Kun toimittajat heräävät liian myöhään

Kun tarjouspyyntö julkaistaan, tarpeet on yleensä jo määritelty ja hankintaprosessi on ollut käynnissä kulisseissa pitkään. Mahdollisuudet vaikuttaa hankinnan sisältöön ovat minimaaliset, ja vaatimukset on jo lyöty lukkoon. 

Merkittävä osa julkisen sektorin kaupasta tehdään myös suorahankintoina eli ostoina, jotka jäävät kansallisten kynnysarvojen alle. Näitä ei aina ilmoiteta julkisesti, ja niitä voi olla vaikea tunnistaa, ellei taustoja tunne etukäteen. 

Monilla toimittajilla on vastassaan myös kilpailijoita, jotka paikallisen läsnäolonsa tai vakiintuneiden suhteidensa ansiosta saavat tietoa hankkeista kauan ennen kuin mitään näkyy ulospäin.

Ilman tietoa varhaisen vaiheen päätöksistä toimittajat menettävät arvokkaita mahdollisuuksia tai joutuvat lähtemään kilpailutuksiin takamatkalta.

 

Pöytäkirjat avaavat näkymän varhaisimpiin markkinasignaaleihin

Kunnissa ja hyvinvointialueilla lähes jokaista hankintaa edeltää virallinen päätös. Kyse voi olla suunnitellusta remontista, investoinnista digitaaliseen järjestelmään, ulkopuolisten konsulttien tarpeesta tai organisaatiomuutoksista. Nämä päätökset dokumentoidaan kokouspöytäkirjoihin. Asiakirjat ovat usein pitkiä ja teknisiä, mutta ne tarjoavat suoran näkymän tuleviin liiketoimintamahdollisuuksiin.

Käytännössä pöytäkirjat ovat usein ensimmäinen vihje tulevasta hankinnasta.

 

Haaste: Tieto on olemassa, mutta sitä on vaikea hyödyntää

Vaikka pöytäkirjat ovat julkista tietoa, niiden hyödyntäminen on monille toimittajille työlästä. Ne julkaistaan eri verkkosivustoilla, niiden rakenne ja muotoilu vaihtelevat, ja ne sisältävät usein satoja sivuja tekstiä. Näiden asiakirjojen manuaalinen seuranta ja analysointi on hidasta ja tehotonta. Tämän seurauksena merkittävä määrä liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa jää hyödyntämättä.

Keskeinen ongelma ei siten ole tiedon puute, vaan se, että ilman oikeita työkaluja se on käytännössä saavuttamatonta.

Mercell tekee pöytäkirjoista helposti hyödynnettäviä

Mercell on kehittänyt Mercell Biddingiin toiminnallisuuden, joka kerää kuntien ja alueiden kokouspöytäkirjat yhteen paikkaan. Asiakirjoista tulee haettavia, ja niitä voi seurata aivan kuten perinteisiä tarjouspyyntöjä. 

Toimittajat voivat suodattaa tietoa toimialan, hakusanojen tai CPV-koodien perusteella löytääkseen juuri omaan liiketoimintaansa sopivat tiedot.

Tämä tarkoittaa, että aiemmin vaikeasti hallittava data muuttuu konkreettiseksi ja arvokkaaksi osaksi liiketoiminnan kehitystä – tätä kutsumme Mercellissä nimellä Sales Leads – myyntiliidit.

 

Tekoäly luo oivalluksia ja tunnistaa liiketoimintamahdollisuuksia

Tekoälyn avulla pöytäkirjojen sisältöä voidaan analysoida ja tulkita aivan uudella tavalla. Pitkät asiakirjat tiivistyvät selkeiksi kokonaisuuksiksi, ja olennaiset päätökset nostetaan automaattisesti esiin. 

Tekoäly osaa myös tunnistaa, milloin jokin lausunto tai päätös viittaa tulevaan hankintaan tai potentiaaliseen kilpailutukseen. Tämä muuttaa pöytäkirjat laajasta tekstimassasta jäsennellyiksi liiketoimintamahdollisuuksiksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että toimittajat saavat varhaisia vihjeitä tulevista mahdollisuuksista ilman, että heidän tarvitsee kahlata läpi valtavia määriä asiakirjoja.

 

Kuinka hyödyntää oivalluksia strategisesti?

Kun toimittajat ottavat kokouspöytäkirjojen seurannan osaksi liiketoimintastrategiaansa, avautuu uusia mahdollisuuksia. Varhaiset tiedot mahdollistavat oikeiden kuntien ja alueiden priorisoinnin sekä yhteydenoton jo ennen kuin varsinaista hankintaa on edes suunniteltu. 

Keskusteluissa voidaan tällöin keskittyä tarpeisiin, ratkaisuihin ja mahdollisiin toteutustapoihin sen sijaan, että vastattaisiin vain tiukasti rajattuihin vaatimuksiin. Tämä vahvistaa suhteita, rakentaa luottamusta ja lisää todennäköisyyttä sille, että julkinen ostaja myöhemmin pyytää juuri sellaista ratkaisua, jota toimittaja tarjoaa.

Ydinajatuksena on, että varhainen tieto mahdollistaa toimittajalle roolin kumppanina pelkän tarjoajan sijaan.

 

Konkreettinen esimerkki

Kuvitellaan toimittaja, joka tarjoaa digitaalisia oppimisratkaisuja. Mercell Biddingissä hän näkee, että eräs kunta on päättänyt laatia strategian koulujen digitalisaation lisäämiseksi. Toinen kunta mainitsee pöytäkirjassaan suunnittelevansa nykyisen oppimisalustan korvaamisen selvittämistä. 

Nämä eivät ole vielä kilpailutuksia, mutta ne ovat selkeitä signaaleja siitä, että tulevaisuudessa on avautumassa mahdollisuus. Toimittaja voi ottaa yhteyttä kuntaan, tarjota asiantuntemustaan ja luoda suhteen kauan ennen kuin virallinen hanke käynnistyy.

Tämä osoittaa, kuinka pöytäkirja voi muuttua nimettömästä PDF-tiedostosta konkreettiseksi myyntiliidiksi.

 

Kun myynnistä tulee reaktiivisen sijaan ennakoivaa

Kokouspöytäkirjojen seuranta vie toimittajat lähemmäs julkisen sektorin liiketoiminnan alkulähdettä. Myyntiprosessi ei ala enää hankintailmoituksesta, vaan ensimmäisestä tarpeeseen viittaavasta päätöksestä. 

Tämä johtaa parempaan suunnitteluun, merkityksellisempään asiakasdialogiin ja ennustettavampaan myyntiputkeen. Tavoitteena ei ole vain voittaa enemmän, vaan voittaa oikeat hankkeet – ne, joiden sisältöön on päästy vaikuttamaan.

Varhainen tieto tekee julkisen sektorin myynnistä älykkäämpää ja ennustettavampaa.

 

Julkisen sektorin myynnin tulevaisuus alkaa sieltä, missä päätökset tehdään

Hankinta alkaa harvoin ilmoituksesta. Se alkaa, kun lautakunta tai hallitus tunnistaa tarpeen ja tekee päätöksen, joka muovaa julkisen organisaation tulevaisuutta. Mercellin uuden toiminnallisuuden avulla toimittajat voivat napata nämä signaalit heti niiden syntyhetkellä. Tämä luo kilpailuedun, jota oli aiemmin vaikea saavuttaa, ja asettaa uuden standardin sille, miten toimittajat voivat työskennellä julkisen sektorin kanssa.

Julkisen sektorin myynnin tulevaisuudessa ei siten enää ole kyse odottamisesta, vaan mahdollisuuksien tunnistamisesta heti niiden syntyhetkellä.

 

Haluatko pysyä askeleen edellä julkisella sektorilla?

Tutustu siihen, miten Mercell Bidding muuttaa pöytäkirjat käytännönläheiseksi työkaluksi ennakoivaan myyntiin. Reaaliaikainen pääsy kuntien ja alueiden päätöksentekoon auttaa sinua tunnistamaan mahdollisuudet ajoissa, ymmärtämään asiakkaan tarpeet ja toimimaan ennen kuin kilpailijat edes huomaavat signaaleja.

Kokeile Mercell Biddingiä ja aloita huomisen mahdollisuuksien seuranta jo tänään.