Olen toimittaja

Olen ostaja

Ostajille

Manuaaliset ostotilaukset hidastavat julkisia hankintoja

hero-image

Julkisissa hankinnoissa tarpeet eivät voi odottaa. Aina on jotain tilattavaa: puuttuva osa, uusittava palvelu tai tarvikkeita, jotka loppuivat yllättäen. Nämä pienet, arkea pyörittävät hankinnat pitävät koulut, sairaalat ja kunnat käynnissä. Niissä nopeus on olennaista – kun jotain tarvitaan, se tarvitaan heti.

Juuri tässä moni julkinen organisaatio edelleen kompuroi. Vaikka kilpailutus ja sopimushallinta ovat pitkälti digitalisoituneet, tilausvaihe junnaa yhä vanhoissa tavoissa – Word-pohjissa, sähköpostiketjuissa ja manuaalisissa hyväksyntäprosesseissa. Mikä saattaa hetkessä tuntua helpolta ratkaisulta, muuttuukin nopeasti hitaaksi, epäselväksi ja virhealttiiksi prosessiksi.

 

Manuaalisten tilausten todellisuus

Useimmilla hankintatiimeillä prosessi ei ole muuttunut vuosiin: Yksikkö tunnistaa tarpeen, laatii tilauksen Wordissa tai Excelissä, liittää sen sähköpostiin ja lähettää hyväksyttäväksi. Tilaus kiertää sähköposteissa, keräten kommentteja ja allekirjoituksia. Lopulta joku lähettää toimittajalle version, jonka uskoo olevan lopullinen, vaikka uudempi versio voi olla vielä kierrossa toisaalla.

Käytäntö on kaikille tuttu, ja juuri siksi se jatkuu.
Mutta tuttu ei tarkoita toimivaa.

  • Kun hyväksyntä on kiinni sähköposteista, seuranta vie aikaa.

  • Kun versioita ei seurata, mukaan hiipii virheitä.

  • Kun dokumentit hautautuvat sähköpostiin, näkyvyys katoaa – ei vain yksittäiseen tilaukseen, vaan siihen, miten rahaa todella käytetään.

Manuaalinen ostotilaus piilottaa prosessin sen sijaan, että se selkeyttäisi sitä.

Hankintatiimit joutuvat usein selvittämään mitä hyväksyttiin, kuka hyväksyi, ja toimitettiinko koskaan mitään.

Käytäntöjen hajanaisuudella on seurauksensa:

Aikaa menee hukkaan: Ostajat ja taloushallinto käyttävät tunteja selvittääkseen, mikä tilaus oli lopullinen ja mitä toimitettiin.

Näkyvyys rajoittuu: Kun tilaus poistuu postilaatikosta, katoaa tieto kustannuksista ja toimittajan suoriutumisesta.

Sääntöjenmukaisuus vaarantuu: Ilman selkeää dokumentaatiota on vaikea osoittaa hyväksyntöjä tai yhdistää tilauksia sopimuksiin.

Mikä on ostotilauksen rooli?

Ostotilaus ei ole vain lomake. Se on julkisen ostajan ja toimittajan välinen sitova asiakirja.
Se määrittelee mitä ostetaan, keneltä, mihin hintaan ja millä ehdoilla.

Jokainen ostotilaus yhdistää operatiivisen tarpeen budjettisitoumukseen luoden läpinäkyvän jäljen hankintapäätöksestä maksamiseen asti.

 

Siirry digitaaliseksi: Nopeuta sykliä ja vakioi prosessi

Digitaalinen ostotilaus tuo järjestystä ja nopeutta hankintojen kiireisimpään vaiheeseen.
Kun kaikki tapahtuu yhtenäisessä työnkulussa – pyynnöstä maksuun – ei enää tarvita sähköpostiketjuja, liitteitä tai manuaalista tarkistamista.

Välittömät hyödyt:

  • Ostajat voivat luoda ja hyväksyä tilaukset minuuteissa, ilman versiosekaannuksia

  • Toimittajat saavat vahvistetut tilaukset suojatun linkin kautta

  • Esihenkilöt saavat reaaliaikaisen näkyvyyden ja budjettihallinnan

  • Taloushallinto saa selkeät, yhdenmukaiset tiedot – ei enää täsmäytyksiä tai puuttuvien hyväksyntöjen metsästystä

Digitaalinen ostotilaus toimii kaikilla toimialoilla

  • Rakentaminen ja infrastruktuuri: Kenttätiimit voivat tehdä tilaukset suoraan työmaalla, hyväksyntä tapahtuu heti, ja toimituksia seurataan reaaliajassa.
  • Tieto- ja viestintäteknologia (ohjelmistot): Uusinnat, lisenssit ja tilaukset hoidetaan valmiilla pohjilla.
  • Sosiaali- ja terveyspalvelut: Palvelutilaukset kirjataan, hyväksytään ja tarkistetaan järjestelmässä.
  • Siivous ja kiinteistönhuolto: Suunnitellut ja ad hoc -tilaukset hoidetaan yhdessä näkymässä – koko kiinteistökanta ja toimittajat hallinnassa.
  • Kuljetus ja ajoneuvot: Reitti- tai kausikohtaiset tarpeet hoidetaan automatisoiduilla hyväksynnöillä ja sopimuskohtaisella kustannusseurannalla.

Ajan mittaan ostaminen muuttuu selkeytensä ansiosta reaktiivisesta tehtävästä ennakoivaksi, tiedolla johdetuksi toiminnaksi. Kun jokainen tilaus, toimittaja ja euromäärä kirjautuu samaan järjestelmään, esiin nousee tiettyjä kaavoja: Minne raha menee? Ketkä toimittajat suoriutuvat parhaiten? Missä on parantamisen varaa?

 

Näin digitaalinen ostotilausprosessi toimii käytännössä

1. Tarveilmoitus

Yksikkö esittää hankintatarpeen vakiomuotoisella lomakkeella tai mallipohjalla, jolloin kaikki oleelliset tiedot ovat mukana alusta asti.

2. Hyväksyntä

Pyyntö siirtyy automaattisesti oikeaan hyväksyntäketjuun summan, kategorian tai sopimuksen perusteella. Esihenkilö voi kommentoida ja hyväksyä suoraan järjestelmässä.

3. Tilauksen luonti

Hyväksynnän jälkeen järjestelmä luo virallisen ostotilauksen ja lähettää sen toimittajalle linkin kautta. Ei enää hajanaisia sähköposteja.

4. Toimittajan vahvistus ja toimitus

Toimittaja vahvistaa tilauksen verkossa, ja molemmat osapuolet voivat seurata etenemistä, toimituspäivityksiä ja muutoksia reaaliajassa.

 

Tapahtumaloki – jokainen vaihe tallentuu

Vaikka asiat etenevät nopeasti, mikään ei katoa. Jokaisessa tilauksessa on tieto siitä, kuka tilausta pyysi, kuka sen hyväksyi ja mitä toimitettiin.Tämä jäljitettävyys mahdollistaa nopean työskentelyn ja täyden vastuullisuuden.

Tarkastus tai talousraportointi vie minuutteja päivien sijaan. Hankintatoimen johto voi luottaa siihen, että jokainen tilaus on linjassa sopimusten, budjettien ja sääntöjen kanssa.

 

Cloudia Tilaus – suunniteltu arjen kevyisiin tilauksiin

Suurille hankintajärjestelmille sopivat isot, monimutkaiset tilaukset.
Mutta mitä tehdään niille sadoille pienille, satunnaisille tilauksille, jotka yhä hoidetaan sähköpostilla tai puhelimitse?Tähän Cloudia Tilaus tarjoaa ratkaisun.

Kyseessä on kevyt, helposti käyttöön otettava digitaalinen tilausjärjestelmä, joka tuo järjestystä ja läpinäkyvyyttä pieniin ostoksiin – ilman raskaan järjestelmän monimutkaisuutta.

Cloudia Tilauksen avulla voit:

  • Luoda ja hyväksyä tilaukset nopeasti mallipohjilla tai alusta alkaen

  • Lähettää tilaukset toimittajalle linkin kautta – ei enää kadonneita liitteitä tai versiosekaannuksia

  • Seurata toimituksia ja hallita osatoimituksia tehokkaasti

  • Käsitellä reklamaatiot ja tallentaa kaikki viestit yhteen paikkaan

Olipa kyse yksittäisestä kiireellisestä hankinnasta tai sadoista aktiivisista pyynnöistä, Cloudia Tilaus pitää kaiken yhtenäisenä, jäljitettävänä ja helposti seurattavana.