Tietoja eFormsista
eForms-lomakeuudistus on asettanut uuden standardin tarjouskilpailujen julkaisemiseen. Ymmärrämme, että uudistukseen tottuminen voi viedä aikaa. Mikäli uudet julkaisulomakkeet tuntuvat haastavilta, älä huoli. Autamme sinua.
Tässä artikkelissa Julien Louvrier, eForms-lomakkeiden käyttöönoton tuotepäällikkömme, pureutuu lomakkeiden yksityiskohtiin alkaen komission tavoitteista aina alustamme yhteensopivuuteen. Olitpa sitten kokenut ammattilainen tai uusi sähköisten lomakkeiden käyttäjä, aloitetaan!
Miksi lomakeuudistus tehtiin
Euroopan komissio tarjoaa sähköisten lomakkeiden myötä räätälöidyn ilmoituskokonaisuuden, jota voidaan soveltaa kaikenlaisiin julkisiin kilpailutuksiin sekä kansallisella että Euroopan tasolla EU- ja ETA-maissa.
Euroopan komission päätavoitteena on saada eurooppalaiset tarjouskilpailutiedot paremmin hallintaan sekä tuottaa niiden perusteella lisää hyödyllistä dataa. Ajatuksena on tukea jäsenmaita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä julkisista menoista. Euroopan komission mukaan sähköisillä lomakkeilla
-
lisätään avoimuutta
-
autetaan tunnistamaan korruptiota
-
tuetaan ostajia suurten hankkeiden jakamisessa pienempiin osiin, jotta pk-yritysten olisi helpompi osallistua julkisiin hankintoihin
-
helpotetaan yritysten ja organisaatioiden toimialaa ja sijaintia vastaavien hankintailmoitusten löytämistä.
Koska sähköiset lomakkeet ovat olleet käytössä vasta muutaman kuukauden, on ennenaikaista sanoa, onko asetettuja tavoitteita saavutettu ja ovatko ne tarjonneet parannuksia.
eFormsin käyttöönoton haasteet
eForms-lomakestandardi oli paitsi otettava käyttöön kaikissa Euroopan kansallisissa sähköisissä hankintajärjestelmissä, myös räätälöitävä vastaamaan kunkin maan erityisvaatimuksia. Toisin sanoen kysymyksessä ei ollut yhtenäinen valmis laki, jonka päättäjät olisivat voineet luovuttaa täytäntöönpantavaksi. Sen sijaan kansallisten viranomaisten oli neuvoteltava sidosryhmien kanssa siitä, miten sähköisten lomakkeiden ominaisuudet toteutettaisiin paikallisesti.
Samaan aikaan kun jäsenvaltiot pohtivat, miten sähköiset lomakkeet voitaisiin räätälöidä niiden tarpeisiin, Euroopan unionin julkaisutoimisto kehitti uusien lomakkeiden teknisiä eritelmiä. Nämä spesifikaatiot olivat yhä työn alla, kun Mercellin kaltaisten järjestelmätoimittajien oli aloitettava toteutus. Sähköisten lomakkeiden tekniset eritelmät kehittyvät edelleen, eivätkä ne ole vieläkään valmiita.
eFormsin käyttöönotossa epäselvyyksiä
Sähköisiin lomakkeisiin siirtyminen toi mukanaan huomattavan määrän uutta tietoa, kuten uusia kenttiä, sääntöjä ja ilmoituksia. Muutokseen liittyi epävarmuutta, sillä sähköisten lomakkeiden käyttöönoton aikana kaikki jäsenmaat eivät olleet vielä määritelleet, mitkä kentät olisivat pakollisia tai valinnaisia. Lisäksi maissa, joissa sähköisiä lomakkeita oli tarkoitus käyttää kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailutuksiin, viranomaisten oli pärjättävä ilman komission eritelmiä.
Ymmärrämme, että ostajana olet joutunut omaksumaan valtavan määrän uutta tietoa. Muutosten sisäistäminen sekä uusimmista eritelmistä ajan tasalla pysyminen vaatii paljon työtä.
Tämä ei koske ainoastaan meitä, jotka varmistamme järjestelmämme vaatimustenmukaisuuden, vaan myös sinua ostajana, jonka on hallittava ja mukauduttava tehokkaasti tilanteeseen.
Kaikeksi onneksi yhteisymmärrys sähköisten lomakkeiden pakollisista kentistä kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on saavutettu. Euroopan komissio on laatinut kattavan yleiskatsauksen kaikista aloista, ja löydät sen täältä.
Näin varmistamme, että alustamme noudattaa eForms-direktiiviä
Otimme käyttöön Mercell Notice Editorin Suomessa elokuussa 2023 ja muualla Euroopassa lokakuussa 2023. Upouusi käyttöliittymä antaa sinulle pääsyn kaikkiin eForms-asetuksessa määriteltyihin lomakkeisiin sekä varmistaa, että voit julkaista vaatimusten mukaisia ilmoituksia. Käyttöliittymän "My Checklist" -widget opastaa sinut vaadittujen kenttien läpi ja tukee sinua, kunnes ilmoitus on valmis julkaistavaksi. Ilmoituksesi tila on aina näkyvissä, jotta voit turvallisesti vahvistaa valmiustilan.
Moduulin julkaisemisen jälkeen olemme jatkaneet kehitystyötä sähköisten lomakkeiden vaadittujen kenttien ja sääntöjen tuntemuksen edistämiseksi. Sen lisäksi, että olemme varmistaneet ostajien voivan jatkaa hankintojensa julkaisemista, olemme keskittyneet parantamaan käyttökokemustasi ilmoituseditorissa esimerkiksi
-
parantamalla käännöksiä
-
kehittämällä virheiden tunnistusta
-
mikä tärkeintä, päivittämällä sääntöjä, kenttiä ja koodiluetteloita julkaisutoimiston säännöllisten julkaisujen perusteella.
Tulevia parannuksia Mercellin ratkaisuun
Koska sähköiset lomakkeet ovat suhteellisen uusia, niitä on päivitettävä jatkuvasti. Tämä ei koske ainoastaan järjestelmäämme, vaan koko Euroopan unionia. Olemme tehneet ilmoituseditoriin esimerkiksi seuraavia parannuksia:
-
Päivitimme ilmoituseditorin responsiivisuuden toimivaksi pienemmissä kannettavissa tietokoneissa, tableteissa ja suuremmissa matkapuhelimissa, joten voit käyttää ilmoituseditoria milloin ja missä tahansa.
-
Kehitämme aikavyöhykkeiden esittämistä sähköisissä lomakkeissa, mikä helpottaa päivämäärien ja kellonaikojen vahvistamista.
-
Samojen arvojen moninkertaisen syöttämisen vähentämiseksi otamme käyttöön beta-ominaisuutena Suomessa ja Ruotsissa kopiointityökalun.
Keskitymme myös esitäytettyjen kenttien kehittämiseen. Tällä hetkellä kaikkia kenttiä, joiden odotat täyttyvän automaattisesti, ei ole määritelty. Tavoitteenamme on täyttää mahdollisimman monta kenttää automaattisesti, mikä vähentää manuaalista syöttöä, minimoi virheet ja säästää merkittävästi aikaa.
Olemme ylpeitä voidessamme kertoa, että moduulista tulee intuitiivisempi ja käyttäjäystävällisempi. Tällä hetkellä keskitymme parantamaan ohjetekstejä ja työkaluvihjeitä varmistaaksemme sujuvamman käyttökokemuksen sähköisten lomakkeiden täyttämisessä.
Mitä tulevaisuus tuo tullessaan
Olemme sitoutuneet palveluidemme ja tuotteidemme jatkuvaan parantamiseen ja optimointiin. Tänä vuonna päätavoitteemme on jatkaa ilmoituksia koskevien sääntöjen päivittämistä julkaisutoimiston uusimpien julkaisujen perusteella. Otamme parhaillaan käyttöön sähköisiä lomakkeita 1.10. Lisäksi toteutamme kansainvälisen hankintainstrumentin (IPI) ja ulkomaisia tukia koskevan asetuksen (FSR) muutosasetuksen kattamat alat.
Haasteista huolimatta sähköiset lomakkeet voivat muuttaa tapaa, jolla julkaisemme tarjouksia. Niiden täytäntöönpano ei ole ainoastaan menettelytapojen muutos, vaan askel kohti läpinäkyvämpää ja tehokkaampaa järjestelmää, joka tasoittaa tietä avoimemmalle ja helpommin lähestyttävälle julkiselle sektorille.
UKK
Miten voin olla varma, että olen täyttänyt kaikki sähköisen lomakkeen pakolliset kentät?
Voit täyttää sähköisen lomakkeen luottavaisin mielin käyttämällä ilmoituseditorin "Oma tarkistuslista" -ominaisuutta. Lista opastaa tehokkaasti jokaisen vaiheen läpi korostaen pakollisia kenttiä ja tehtäviä sekä ryhmitellen pakolliset kentät etenemisen helpottamiseksi. Näin olennaiset kentät tulevat käsitellyksi, mikä virtaviivaistaa lomakkeiden täyttöä ja varmistaa tarkkuuden.
Miten sähköiset lomakkeet eroavat aiemmasta tarjouskilpailujen ilmoitusmenetelmästä?
Sähköiset lomakkeet eroavat aiemmasta standardista siten, että ne on suunniteltu digitaaliseen käyttöön, ei tulostamiseen ja manuaaliseen täyttämiseen. Tarjouskilpailualustojen on tarkoitus luoda nämä lomakkeet automaattisesti, mikä vastaa komission visiota sisäänrakennetusta digitaalisuudesta.