Miksi kilpailutuksen ja sopimustenhallinnan tulee olla yhteydessä toisiinsa?
Julkinen hankinta muistuttaa liian usein katkennutta ketjua, kun sen pitäisi muodostaa katkeamaton virta.
Julkisen hankinnan tulisi olla saumaton prosessi. Tarjouskilpailussa määritetään odotukset ja vaatimukset sekä tunnistetaan sopivin toimittaja. Sopimus taas on valintapäätöksen muodollinen ilmaisu, jonka avulla varmistetaan toimitus. Nämä kaksi vaihetta liittyvät toisiinsa ja kuuluvat samaan prosessiin.
Käytännössä niitä kohdellaan kuitenkin usein täysin erillisinä toisistaan.
Julkisella sektorilla tarjouskilpailuja ja sopimuksia hallitaan usein eri järjestelmissä, ja niistä vastaavat eri tiimit, jotka eivät välttämättä ole tekemisissä toistensa kanssa. Kun toimittaja on valittu, valinnan taustalla olevat päätökset ja asiakirjat käsitellään manuaalisesti ja tallennetaan erillisiin kansioihin, jolloin ne voivat pahimmassa tapauksessa jopa kadota matkan varrella. Selkeänä ja jäsennettynä alkanut prosessi pirstaloituukin yhtäkkiä. Sopimuksesta tulee staattinen, ja sen taustalla olleet perustelut hämärtyvät.
Tällä tietokatkoksella on hintansa. Se tekee lakisääteisiä, taloudellisia ja hallinnollisia elementtejä sisältävästä prosessista entistä hankalamman. Ennen kaikkea se estää julkisista hankinnoista vastaavia saavuttamasta toivottuja lopputuloksia.
Tietokatkoksen hinta
Julkisista hankinnoista vastaavat henkilöt kertovat kohtaavansa saman haasteen toistuvasti: sopimustenhallinta on edelleen yksi vähälle huomiolle jäänyt julkisten hankintojen osa-alue.
Julkinen hankinta muistuttaa liian usein katkennutta ketjua, kun sen pitäisi muodostaa katkeamaton virta. Tarjouskilpailusta vastaa yksi tiimi. Toisen tehtävänä on huolehtia sopimuksen allekirjoittamisesta. Kolmas valvoo toimitusta. Järjestelmät eivät keskustele keskenään. Tärkeitä tietoja syötetään uudelleen, lähetetään sähköpostitse tai ladataan järjestelmiin käsin. Tiedot ovat PDF-tiedostoissa tai erillisissä laskentataulukoissa. Kun jokin menee vikaan tai toimitus myöhästyy, tiiminjäsenet joutuvat selvittämään, mistä se johtui, eikä käytettävissä tällöin useinkaan ole kaikkia tietoja.
Kaikki hidastuu. Riskit kasvavat, hallinnollinen työ lisääntyy ja toimittajien valvonta hankaloituu. Aiemmista kilpailutuksista saadut tiedot eivät aina siirry eteenpäin. Velvoitteita seurataan epäjohdonmukaisesti. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tarjouskilpailussa määritellyt strategiset tavoitteet katoavat usein kuin tuhka tuuleen.
Julkisista hankinnoista vastaava henkilö kertoo: ”Manuaalisiin tarkistuksiin ja tuplatyöhön kuluu aivan liikaa aikaa. Syynä ei ole se, etteivätkö tiimit osaisi työtään, vaan että kilpailutus- ja sopimustenhallintatyökalut eivät keskustele keskenään.”
Yhtenäinen prosessi kilpailutuksesta sopimukseen
Kyse ei ole vain siitä, mihin tiedot tallennetaan vaan jatkuvuudesta. Julkisista hankinnoista vastaavat henkilöt tarvitsevat prosessin, joka kulkee tarjouskilpailusta sopimukseen, toteutukseen ja uusimiseen ilman, että työtä joutuu aloittamaan alusta joka vaiheessa.
Kun kilpailutus ja sopimustenhallinta ovat saman järjestelmän osia, tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen tai puuttuvia asiakirjoja etsiä. Jokainen päätös, velvoite ja sopimuskohta on yhteydessä alkuperäiseen asiayhteyteensä. Sopimuspäälliköiden käytössä on samat ajantasaiset tiedot riippumatta siitä, työskentelevätkö he keskitetysti vai paikallisesti, ja he voivat luottaa siihen, että totuudesta on vain yksi versio.
Yksi järjestelmä parantaa myös valvontaa. Jokainen toimi aivan alusta asti on kirjattuna järjestelmään. Velvoitteiden täyttymistä on helpompi seurata minkä lisäksi toimittajille voidaan esittää alkuperäisiin ehtoihin eikä vain jonkun muistikuviin perustuvia vaatimuksia.
Sopimuksen rooli uudessa valossa
Julkisista hankinnoista vastaavat henkilöt suhtautuvat yhä sopimukseen prosessin päätepisteenä. Se on asiakirja, joka on allekirjoitettu ja arkistoitu ja johon palataan vain, jos jokin menee vikaan. Nykyisessä hankintojen maailmassa tämä ajatusmalli ei kuitenkaan enää toimi. Nykyhankintoihin liittyy talouspaineita ja vastuullisuustavoitteita, ja toimittajasuhteet vaativat muutakin kuin erustason hallintaa.
Sopimus on enemmän kuin pelkkä muodollisuus. Aktiivisella sopimustenhallinnalla voidaan saavuttaa laadukkaampaa palvelua, huolehtia siitä, että toimittajat täyttävät vaatimuksensa, ja luoda arvoa pitkällä aikavälillä. Lisäksi sen avulla voidaan tukea ostajia ympäristötavoitteiden saavuttamisessa sekä edistää sopimusosapuolten kykyä reagoida muutoksiin ja noudattaa sopimusehtoja.
Jotta kilpailutuksissa voidaan saavuttaa aitoa arvoa, sopimustenhallinta tulee nähdä osana laajempaa kokonaisuutta. Käytännössä tämä tarkoittaa luopumista erillisistä järjestelmistä ja sopimusten sisällyttämistä koko hankintaketjuun aina varhaisesta suunnittelusta lopputulokseen asti.
Tähän päästään, kun sopimustenhallinta tukee hankinnoista vastaavien työtä eikä erota heitä toisistaan. Tarvitaan yksi alusta, joka tekee muutakin kuin asiakirjahallintaa ja jossa kilpailutusten koko elinkaarta hallitaan yhdessä paikassa.
Mercell Tendering hallitsee hankinnan koko elinkaarta
Päivitetyllä Mercell Tendering -alustalla sopimuksen elinkaari alkaa paljon ennen toimittajan valintaa jo hankinnan suunnitteluvaiheessa. Kilpailutus ja sopimustenhallinta eivät enää ole erillisiä vaiheita vaan saman yhtenäisen prosessin osia. Kun toimittaja on valittu, tiedot siirtyvät suoraan sopimusvaiheeseen eikä niitä tarvitse siirtää käsin tai erillisillä työkaluilla. Tuloksena on aiempaa yhdenmukaisempi työnkulku varhaisesta suunnittelusta sopimuksen täyttämisen seurantaan.
Jäsennetty ja hallittu prosessi alusta loppuun
Mercellin sopimustenhallinta-alusta on kehitetty tarjoamaan hankintatiimeille selkeä, jäsennetty ja helposti hallittava kokonaisuus koko sopimuksen elinkaaren aikana sen luomisesta uusimiseen asti.
Kaikkia toimittajasopimuksia hallitaan pirstaleisten järjestelmien ja manuaalisten tiedonsiirtojen sijaan yhdessä paikassa, ja koko prosessi on täysin jäljitettävä alusta loppuun. Sopimusten tarkistukset, neuvottelut, uusimiset ja vaatimustenmukaisuustarkistukset eivät enää huku sähköpostiketjuihin eikä niitä tarvitse seurata laskentataulukoissa. Velvoitteiden täyttymistä seurataan automaattisesti, määräajat ovat selkeästi näkyvillä, ja poikkeamien sattuessa ostajat voivat tarttua asiaan suoraan järjestelmässä, jossa heidän käytettävissään ovat kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat.
Sopimustenhallinnasta strategiseksi tehtäväksi
Tietojen järjestämisen lisäksi alusta tekee paljon muutakin. Se mahdollistaa ajatustavan muutoksen ja muuttaa sopimustenhallinnan reaktiivisesta ja hallinnollisesta tehtävästä ennakoivaksi ja strategiseksi tehtäväksi.
Vakiomuotoiset sopimusmallit auttavat luomaan hetkessä sopimuksia, jotka ovat hankintalainsäädännön vaatimusten ja yrityksen omien käytäntöjen mukaisia. Tämä lähestymistapa paitsi nopeuttaa prosessia myös ylläpitää yhdenmukaisuutta ja vaatimustenmukaisuutta kaikilla yrityksen osastoilla. Enää ei tarvitse pelätä, että sopimuksiin jäisi vanhentuneita tai ristiriitaisia ehtoja, ja kaikissa sopimuksissa on sama tuttu rakenne.
Kaikki yhdessä paikassa
Myös asiakirjahallinta toimii yhtä tehokkaasti. Tiedostoja ei enää tarvitse tallentaa erillisille asemille ai etsiä työkaluista, jotka eivät keskustele keskenään. Nyt kaikki sopimukset ovat turvallisessa sähköisessä arkistossa, josta niitä voi hakea toimittajan, sopimuksen arvon, elinkaaren vaiheen ja muiden tietojen perusteella. Tämä auttaa löytämään tarvittavat tiedot helposti oikeaan aikaan, eikä tiimien tarvitse pyytää apua toisiltaan tai käyttää vanhentuneita tietoja.
Sisäänrakennettu seuranta
Sopimusseurannasta tulee osa prosessia, ei jälkiviisautta. Tärkeän tapahtuman lähestyessä oikeat sidoshenkilöt saavat automaattisen ilmoituksen. Tällaisia tapahtumia voivat olla sopimuksen uusimisen määräaika, hinnaston tarkistus tai suorituksen seuranta. Ostajat ja sopimusten valvonnasta vastaavat pystyvät ryhtymään toimiin ajoissa. Esihenkilöt puolestaan voivat luottaa siihen, että velvoitteet täytetään ja riskit pysyvät hallinnassa.
Tietoa laadukkaan päätöksenteon tueksi
Alusta tarjoaa myös reaaliaikaisia koontinäyttöjä sopimusten tilasta, toimittajan suorituksen tilasta ja kulutustrendeistä. Sen lisäksi, että nämä raportit auttavat tiimejä hallitsemaan voimassa olevia sopimuksia, ne tarjoavat tietoa tulevien hankintapäätösten pohjaksi, mahdollistavat säästöjen löytämisen ja auttavat ymmärtämään pitkän aikavälin suorituskykyä.
Yksi alusta koko hankintatiimille
Jokainen sopimuksen elinkaaren vaihe luonnostelusta muutoksiin tulee seuratuksi ja dokumentoiduksi. Rooliperusteiset käyttöoikeudet mahdollistavat sen, että jokainen käyttäjä näkee omissa tehtävissään tarvittavat tiedot. Enää ei tarvitse miettiä, kuka on tehnyt mitäkin, työstettäväksi ei voi päätyä väärä versio eikä tiimien työskentely siiloudu. Kaikki käyttävät samaa järjestelmää ja kaikille muodostuu sama käsitys sopimuksen sisällöstä, tilasta ja seuraavista vaiheista.
Lue, miten Mercell yhdistää kilpailutuksen ja sopimustenhallinnan yhteen järjestelmään.
Varaa lyhyt esittely ja kuule lisää yhdenmukaisen prosessin hyödyistä tiimillesi.