan helposti muuntaa toteutettaviksi suunnitelmiksi ja hankintailmoituksiksi, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheitä.
-
Saumaton yhteistyö: Integroidut viestintäkanavat helpottavat yhteistyötä sisäisten tiimien ja ulkoisten sidosryhmien välillä.
-
Vaatimustenmukaisuus: Järjestelmälliset, tarkastettavat työnkulut takaavat säädösten mukaiset standardit.
Mercellin hankintasuunnittelu sujuvoittaa sekä rutiinihankintoja että monimutkaisia hankintakokonaisuuksia ja tarjoaa muun muassa seuraavia ominaisuuksia:
-
Tietojen hallinta: Standardoitujen tai räätälöityjen mallien hyödyntäminen hankintatarpeiden poimintaan takaa vaatimustenmukaisuuden ja maksimaalisen hyödyn.
-
Pyynnöistä kilpailutukseen: Hankintapyynnön muuntaminen suoraan hankintailmoitukseksi säästää aikaa ja manuaalista tietojen kopiointia.
-
Reaaliaikainen yhteistyö: Yhteinen alusta sujuvoittaa sidosryhmien välistä yhteistyötä ja viestintää.
-
Hyväksymistyönkulut: Sujuvat tarkastus- ja hyväksymisprosessit nopeuttavat päätöksentekoa ja ehkäisevät pullonkauloja.
-
Projektinhallintatyökalut: Dynaaminen tehtävien valvonta mahdollistaa strategisen päätöksenteon ja ennakoinnin.
Mercellin hankintasuunnittelumoduuli mukautuu tiimisi tarpeisiin ja varmistaa saumattoman koordinoinnin. Moduulissa voit muokata suunnitelmia, seurata prosessin edistymistä jaettujen aikataulujen avulla sekä määrittää erilaisia rooleja.
Hankintasuunnitelman tiedot voidaan muuntaa suoraan hankintailmoituksiksi, mikä tehostaa hankintaprosessia ja parantaa läpinäkyvyyttä ja jäljitettävyyttä prosessin jokaisessa vaiheessa.
Tosielämän esimerkki: IT-laitteiden hankinnan sujuvoittaminen
Miten hankintasuunnittelu toimii käytännössä? Otetaan seuraavaksi tosielämän esimerkki: Osastopäällikön tehtävänä on hankkia tiimilleen neljä kannettavaa tietokonetta ja telakointiasemaa.
1. vaihe: Pyynnön luominen
Prosessi käynnistyy, kun osastopäällikkö lähettää hankintapyynnön Mercellin tarjoaman suojatun linkin kautta. Linkin hyödyt:
-
helppokäyttöisyys ja saavutettavuus – linkki ei edellytä pääsyä Mercell-alustalle
-
kokonaisvaltaisuus – linkin kautta voi tallentaa kaikki olennaiset tiedot, kuten tuotteiden nimet, määrät ja tekniset tiedot
-
tarkkuus – muokattavien mallien avulla voidaan varmistaa, että pyynnöt ovat täydellisiä ja tarkkoja.
2. vaihe: Pyynnön tarkistaminen
Hankintasuunnittelija tutustuu hankintapyyntöön omassa näkymässään, johon kaikki lähetetyt pyynnöt tulevat välittömästi näkyviin. Tässä vaiheessa
-
varmistetaan, että hankintapyyntö sisältää kaiken tarvittavan ja että kaikki tiedot ovat oikein
-
yhdistetään samanlaiset tiedot – esimerkiksi kaksi erillistä kannettavan tietokoneen hankintapyyntöä voidaan yhdistää samaan hankintasuunnitelmaan.
3. vaihe: Hankintasuunnitelman laatiminen
Mercellin intuitiivisten työkalujen avulla hankintasuunnittelija laatii yksityiskohtaisen hankintasuunnitelman, johon kuuluu
-
IT-laitteiston hankintaan suunnitellun mallin valitseminen
-
hankinnan kohteiden luokitteleminen ”kannettaviin tietokoneisiin” ja ”lisävarusteisiin” selkeyden parantamiseksi ja raportoinnin helpottamiseksi
-
aikataulujen, kustannusarvioiden ja muiden tärkeiden tietojen lisääminen.
4. vaihe: Sidosryhmien välinen yhteistyö
Mercellin hankintajärjestelmä sujuvoittaa myös yhteistyötä. Sisäiset sidosryhmät, esimerkiksi osastopäälliköt, voivat tarkastella ja hyväksyä hankintasuunnitelman, ja ulkoiset kumppanit voivat antaa panoksensa viestintätyökalujen kautta. Näin varmistetaan, että kaikki pysyvät ajan tasalla.
5. vaihe: Ilmoituksen luominen
Kun hankintasuunnitelma on valmis, se voidaan muuttaa hankintailmoitukseksi yhdellä napsautuksella.
Tämä takaa, että kaikki tiedot siirtyvät suoraan kilpailutukseen, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheitä.
Pyynnöistä tuloksiin: Mercellin hankintasuunnittelun hyödyt
Mercellin hankintasuunnittelumoduuli sujuvoittaa hankintaprosessin jokaista vaihetta ja parantaa sen selkeyttä, jäljitettävyyttä ja tehokkuutta.
Standardoidut mallit varmistavat selkeät ja vaatimustenmukaiset hankintapyynnöt, ja automaattiset työnkulut ja roolipohjaiset käyttöoikeudet sujuvoittavat hyväksymistä ja parantavat jäljitettävyyttä.
Hankintapyynnöt voidaan vaivattomasti muuntaa toteuttamiskelpoisiksi suunnitelmiksi, ja ratkaisun yhteistyöominaisuudet pitävät sisäiset tiimit ja ulkoiset sidosryhmät ajan tasalla.
Moduulin asetukset ovat mukautettavissa, ja moduulissa voi seurata suunnitelman etenemistä ja jakaa rooleja. Tämä varmistaa sujuvan toteutuksen ja saumattoman siirtymisen suunnittelusta kilpailutukseen.
Ratkaisun keskeiset hyödyt:
-
Tehokkaat työkalut ja työnkulut säästävät hankintasuunnittelijoiden aikaa.
-
Läpinäkyvyyden ansiosta päälliköt ja esihenkilöt voivat tehdä tietoon pohjautuvia, ennakoivia päätöksiä.
-
Sujuva sidosryhmien välinen yhteistyö parantaa tehokkuutta.
Mercellin hankintasuunnitteluratkaisu tarjoaa fiksun ja sujuvan hankintapolun sekä rutiinihankinnoissa että monimutkaisissa hankintakokonaisuuksissa.
Yhteenveto
Mercellin hankintasuunnittelumoduuli sujuvoittaa työnkulkuja, parantaa yhteistyötä ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden – yhdellä ja samalla helppokäyttöisellä alustalla.
Standardoidut mallit ja saumaton siirtyminen hankintapyynnöstä kilpailutukseen parantavat tehokkuutta ja säästävät aikaa.
Moduuli mukautuu tarpeisiisi niin hyväksymisten hallinnan kuin suunnitelmien muokkaamisen osalta, mikä sujuvoittaa hankintaprosessia ja ehkäisee stressiä. Mercellin ratkaisu parantaa läpinäkyvyyttä ja sidosryhmien välistä yhteistyötä sekä rutiinihankinnoissa että monimutkaisissa hankintakokonaisuuksissa.