Strategioita toimittajien osallistumisen lisäämiseksi: opas julkisen sektorin ostajille

Julkisissa hankinnoissa on kyse paljon muustakin kuin vain kustannussäästöjen etsimisestä. Pyrkimyksenä on luoda toimittajille kilpailuympäristö, joka edistää innovointia ja on samaan aikaan oikeudenmukainen ja läpinäkyvä. Viime kädessä tarkoituksena on varmistaa, että veronmaksajien rahoja käytetään parhaalla mahdollisella tavalla.

 

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen hiljattain tekemä paljastus tuo kuitenkin esiin huolestuttavan muutoksen: viime vuosikymmenen aikana varsinainen kilpailu on vähentynyt tarjouskilpailuissa. 

 

Mitä tämä tarkoittaa? Olemme lähestymässä toimintaympäristöä, jota hallitsee pieni joukko tuttuja toimijoita, jotka haalivat sopimuksia itselleen. Tämän pitäisi saada meidät pohtimaan hankintastrategioita uudelleen.

 

Tässä artikkelissa perehdymme EU-kertomuksen havaintoihin ja käsittelemme toimittajien kohtaamia esteitä. Ennen kaikkea esittelemme kuitenkin käytännön toimia, joilla ostajat voivat elvyttää toimittajien välistä kilpailua. 

 

Tässä artikkelissa: 

• Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen analysointi

• Kuusi toimittajien julkisten hankintojen alalla kohtaamaa haastetta

• Toimittajien osallistumisen tehostaminen: strateginen lähestymistapa hankintoihin

 

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen analysointi

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen hiljattain julkaisemassa EU:n julkisia hankintoja käsittelevässä kertomuksessa tarkastellaan viime vuosikymmenen merkittäviä suuntauksia.

 

Seuraavassa esitellään keskeiset havainnot.

 

1. Suorahankinnat kasvavana suuntauksena

Vuonna 2021 EU:n hankinnoista 15,8 prosenttia tehtiin suorahankintana, mikä osoittaa, että avoimen tarjouskilpailun sijasta valinta tehdään yhä useammin ennakkoon valikoitujen tavarantoimittajien joukosta. Suomessa luku oli 9,8 prosenttia vuonna 2021. Tämä suorahankintana tunnettu menetelmä kuvastaa sitä, että ostajat suosivat luotettuja, erikoistuneita toimittajia. Tällöin tehokkuus ja vakiintuneet suhteet korostuvat laajempia kilpailutusprosesseja enemmän.

 

Mihin tämä viittaa? Avoimet kilpailutukset ovat vaihtuneet suoriin kutsuihin. Tämän vuoksi yrityksillä on vähemmän mahdollisuuksia markkinoilla. Se rajoittaa toimittajien määrää, vähentää hankkeita koskevia tarjouksia ja vaikuttaa yleisesti julkisten varojen käytön monipuolisuuteen ja kilpailuun.

 

2. Yhden tarjouksen menettelyjen lisääntyminen

Vuosien 2011 ja 2021 välillä niiden tapausten osuus, joissa tehtiin vain yksi tarjous, kasvoi Euroopan unionissa merkittävästi, 23,5 prosentista 41,8 prosenttiin. Suomessa yhden tarjouksen menettelyjen määrä kasvoi vastaavasti 10,8 prosentista 14,4 prosenttiin.

 

Tämä viittaa siihen, että ostajien houkuttelevuus on vähentynyt. Tuloksena on siis kilpailevien tarjousten määrän väheneminen ja joissakin tapauksissa kilpailun katoaminen kokonaan. Tämä vähentää valinnanvaraa ja saattaa lisätä julkisen sektorin kustannuksia.

 

3. Tarjoajien määrä vähenee

Euroopan unionissa tarjoajien keskimääräinen lukumäärä menettelyä kohti on laskenut 5,7:stä 3,2:een, eli kilpailu on vähentynyt lähes 50 prosenttia. Suomessa on havaittavissa samankaltainen suuntaus: tarjoajien keskimääräinen lukumäärä on laskenut 8,9:stä 5,1:een.

 

Mitä tästä seuraa? Kilpailun rajoittuminen vaikuttaa voimakkaasti siihen, miten julkisten hankintojen B2G-markkinat toimivat. Se johtaa toimittajien vähenemiseen alalla.

 

Tämä muutos voi johtaa pysyviin vaikutuksiin markkinoilla: uusien toimittajien on vaikeampi tulla markkinoille ja käydä kauppaa julkisen sektorin kanssa. Tämä puolestaan saattaa vaikuttaa julkisten hankintojen laatuun ja kohtuuhintaisuuteen.

 

4. Tilanne vaihtelee alueittain ja aloittain

Kertomuksesta käy ilmi, että kilpailun taso vaihtelee: esimerkiksi rakennusalalla kilpailu on vilkkaampaa, kun taas terveyspalveluissa ja kuljetusalalla on enemmän yhden tarjouksen tilanteita.

 

Kilpailun lisäämiseksi tarvitaankin enemmän alakohtaisia hankintastrategioita.

 

5. Rajat ylittäviä hankintoja on vähän

Vain 5 prosenttia sopimuksista tehdään maiden rajat ylittävinä suorina hankintoina. Sallimalla enemmän rajat ylittäviä EU-hankintoja voidaan säästää rahaa.

 

Kuusi toimittajien julkisten hankintojen alalla kohtaamaa haastetta 

Julkisiin hankintoihin tutustuminen on toimittajien kannalta erittäin haastavaa erityisesti merkittävien markkinoille pääsyn esteiden vuoksi. Ne pitävät pienempiä pk-yrityksiä poissa julkisista hankintaprosesseista.

 

Nämä haasteet estävät toimittajia osallistumasta ja heikentävät samalla kilpailua ja innovointia markkinoilla. 

 

Seuraavassa tarkastellaan kuutta merkittävintä toimittajien kohtaamaa ongelmaa.

 

1. Monimutkaisten tarjousprosessien käsittely

Pienet ja keskisuuret yritykset törmäävät usein merkittäviin markkinoille pääsyn esteisiin ja huomattaviin kustannuksiin harkitessaan osallistumista julkisten hankintojen markkinoille. Tämä johtuu pääasiassa monimutkaisesta tarjousprosessista. 

 

Yksityiskohtainen paperityö ja tiukat hallinnolliset kriteerit voivat olla näiden yritysten kannalta ylitsepääsemättömiä, jolloin pienemmät toimijat eivät edes pääse yrittämään.

 

EU-kertomuksessa tuodaan esiin merkittävä ongelma: Hankintapäätöksen tekemiseen kuluva aika on pidentynyt huomattavasti. Vuonna 2011 se oli 62,5 päivää ja vuonna 2021 jo 96,4 päivää. Hankintapäätösten muutoksenhakumenettelyihin kuluvaa aikaa ei ole edes laskettu tässä mukaan. 

 

Tällainen pitkä prosessi lisää etenkin pienissä yrityksissä merkittävästi tarjousten tekemiseen liittyvää työmäärää ja stressiä. Kyse ei ole vain ylimääräisestä paperityöstä, vaan myös epävarmuudesta ja taloudellisesta paineesta, jotka vaikuttavat suhteettoman voimakkaasti pk-yrityksiin.

 

2. Tiukkojen sertifiointivaatimusten täyttäminen

Monissa sopimuksissa edellytetään, että toimittajilla on erityisiä sertifikaatteja tai että ne täyttävät korkeat teollisuusstandardit, joiden hankkiminen voi olla pk-yrityksille kallista ja aikaa vievää. Tämä rajoittaa voimakkaasti niiden pääsyä markkinoille.

 

3. Tiedon puutteiden korjaaminen

Yksi pk-yritysten kohtaama este on, että ne eivät yksinkertaisesti ole tietoisia hankintojen tuomista mahdollisuuksista. Tällainen tiedon puute suosii suurempia yrityksiä, joilla on enemmän resursseja mahdollisuuksien löytämiseen. 

 

4. Resurssirajoitukset

Pk-yrityksillä ei välttämättä ole riittäviä taloudellisia ja henkilöstöresursseja tarjousten laatimiseen, markkinatutkimukseen ja kaikkien vaatimusten täyttämiseen. Näin niiden on vaikea kilpailla tehokkaasti.

 

5. Kokemuserojen kaventaminen

Vähemmän kokeneilla pk-yrityksillä saattaa olla vaikeuksia hankintamenettelyjen monimutkaisuuden ymmärtämisessä, riskien tarkassa arvioinnissa ja tehokkaiden ehtojen neuvottelemisessa. Tämä asettaa ne alun alkaenkin epäedulliseen asemaan. 

 

6. Viestinnän parantaminen

Julkisen sektorin ostajien ja toimittajien välinen heikko viestintä voi johtaa siihen, että pk-yrityksiltä puuttuu hankintakriteerien täyttämisen kannalta olennaisia tietoja. 

Toimittajien osallistumisen tehostaminen: strateginen lähestymistapa hankintoihin 

Julkisten hankintojen monimutkaisessa maailmassa toimittajien osallistumista voidaan parantaa ymmärtämällä ulkoisia markkinavoimia ja yrityksen sisäistä dynamiikkaa. 

 

Siksi hankintavastaavien on hallittava tehokkaasti sisäisiä sidosryhmiä ja oltava niiden kanssa samoilla linjoilla. 

 

Miksi? Tällaisella yhdenmukaisuudella varmistetaan, että hankintastrategiat ymmärretään koko organisaatiossa ja että niitä myös tuetaan täysimääräisesti. 

 

Avainasemassa on hankintaprosessin ohjaaminen suuntaan, jossa keskitytään kilpailun edistämiseen ja toimittajien tehokkaaseen hallintaan ja jossa teknisten vaatimusten sijasta valitaan toiminnalliset vaatimukset.

 

Miten hankintavastaavat voivat vaikuttaa sisäisten sidosryhmien dynamiikkaan ja yhdenmukaistaa sitä parempien tulosten aikaansaamiseksi?

Hankintavastaavat ovat ratkaisevassa asemassa, sillä he joutuvat kohtaamaan sekä organisaation ulkopuolelta että sen sisältä tulevia paineita. Yleinen haaste on, että sisäiset tiimit eivät ymmärrä hankintoja. 

 

Tästä haasteesta selviytyminen edellyttää seuraavia asioita:

 

1. Korostetaan kilpailun merkitystä: On erittäin tärkeää osoittaa sisäisille tiimeille, miksi kilpailtuja markkinoita ehdottomasti tarvitaan parhaiden hankintatulosten aikaansaamiseksi.

 

2. Keskitytään toimittajien hallintaan: Sisäiset ryhmät vakuutetaan vahvan toimittajahallinnan merkityksestä hyödyllisten suhteiden rakentamiseksi.

 

3. Etusijalle asetetaan toiminnalliset vaatimukset: korostetaan niiden yhdenmukaisuutta liiketoimintatavoitteiden kanssa ja niiden joustavuutta jäykkien teknisten määritelmien sijaan: 

 

• Parempi yleinen yhdenmukaisuus liiketoiminnassa: Toiminnalliset vaatimukset auttavat hankintoja tukemaan laajoja liiketoimintatavoitteita. Tämä parantaa toimittajien hallintaa ja kustannustehokkuutta.

• Selkeä viestintä: Yksinkertainen kielenkäyttö tarpeiden kuvaamisessa auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään hankkeen tavoitteet ja kaventaa kuilua teknisten ja ei-teknisten sidosryhmien välillä.

• Joustavuus ja mukautuvuus: Kun keskitytään siihen, mitä on kulloinkin saavutettava, muutokset ovat helpompia liiketoimintatarpeiden kasvaessa.

• Myyjän arviointi: Kun myyjän valinta aloitetaan toiminnallisista tarpeista, varmistetaan, että ratkaisut täyttävät keskeiset vaatimukset, ennen kuin syvennytään teknisiin yksityiskohtiin. 

 

4. Ennakoiva viestintä: Kun korostetaan, että on tärkeää ilmoittaa tarjouskilpailuista varhaisessa vaiheessa, voidaan valmistella sekä markkinoita että sisäisiä tiimejä sekä parantaa avoimuutta ja tavoitettavuutta.

 

Strategiat hankintojen tehostamiseksi: liiketoiminnan ja markkinoiden tarpeiden yhteensovittaminen

Hankinnoissa ei ole kyse vain ostamisesta ja myymisestä vaan osastojen laajempiin tarpeisiin vastaamisesta. 

 

Osastoja ohjataan näkemään kilpailutuksen arvo, hallitsemaan toimittajia tehokkaasti ja asettamaan käytännön tarpeet teknisten yksityiskohtien edelle. Tavoitteena on rakentaa hankintaprosessi, joka on saa aikaan kilpailua ja vastaa samalla osastojen strategisia tavoitteita.

 

Jotta kilpailu pysyy terveenä koko hankintaprosessin ajan, erityisesti tarjousten valmistelun aikana, on siis ratkaisevan tärkeää:

 

1. varmistaa avoin ja varhaisessa vaiheessa tapahtuva viestintä, jotta hankintaprosessi on selkeä kaikkien potentiaalisten tavarantoimittajien kannalta

2. tehdä perusteellista markkinatutkimusta ja yhteydenottoja, jotta voidaan ymmärtää toimittajayhteisöä ja muodostaa siihen yhteyksiä

3. mukauttaa sopimusmahdollisuuksia niin, että ne sopivat monenlaisille toimittajille pienyrityksistä suuryhtiöihin, mikä edistää innovointia ja monimuotoisuutta

4. pitää arvioinnit oikeudenmukaisina ja objektiivisina ja antaa rakentavaa palautetta, jonka avulla voidaan parantaa kaikkia tulevia ehdotuksia.

 

Keskittymällä näihin strategioihin hankintavastaavat voivat luoda dynaamisen, osallistavan ja innovatiivisen hankintaekosysteemin. Tällainen järjestelmä tukee sekä organisaation pitkän aikavälin tavoitteita että sen sidosryhmien tarpeita.

 

Johtopäätökset

Julkisten hankintojen kehittyvässä ympäristössä toimittaessa on selvää, että strategioiden muuttaminen on erittäin tärkeää. 

 

Oppimalla ymmärtämään sisäisten sidosryhmien odotuksia ja keskittymällä olennaisiin asioihin, kuten kilpailuun, käytännön tarpeisiin ja varhaiseen markkinoiden aktivointiin, hankintavastaavat voivat tehdä tavaroiden ja palvelujen ostoprosessista paljon dynaamisemman ja houkuttelevamman. 

 

Tämä lähestymistapa ei ainoastaan vastaa välittömiin liiketoimintavaatimuksiin vaan valmistelee organisaatioita myös menestymään paremmin dynaamisilla, nopeatempoisilla markkinoilla. Tämän muutoksen asettaminen etusijalle tarkoittaa, että luomme julkisiin hankintoihin vilkkaan, oikeudenmukaisen ja avoimen tilan.