Haastattelussa Rock Gao:
Mercellin Senior Delivery Manager
Kun Mercell aloittaa seuraavan vaiheen suomalaisten asiakkaiden siirtämisessä Cloudiasta Mercell Tenderingiin, yksi asia on selvä. Kyse ei ole pelkästä teknisestä päivityksestä, vaan merkittävästä askeleesta kohti modernia ja tulevaisuuteen suuntautunutta alustaa, jossa yhdistyvät tehokkaat toiminnot, vakaus, tietoturva ja jatkuva kehitys.
Prosessin taustalla on Mercellin tuote- ja teknologiatiimien mittava ja koordinoitu yhteistyö, jonka tavoitteena on varmistaa jokaiselle asiakkaalle sujuva ja turvallinen versiopäivitys. Keskustelimme Mercellin Senior Delivery Manager Rock Gaon kanssa siitä, miten hänen tiiminsä tämän mahdollistavat ja mitä asiakkaat voivat prosessilta odottaa.
Tulevaisuutta rakentamassa:
Cloudiasta seuraavan sukupolven hankintoihin
Kun Rockilta kysytään, miten Cloudia-käyttäjät hyötyvät Mercell Tenderingiin siirtymisestä, hänen vastauksensa on selkeä: kyse on siirtymisestä moderniin, skaalautuvaan ja turvalliseen ympäristöön, jonka ytimessä on jatkuva innovointi. Se on siirtymä kohti julkisten hankintojen seuraavaa sukupolvea.
”Mercell Tendering perustuu nykyaikaiseen pilviarkkitehtuuriin, joka skaalautuu käytön mukaan – sen suorituskyky siis kasvaa tarpeiden kasvaessa”, hän selittää. ”Tietoturva ja tietosuoja on rakennettu järjestelmään alusta alkaen korkeimpien standardien mukaisesti. Mercell Tendering on ns. multi-tenant-alusta, mikä tarkoittaa, että kaikki asiakkaat hyötyvät samoista investoinneista sen luotettavuuteen, suorituskykyyn ja ominaisuuksiin. Lisäksi ostajien ja toimittajien tuominen samalle alustalle vähentää kitkaa ja tekee kilpailutuksista sujuvampia.”
Lyhyesti sanottuna siirtyminen Mercell Tenderingiin tarkoittaa siirtymistä modernimmalle, turvallisemmalle ja yhdistetymmälle alustalle, joka kehittyy jatkuvasti tukien sujuvampaa yhteistyötä ja saumatonta kilpailutusprosessia.
Mercell Tendering perustuu nykyaikaiseen pilviarkkitehtuuriin, joka skaalautuu käytön mukaan – sen suorituskyky siis kasvaa tarpeiden kasvaessa.
Jokainen yksityiskohta valmistellaan ennen siirtymää: Tarkkaa suunnittelu takaa sujuvan käyttöönoton
Siirtymän jokainen vaihe on suunniteltu huolella ja tarkoituksenmukaisesti. Jokaisen asiakkaan versiopäivitys perustuu yksityiskohtaiseen suunnitelmaan, jossa mitään ei jätetä sattuman varaan. Mercellin tiimit huolehtivat prosessista kokonaisvaltaisesti aina nykyisen ympäristön kartoituksesta automatisoidun tiedonsiirron työkalujen suunnitteluun saakka.
”Aloitamme kartoittamalla tarkasti, mitä toimintoja asiakkaat käyttävät Cloudiassa tällä hetkellä ja miten he työskentelevät. Teknologia- ja tuotetiimit varmistavat, että jokaisella asiakkaalla on käytössään vastaavat tai paremmat toiminnallisuudet ennen päivitystä. Kartoitamme täsmällisesti siirrettävät kokonaisuudet, kuten organisaatiot, käyttäjät, roolit ja käyttöoikeudet, kirjastot, mallipohjat sekä moduulikohtaisen datan, ja päätämme missä järjestyksessä ne siirretään. Tyypillisesti siirrämme ensin organisaatiot, sitten käyttäjät, roolit ja käyttöoikeudet. Eri osiot vaativat erilaisia siirtotyökaluja”, Rock selittää. “Rakennamme tai konfiguroimme oikean työkalun jokaiseen vaiheeseen ja sisällytämme prosessiin myös integraatiot.”
Tietojen siirtämisen vuoksi Cloudiassa tulee olemaan hetkellinen käyttökatko versiopäivityksen toteutuspäivänä. Näin varmistamme, ettei tietoja muokata siirron aikana. Kutsumme tätä ’jäädytysjaksoksi’, ja se kestää tyypillisesti enintään päivän ajan. Jäädytys takaa tietojen eheyden, ja ilmoitamme asiakkaille sen ajankohdasta hyvissä ajoin etukäteen.
Rockin tiimin tärkeimmästä tavoitteesta ei ole epäselvyyttä: ”On tärkeää korostaa, että datan valmius ja eheys ovat meille keskeisiä painopisteitä. Varmistamme, että kaikki tiedot täsmäävät järjestelmien välillä, jotta roolit ja käyttöoikeudet säilyvät Mercell Tenderingissä ennallaan. Tämän jälkeen testaamme: ensin teknisesti varmistaaksemme tiedonsiirron oikeellisuuden, ja sitten toiminnallisesti varmistaaksemme, että käyttäjät voivat jatkaa työskentelyä sujuvasti kilpailutusten ja muiden moduulien parissa. Kaiken tämän tavoitteena on taata asiakkaillemme saumaton kokemus heti, kun he kirjautuvat Mercell Tenderingiin ensimmäisen kerran”, Rock kertoo.
Asiakkaat on jaettu ryhmiin heidän nykyisen Cloudia-moduulikokoonpanonsa perusteella. ”Tämä tarkoittaa, että kukin ryhmä siirtyy vasta sitten, kun kaikki on valmiina heitä varten. Tämä lisää ennustettavuutta, vähentää riskejä ja antaa ennen kaikkea asiakastiimeillemme mahdollisuuden keskittyä täysillä asiakkaiden kysymyksiin ja heidän tukemiseensa.”
Siirtymäpäivä:
Automatisoitu, turvallinen ja valvottu prosessi
Kun versiopäivityksen päivä koittaa, prosessi on pitkälti automatisoitu, mutta asiantuntijamme valvovat sen jokaista vaihetta.
”Asiakas saa sähköpostitse kirjautumislinkin Mercell Tenderingiin. Tässä vaiheessa olemme jo siirtäneet organisaatiotilin, käyttäjät, käyttöoikeudet ja asetukset Cloudiasta Mercell Tenderingiin. Kaikki on valmiina, jotta asiakkaamme voivat aloittaa työskentelyn alustalla välittömästi, ja tästä päivästä eteenpäin uudet kilpailutukset luodaan Mercell Tenderingissä.”
”Päivityspäivän jälkeen Cloudia on edelleen käytettävissä, ja asiakkaat hallinnoivat siellä aluksi vielä käynnissä olevia kilpailutuksia, joissa on aktiivista yhteydenpitoa toimittajien kanssa”, Rock selittää. "Tämä takaa, etteivät käynnissä olevat prosessit häiriinny. Varmistamme asiakkaillemme pääsyn myös päättyneisiin kilpailutuksiin."
“Asiakkaalle prosessi näyttää täysin automaattiselta”, Rock sanoo. ”Todellisuudessa tiimimme valvoo kuitenkin tilannetta jatkuvasti sekä automaattisten järjestelmien että manuaalisten tarkistusten avulla. Korjaamme mahdolliset ongelmat välittömästi – myös yöaikaan – jotta asiakkaat eivät edes huomaa niitä.”
Tämä automaation ja vahvan asiantuntemuksen yhdistelmä takaa turvallisen ja sujuvan siirtymän ilman ylimääräisiä yllätyksiä. Versiopäivitys on useiden tiimien koordinoitu yhteisponnistus, jolla varmistetaan saumaton lopputulos. ”Olen todella innoissani asiakkaidemme puolesta”, Rock toteaa.
Ostajien ja toimittajien tuominen samalle alustalle vähentää kitkaa ja tekee kilpailutuksista sujuvampia.
Yhteys toimittajiin säilyy:
Yksi yhteinen alusta
”Kun päättynyt tai suljettu kilpailutus siirtyy, kaikki siihen osallistuneet toimittajat, heidän asiakirjansa ja vuorovaikutuksensa siirtyvät sen mukana turvallisesti kopioituina. Toimittajat saavat meiltä myös selkeitä ilmoituksia ja tarvittaessa uudet kirjautumisohjeet”, Rock selittää. ”Tavoitteena on jatkuvuus ja yksinkertaisuus yhdellä yhtenäisellä alustalla.”
Mercell Tenderingin ytimessä on kirkas visio tuoda ostajat ja toimittajat yhteen yhden saumattoman ratkaisun äärelle – ja juuri sen tämä päivitys toteuttaa. Mercellin toimittajapuolen asiakkaat on jo siirretty Mercell Bidding -palveluun, ja odotamme innolla, että saamme kaikki ostajat mukaan Mercell Tenderingiin.
Integraatiot ja rajapinnat:
Kaikki on turvallisesti yhdistetty
Jokainen integraatio arvioidaan tapauskohtaisesti. ”Kertakirjautuminen hoidetaan saman päivän aikana”, Rock sanoo. ”Muut integraatiot, kuten luottotarkistukset tai rekisteriyhteydet, koordinoidaan niin, että vaikutukset päivittäiseen työhön ovat mahdollisimman vähäiset.”
Tarvittaessa Mercellin tiimit tekevät yhteistyötä suoraan asiakkaiden IT-osastojen kanssa. Tarjoamme selkeät ohjeet käyttöönottoon ja huolehdimme korkeiden tietoturvastandardien säilymisestä. Kyse on jatkuvuuden ja luottamuksen varmistamisesta. Räätälöimällä joka integraation ja tekemällä tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme IT-tiimien kanssa varmistamme, että yhteydet pysyvät turvallisina, tehokkaina ja valmiina tukemaan siirtymää kohti seuraavan sukupolven hankintoja.
Mitä on luvassa?
Kohti tulevaa – turvallisesti ja saumattomasti
Mitä asiakkaat siis voivat odottaa Mercell Tendering -versiopäivitykseltä? Rock tiivistää asian ytimekkäästi:
”Itse versiopäivitystä varten asiakkaat saavat selkeän suunnitelman, joka sisältää tarvittavat päivämäärät, toimenpiteet, tarkistuslistat ja luonnollisesti tietoja tarjolla olevasta tuesta. Pitkiä käyttökatkoja ei tule, ainoastaan lyhyt, ennalta ilmoitettu tietojen jäädytysjakso.
Versiopäivitys ja tiedonsiirto on automatisoitu, ja asiantuntijamme valvovat sitä varmistaakseen tietojen turvallisen siirtymisen. Ostajat ja toimittajat voivat jatkaa työtään ilman häiriöitä, ja asiakkaat jatkavat työskentelyä Mercell Tenderingissä saman datan parissa, joka heillä oli käytössään Cloudiassa.”
Perimmäisenä tavoitteena on saumaton päivitys yhtenäiseen, turvalliseen ja skaalautuvaan alustaan, joka kehittyy jatkuvasti. ”Kyse on asiakkaiden varustamisesta tulevaisuutta varten”, Rock sanoo. ”Varmistamme, että he pääsevät sinne turvallisesti, sujuvasti ja luottavaisin mielin.”