Julkiset hankinnat ovat jäsenneltyjä, mutta eivät aina yksiselitteisiä. Ostajat kuvaavat tarpeitaan eri tavoin, käyttävät vaihtelevaa terminologiaa ja valitsevat joskus odotettua laajempia CPV-koodeja. Siksi tehokkaassa seurantaprofiilissa kannattaa käyttää sekä avainsanoja että CPV-koodeja, ja kehittää sitä säännöllisesti. 

Tämä opas neuvoo, miten etenet vaihe vaiheelta ja opit rakentamaan seurantaprofiilin sen perusteella, miten julkiset ostajat todellisuudessa ilmoittavat hankinnoistaan.

 

1. Määrittele ensin, mitä todella tarjoat

Ennen kuin mietit avainsanoja tai CPV-koodeja, sinun on kirkastettava oman liiketoimintasi laajuus. Monet toimittajat yrittävät kattaa kaiken mahdollisen, mitä voisivat periaatteessa toimittaa. Tämä voi kuitenkin johtaa hakutulosten sekavuuteen, epäolennaisiin osumiin ja väärään priorisointiin.

Keskity sen sijaan siihen, mitä nimenomaan haluat voittaa. Mitkä ovat ydintuotteesi tai -palvelusi? Missä tuotat eniten arvoa, ja mitä markkinoita tai toimialoja tavoittelet aktiivisesti? 

Kirjaa nämä ylös selkein termein. Se luo vahvan pohjan ja estää seurantaprofiilia leviämästä liian epämääräiseksi myöhemmin.

 

2. Käännä tarjoamasi ratkaisut ostajan kielelle

Kun tiedät tarkalleen mitä tarjoat, ala ajatella kuin julkinen ostaja. Ostajat kuvaavat hankintaa harvoin samalla tavalla kuin toimittajat kuvaavat ratkaisujaan. He keskittyvät tarpeisiin, lopputuloksiin ja vaatimustenmukaisuuteen käyttäen usein terminologiaa, joka on enemmän hallinnollista kuin kaupallista.

Tässä vaiheessa on hyödyllistä ideoida laaja valikoima avainsanoja. Mieti synonyymejä, vaihtoehtoisia ilmaisuja ja eri tapoja, joilla palveluitasi voitaisiin kuvata tarjouspyynnössä. Mieti ongelmia, joita asiakkaasi yrittävät ratkaista, älä vain tuotteesi nimeä. Alustavan listan ei tarvitse olla täydellinen. Riittää, että se kattaa riittävän laajasti ne ilmaisut, joilla palveluitasi saatetaan etsiä. 

 

3. Opi aiemmista kilpailutuksista

Jos olet osallistunut julkisiin kilpailutuksiin aiemmin, ne tarjoavat arvokasta tietoa siitä, miten ostajat todellisuudessa rakentavat ilmoituksensa. Aiempien tarjousten tarkastelu auttaa tunnistamaan, mitä CPV-koodeja käytettiin, mitkä avainsanat toistuivat ja jäikö jokin tärkeä termi huomaamatta.

Tämä vaihe paljastaa usein kuilun sen välillä, miten toimittajat näkevät liiketoimintansa ja miten ostajat kuvaavat tarpeitaan. Juuri tämän kuilun kaventaminen on yksi tehokkaimpia tapoja parantaa hakujen osumatarkkuutta.

 

4. Ymmärrä CPV-rakenne ennen koodien valintaa

CPV-koodit noudattavat hierarkiaa, joka ulottuu hyvin laajoista kategorioista erittäin tarkkoihin luokituksiin. Monet toimittajat valitsevat joko liian yleisiä koodeja tai rajaavat itsensä liian kapeisiin nimikkeisiin.

Hierarkian tutkiminen auttaa hahmottamaan, miten palvelusi sijoittuvat virallisessa hankintaluokituksessa. Aloittaminen ylemmältä tasolta ja tarkentaminen vähitellen alaspäin auttaa ymmärtämään, mitkä ryhmät ja luokat sopivat parhaiten tarjoamaasi. 

Avainsanahaun käyttäminen CPV-työkalujen sisällä voi myös paljastaa olennaisia koodeja, joita et ehkä aluksi tullut ajatelleeksi.

 

5. Valitse CPV-koodit, jotka vastaavat todellisuutta - eivät täydellisyyttä

CPV-koodeja valittaessa tavoitteena ei ole löytää yhtä kaiken kattavaa koodia, vaan varmistaa, että tavoitat valtaosan olennaisista mahdollisuuksista. Hyödyllinen nyrkkisääntö on kysyä, kattaako koodi kohtuudella ainakin 80 prosenttia toimituksistasi.

Usein on parempi sisällyttää hieman laajempi koodi kuin ottaa riski, että ostajan käyttämä yleisempi luokitus jää huomaamatta. Ostajat eivät aina valitse tarkinta mahdollista CPV-koodia, joten seurantaprofiilisi on otettava tämä vaihtelevuus huomioon.

 

6. Testaa ennen käyttöönottoa

Profiilin testaus on ratkaiseva vaihe, joka jää helposti väliin. Muista tarkistaa ennen profiilin viimeistelyä, millaisia tarjouspyyntöjä valitsemasi avainsanat ja CPV-koodit tuottavat. Tämä antaa käsityksen siitä, onko hakusi liian laaja, liian suppea vai sopivasti tasapainossa.

Laajat termit voivat tuottaa valtavan määrän tuloksia, kun taas hyvin tarkat termit voivat jättää tärkeitä mahdollisuuksia piiloon. Monissa tapauksissa avainsanojen yhdistäminen tai kohdistamisen säätäminen voi parantaa osuvuutta merkittävästi. Testaus mahdollistaa korjausliikkeet ennen kuin profiili otetaan varsinaiseen käyttöön.

 

7. Rakenna ensimmäinen kokonainen seurantaprofiili

Kun olet validoinut avainsanat ja CPV-koodit, voit koota ne valmiiksi seurantaprofiiliksi. Tässä vaiheessa lisäsuodattimet, kuten maantieteellinen alue, sopimuksen arvo ja poissulkemiset, nousevat tärkeään rooliin. Nämä asetukset auttavat varmistamaan, että saamasi mahdollisuudet ovat paitsi sisällöllisesti oikeita, myös liiketoiminnallisesti realistisia.

Suhtaudu tähän versioon lähtökohtana, älä valmiina lopputuloksena.

 

8. Hyödynnä hälytyksiä ja automaatiota

Mercell Bidding mahdollistaa hälytysten ja suodattimien asettamisen tukemaan sisäisiä prosessejasi. Räätälöimällä ilmoituksia ja suodatuskriteerejä voit vähentää manuaalista työtä ja keskittyä lupaavimpiin mahdollisuuksiin.

Tämä on erityisen hyödyllistä tiimeille, jotka seuraavat tarjouspyyntöjä säännöllisesti ja kaipaavat selkeää yleiskuvaa ilman hakutulosten tulvaa.

 

9. Seuraa tuloksia käytännössä

Kiinnitä profiilin käyttöönoton jälkeen huomiota sen tuottamiin osumiin. Katso, mitkä mahdollisuudet ovat olennaisia ja mitkä eivät, ja pyri tunnistamaan toistuvia kaavoja. Turhat osumat paljastavat usein hienosäätöä vaativat avainsanat tai CPV-koodit, kun taas huomaamatta jääneet mahdollisuudet voivat viitata aukkoihin asetuksissasi.

Alkuvaiheen seuranta tarjoaa arvokasta tietoa, joka auttaa parantamaan osumien tarkkuutta nopeasti.

 

10. Pidä seurantaprofiili elävänä

Markkinat muuttuvat, liiketoiminta kehittyy ja ostajien käyttäytyminen elää ajan myötä. Tästä syystä seurantaprofiiliasi tulisi tarkastella säännöllisesti. Tarkistus nelisen kertaa vuodessa on useimmille toimittajille riittävä.

Tarkastele arviointisi yhteydessä kuinka monta mahdollisuutta saat, kuinka moniin tartut ja mitkä niistä johtavat tarjouksiin tai voittoihin. Kun avaat tarjouspyynnön, kiinnitä huomiota siihen, mikä hakutermi laukaisi osuman. Ajan myötä tämä ymmärrys auttaa hienosäätämään profiilia niin, että se tuottaa arvoa jatkuvasti.

 

Käytännön muistilista

Lähesty seurantaprofiilia aina ostajan näkökulmasta. Rakenna haku ensin tärkeimpien avainsanojen varaan ja täydennä sitä vasta sitten CPV-koodeilla. Jos termi tuntuu yleiseltä, testaa sitä ennen kuin lasket sen varaan. Nyrkkisääntönä: jos avainsana tai CPV-koodi tuottaa yli 300 tulosta vuodessa, se on usein liian laaja ja sitä tulisi tarkentaa.

Tekoälyavusteisten ehdotusten käyttäminen voi myös auttaa löytämään hyödyllisiä avainsanoja, joita et ehkä ole tullut ajatelleeksi. Vältä myös aloittamasta liian kapeasti ja varovaisesti. On helpompaa tarkentaa laajaa profiilia kuin yrittää paikata liian tiukkojen kriteerien vuoksi menetettyjä mahdollisuuksia.

 

Tarvitsetko apua profiilin laatimiseen?

Vahvan seurantaprofiilin luominen on yksi tärkeimmistä askeleista kohti menestystä julkisissa hankinnoissa, eikä sitä tarvitse tehdä yksin.

Jos tarvitset teknistä apua tai sinulla on kysyttävää asetuksistasi, Mercellin asiakastuki on aina valmiina auttamaan. Jos etsit strategisempaa, markkinakohtaista ohjausta, asiantuntijamme ja Value Delivery -tiimimme voivat auttaa sinua hienosäätämään profiilia ja varmistamaan, että se tukee liiketoimintatavoitteitasi.

Hyvin suunniteltu seurantaprofiili on enemmän kuin suodatin. Se on perusta oikeiden mahdollisuuksien löytämiselle ja menestyksekkäälle kilpailulle.