Tavallista tarjousta pidemmälle: voita seuraava sopimuksesi harvinaisemmilla hankintamenettelyillä
Toimittajana olet todennäköisesti jo tottunut jättämään tarjouksia dynaamisiin hankintajärjestelmiin (DPS), puitejärjestelyihin, avoimiin menettelyihin ja kynnysarvon alittaviin hankintoihin, eli pienhankintoihin. Hankintojen maailma on kuitenkin täynnä piilossa olevia mahdollisuuksia, ja nämä ovat vasta alkua. Tarjolla on monia muitakin kilpailutustyyppejä, ja me opastamme sinut näiden erilaisten hankintamuotojen läpi.
Tämä artikkeli keskittyy kolmeen harvinaisempaan menettelytapaan. Saat kattavan yleiskatsauksen siitä, milloin niitä käytetään sekä mitkä ovat niiden edut ja haasteet. Lisäksi opit, kuinka pysyt askeleen edellä kilpailijoitasi, miten hyödynnät dataa eduksesi ja kuinka Mercell Bidding voi auttaa sinua voittamaan seuraavan sopimuksesi. Tämän artikkelin luettuasi tiedät kaiken tarvittavan näistä vaihtoehdoista:
-
Neuvottelumenettely
-
Kilpailullinen neuvottelumenettely
-
Innovaatiokumppanuudet
Yleisesti käytetyt hankintamenettelyt
Tässä oppaassa keskitymme vähemmän tunnettuihin hankintamenettelyihin. Jos haluat tietää lisää tavallisimmista menettelyistä, kuten dynaamisista hankintajärjestelmistä, avoimista menettelyistä, suorahankinnoista tai rajoitetuista menettelyistä, voit tutustua kattavaan oppaaseemme, jossa käymme läpi jokaisen menettelytyypin hyödyt ja haasteet pk-yritysten näkökulmasta.
1. Neuvottelumenettely
Aloitetaan neuvottelumenettelystä. Ostajat valitsevat tämän joustavan menettelyn usein silloin, kun hankinta on monimutkainen tai kun ratkaisua ei voida hankkia markkinoilta valmiina. Ostajalla on tässä menettelyssä enemmän vapautta neuvotella rajatun toimittajajoukon kanssa.
Toimittajana sinut kutsutaan ensin jättämään osallistumishakemus. Jos tulet valituksi mukaan, voit jättää alustavan tarjouksen, minkä jälkeen ostaja avaa neuvottelut tavoitteenaan saada parannettuja tarjouksia.
Menettelyn edut pk-yrityksille
Neuvottelumenettely voi hyvin toimia eduksesi. Vain pieni määrä toimittajia – vähintään kolme – kutsutaan neuvotteluihin, mikä tarkoittaa vähäisempää kilpailua ja parempaa voittomahdollisuutta. Olet suorassa vuorovaikutuksessa hankintayksikön kanssa, mikä antaa sinulle tilaisuuden räätälöidä ehdotustasi, osoittaa tuottamasi arvon ja jättää tarjouksen, joka erottuu aidosti joukosta.
Menettelyn haasteet pk-yrityksille
Tätä menettelyä ei käytetä kovin usein, sillä se työllistää ostajia merkittävästi. Lisäksi sitä voidaan käyttää vain tietyin ehdoin, esimerkiksi tilanteessa, jossa aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain hylättäviä tarjouksia eikä markkinoilta löydy valmista ratkaisua.
Ostajille tämä prosessi voi olla työläs, mutta toimittajan näkökulmasta se on usein suoraviivaisempi ja vähemmän aikaa vievä kuin miltä se aluksi vaikuttaa.
2. Kilpailullinen neuvottelumenettely
Seuraava listallamme oleva menettelytyyppi on kilpailullinen neuvottelumenettely. Ostajien on perusteltava sen käyttö, sillä se edellyttää suoraa kontaktia ostajan ja toimittajien välillä, mikä voi värittää arviointia.
Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä valitaan yleensä kolme toimittajaa heidän soveltuvuutensa ja osaamisensa perusteella. Seuraavaksi siirrytään vuoropuheluvaiheeseen, jossa keskustellaan hankkeen kaikista näkökohdista. Kun ostajat ovat varmoja siitä, että yksi tai useampi toimittaja pystyy vastaamaan heidän tarpeisiinsa, pyydetään lopulliset tarjoukset.
Menettelyn edut pk-yrityksille
Oikein toteutettuna tämä menettely antaa sinulle kilpailuedun. Sopimusneuvottelut käydään kasvokkain tai suorassa yhteydessä edestakaisin lähetettävien asiakirjojen ja tarjousten sijaan. Saat mahdollisuuden tehdä hyvän vaikutuksen ja kerätä kaiken tarvittavan tiedon, jotta voit kirjoittaa tarjouksen, joka tekee ostajaan lähtemättömän vaikutuksen.
Menettelyn haasteet pk-yrityksille
Kilpailullinen neuvottelumenettely vaatii ostajalta paljon työtä. Menettelyssä on suurempi riski epäasialliselle vaikuttamiselle, ja avoimuusvaatimukset ovat erityisen haastavia, koska ostajat ja toimittajat keskustelevat hankkeesta luottamuksellisesti.
3. Innovaatiokumppanuudet
Kun ostaja etsii täysin uudenlaisia ratkaisuja, menettelyksi valitaan todennäköisesti innovaatiokumppanuus. Se toimii hieman eri tavalla kuin tavallinen kilpailutus ja antaa sinulle toimittajana enemmän liikkumavaraa. Ratkaisut kehitetään yleensä vasta sen jälkeen, kun kumppani on valittu, eli sopimuksen toteutusvaiheessa. Toimittajana et kirjoita tavallista tarjousta, vaan laadit ehdotuksen tutkimus- ja innovaatioprojektista.
Menettelyn edut pk-yrityksille
Toimittajille innovaatiokumppanuus tarjoaa loistavan tilaisuuden kehittää räätälöityjä ratkaisuja yhteistyössä ostajan kanssa. Koska vain rajallinen määrä toimittajia voi jättää ehdotuksensa, voittomahdollisuutesi ovat paremmat kuin avoimissa menettelyissä.
Lisäksi voit mukauttaa palvelujasi ostajan tarpeisiin vielä sopimuskauden aikanakin, mikä mahdollistaa pitkäaikaiset kumppanuussuhteet ja joustavuuden puolin ja toisin.
Menettelyn haasteet pk-yrityksille
Kuten muissakin harvinaisissa menettelyissä, avoimuusvaatimukset ovat tiukat. Sekä sinulta että yritykseltäsi edellytetään ehdotonta luottamuksellisuutta sekä kilpailutusprosessin aikana että koko sopimuskauden ajan.
Innovaatiokumppanuuden suurin haaste on se, että sinun on pystyttävä toimittamaan täsmälleen se uusi ratkaisu, jota ostaja tarvitsee. Lisäksi sinun on oltava joustava ja kyettävä vastaamaan muuttuviin vaatimuksiin projektin edetessä. Jos sinulla on tähän tarvittavat resurssit ja osaaminen, innovaatiokumppanuus voi olla erittäin palkitsevaa!
Kuinka pysyt askeleen edellä kilpailijoitasi
Julkinen markkina on laaja ja dynaaminen. Se tarjoaa monenlaisia menettelyjä dynaamisista hankintajärjestelmistä innovaatiokumppanuuksiin ja kilpailullisiin neuvotteluihin. Uusia mahdollisuuksia avautuu päivittäin, joten kaltaisillasi toimittajilla on aina mahdollisuus menestyä.
Sopivien tarjouskilpailujen etsiminen vie kuitenkin aikaa ja resursseja, jotka olisi parempi suunnata itse tarjouksen tekemiseen. Juuri tässä Mercell Bidding voi auttaa: sen avulla voit keskittyä olennaiseen, eli parhaan mahdollisen tarjouksen kirjoittamiseen.
Miten se toimii? Varsin helposti. Tekoälypohjainen profiilinluontityökalumme tekee työn puolestasi. Anna meille vain muutama liiketoimintaasi kuvaava avainsana, ja ennen kuin ehdit sanoa ”hankinta-asiakirja”, tekoälymme on rakentanut ammattimaisen profiilin, joka yhdistää sinut parhaisiin mahdollisuuksiin.
Miten voit hyödyntää dataa
Mistä tiedät, mikä hankinta on juuri sinulle oikea? Analysoimalla dataa. Mercellillä on Euroopan kattavin tietokanta, jonka avulla voit hyödyntää historiallista ja reaaliaikaista markkinadataa, mikä antaa sinulle etulyöntiaseman.
Pääset ensimmäisten joukossa käsiksi uusiin mahdollisuuksiin – jopa ennen kuin hankinta tulee virallisesti julki. Voit lisäksi tarkastella, miksi tietyt toimittajat ovat voittaneet aiempia kilpailutuksia ja analysoida, miten heidän strategiansa voivat auttaa sinua hiomaan seuraavaa tarjoustasi.
Voita seuraava sopimuksesi Mercell Biddingin avulla
Sopimuksen voittaminen vaatii muutakin kuin vain tarjouksen jättämisen. Toimittajana sinun on tiedettävä, millaisia kilpailutuksia ja sopimustyyppejä on olemassa, ja miten niiden kanssa toimitaan. Vastaanota parhaat mahdollisuudet oikealla hetkellä koko prosessin kattavan alustamme avulla.