Suomi siirtyy kansallisista hankintailmoituksista sähköisiin eForms-ilmoituksiin

Vuodesta 2025 on tulossa merkittävä vuosi julkisen sektorin tilaajille. Suomessa siirrytään nimittäin vanhoista kansallisista hankintailmoituksista uusiin sähköisiin eForms-ilmoituksiin. Nyt onkin hyvä hetki kerrata uudistuksen tavoite ja arvioida sen vaikutusta tiimiisi. 

Uudistus tarjoaa hyvän tilaisuuden sujuvoittaa kaikenkokoisia hankintaprosesseja, mutta se herättää myös monia kysymyksiä. Miten uuteen järjestelmään siirrytään, miten uudistus vaikuttaa päivittäisiin toimintoihin, ja miten tuleviin määräaikoihin voi valmistautua? 

Tässä artikkelissa kerromme, miksi eForms-ilmoitukset otetaan käyttöön, miten ne tukevat julkisia hankintoja ja miten uudistus etenee. 

Nopea kertaus: Miksi eForms-ilmoitukset otetaan käyttöön? 

Euroopan komission eForms-uudistuksen tavoitteena on sujuvoittaa kynnysarvot ylittäviä julkisia hankintaprosesseja kaikkialla EU:ssa. Uudistuksen myötä hankintailmoituksista tulee standardoituja, mistä on monia etuja: 

1. Hankintojen läpinäkyvyys: Tietokenttien yhtenäistäminen helpottaa julkisten hankintatietojen seuraamista koko EU:n alueella, mikä takaa avoimen kilpailun ja vastuullisuuden. 

2. Laadukkaat tiedot: eForms-ilmoitukset auttavat parantamaan hankintatoimien tilastollista analyysia ja seurantaa. 

3. Sujuvat rajat ylittävät hankintaprosessit: Kun hankintailmoitukset ovat yhteisellä kielellä, myös muissa EU-jäsenvaltioissa olevat toimittajat voivat osallistua kilpailutuksiin. 

EU:n eForms-uudistus tarjoaa merkittäviä etuja, ja jäsenvaltiot voivat myös joustavasti mukauttaa malleja kansallisiin tarpeisiinsa sopiviksi. Suomessa päätettiin siirtyä yhtenäiseen järjestelmään, joka kattaa sekä kansalliset että EU:n hankintaprosessit. 

Miksi Suomi siirtyy kansallisiin eForms-ilmoituksiin?

Suomen viranomaiset, mukaan lukien julkisten hankintojen ilmoituspalvelu Hilma, päättivät ottaa käyttöön eForms-ilmoitusten paikallisen version. Päätöksen taustalla oli useita syitä:

• Yhdenmukaisuus paranee: Tällä hetkellä julkiset tilaajat Suomessa käyttävät erilaisia ilmoitusmuotoja sen mukaan, ylittääkö vai alittaako hankinta EU:n kynnysarvot. Uusi järjestelmä yhtenäistää nämä prosessit ja varmistaa yhtenäisen käyttökokemuksen. 

• Tietojen hyödyntäminen ja analysointi helpottuu: Vakiomuotoiset kentät eri ilmoitustyypeissä helpottavat viranomaisten tilastointia, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa hankintakäytäntöjä. 

• Tilaajien tehokkuus paranee: Standardoitu malli ilmoitusten luomiseen ja julkaisemiseen säästää julkisten tilaajien aikaa ja vähentää virheitä. Lisäksi manuaalisten tarkistusten poistaminen useimmista TED-ilmoituksista nopeuttaa julkaisuprosessia. 

• Raportointi helpottuu: Uudistuksen myötä ilmoituksissa on enemmän ennalta määritettyjä vaihtoehtoja ja vähemmän avoimia tekstikenttiä, mikä helpottaa ilmoitusten laatimista. 

• Läpinäkyvyys ja saavutettavuus paranevat: Kansallisia hankintailmoituksia voi julkaista myös TED-portaalissa, mikä parantaa suomalaisten hankintamahdollisuuksien näkyvyyttä koko EU:n alueella. Lisäksi ilmoitukset voidaan nyt julkaista useilla kielillä samanaikaisesti, mikä parantaa saavutettavuutta entisestään.

Uudistuksessa ei ole kyse vain vaatimustenmukaisuudesta, vaan se tehostaa ja helpottaa julkisia hankintoja kaikkien sidosryhmien kannalta. 

eForms-uudistuksen aikataulu

Suomen viranomaiset ovat laatineet uudistukselle vaiheittaisen toteutussuunnitelman sujuvan siirtymän varmistamiseksi. Tilaajien kannattaa pitää mielessä seuraavat tärkeät päivämäärät: 

• 19. maaliskuuta 2025: Uudet kansalliset eForms-muotoiset hankintailmoitukset (käyttöönoton 1. vaiheesta) tulevat saataville Hilmaan. 

• 16. huhtikuuta 2025: Kansalliset eForms-muotoiset hankintailmoitukset voi lähettää julkaistavaksi myös EU:n TED-portaaliin. 

• 6. kesäkuuta 2025: Ilmoitusten toinen vaihe julkaistaan. 

• 3. syyskuuta 2025: Kaikki uudet ilmoitukset on julkaistava eForms-muodossa. Tämä on Hilmassa asetettu joustamaton määräaika, jonka jälkeen vanhoja ilmoitustyyppejä ei enää hyväksytä.

• 8. tammikuuta 2026: Tilaajat eivät voi enää muokata vanhoja ilmoituksia, jotka noudattavat vanhaa mallia. Kaikissa päivityksissä, mukaan lukien oikaisuissa, on käytettävä uutta eForms-mallia.

Mikä muuttuu julkisten tilaajien kannalta?

eForms-uudistus tuo mukanaan päivityksiä myös tilaajien käyttämiin ilmoitustyyppeihin, työnkulkuihin ja malleihin. Tässä tärkeimmät muutokset:

1. Uudet ilmoitustyypit:

1. vaihe: 

• E1 – markkinakartoitusilmoitus: Uusi lisäys, joka tarjoaa tilaajille standardoidun tavan tutkia markkinoiden tarjontaa ja potentiaalisia toimittajia. Se sopii sekä EU-kynnysarvot ylittäviin että alittaviin hankintoihin.

• E3 – kansallinen hankintailmoitus ja E4 – kansallinen jälki-ilmoitus: Nämä korvaavat nykyiset kansalliset ilmoitustyypit ja yhdenmukaistavat ne eForms-mallin kanssa. 

2. vaihe: 

• Ennakkoilmoitus suorahankinnasta (ex ante)

• avoimuusilmoitus ulosmyyntiaikeesta.

Tilaajien tulee huomioida, että vaikka näiden ilmoitusten rakenne pysyy pitkälti ennallaan, joitain kenttiä ja kohtia on päivitetty vastaamaan EU-standardeja. 

1. Mallit: Olemassa olevia malleja ei automaattisesti muunneta uuteen muotoon, vaan tilaajien on luotava uudet ilmoitusmallit. Tämä voi aluksi vaatia hieman resursseja, mutta pidemmän päälle yhtenäinen järjestelmä säästää aikaa ja vaivaa. 

2. DPS-ilmoitukset: Dynaamiset hankintajärjestelmät (Dynamic Purchasing Systems) ovat erityistapaus. Vaikka kansalliset DPS-ilmoitukset ovat Suomessa harvinaisia, vanhan mallin mukaiset aktiiviset ilmoitukset on joko muutettava eForms-muotoisiksi tai poistettava ja julkaistava uudelleen (mikäli julkaistua DPS-ilmoitusta on muutettava sen elinkaaren aikana). Tällaisia ilmoituksia on vain rajattu määrä, ja Mercell tutkiikin yhteistyössä viranomaisten kanssa, miten muutosprosessia voisi sujuvoittaa tilaajien kannalta. 

3. Muutokset tietoihin ja työnkulkuihin: Työnkulkuihin on tulossa pieniä muutoksia esimerkiksi tietokenttiin. Uusi järjestelmä on kuitenkin suunniteltu mahdollisimman intuitiiviseksi ja selkeäksi. Jos EU:n nykyinen hankintailmoitusten työnkulku on tuttu, uudistus ei tuota päänvaivaa. 

Näin Mercell tukee siirtymää

Ymmärrämme, että muutos voi tuntua haastavalta, ja siksi tiimimme tarjoaa apua ja tukea siirtymän sujuvoittamiseksi. Tarjoamme sinulle seuraavaa: 

• Opastus ja resurssit: Tukiportaalissamme on saatavilla ohjeita, muun muassa usein kysyttyjä kysymyksiä ja vaiheittaisia oppaita. 

• Koulutusmahdollisuudet: Tilaajille on tarjolla lyhyitä koulutuksia ja webinaareja, joissa perehdytään uusiin ilmoituksiin ja prosesseihin. Istuinnoissa käsitellään tärkeimpiä muutoksia ja jaetaan käytännön vinkkejä. 

• Tukipalvelu: Olemme valmiina auttamaan mahdollisissa kysymyksissä ja ongelmissa. 

Lopuksi

Kansallisiin eForms-ilmoituksiin siirtyminen voi vaikuttaa pelkältä tekniseltä muutokselta, mutta sillä on laajempi tavoite: parantaa julkisten hankintojen läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja saavutettavuutta. Ilmoitusmallien yhtenäistäminen vahvistaa tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja sujuvoittaa hankintaprosesseja pitkälle tulevaisuuteen. 

Uudistuksen myötä suomalaiset tilaajat voivat siirtyä EU:n standardien mukaiseen järjestelmään, joka on kuitenkin räätälöity Suomen tarpeisiin. Muutos vaatii sopeutumista, mutta pitkän aikavälin hyödyt ovat sen arvoisia. 

Siirtyminen vanhoista kansallisista hankintailmoituksista uusiin kansallisiin eForms-ilmoituksiin voi tuntua aluksi haastavalta, mutta julkisen sektorin tilaajat voivat luottaa siihen, että uudistus on suunniteltu helpottamaan ja tehostamaan heidän työtään. 

Suomen hankintaviranomaisten tarjoamat selkeät aikataulut, hyödylliset ohjeet ja vahva tuki takaavat, että tilaajilla on hyvät edellytykset sopeutua muutokseen. Omaksumalla uuden järjestelmän tilaajat paitsi varmistavat vaatimustenmukaisuuden myös parantavat julkisen hankintaympäristön läpinäkyvyyttä ja toimivuutta. 

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, ota rohkeasti yhteyttä Mercellin tukitiimiin. Yhdessä voimme varmistaa, että uudistus sujuu mallikkaasti.