Helenillä hallitaan laajat kilpailutukset ja pitkät sopimuskaudet
Helen tarjoaa helpompaa ja mutkattomampaa arkea yli 500 000 asiakkaalle ympäri Suomen ja tavoittelee sataprosenttista hiilineutraaliutta. Uudella vuosikymmenellä yhtiön satojen miljoonien investoinnit painottuvat laajoihin palvelukokonaisuuksiin sekä puhdasta energiaa tuottaviin kehityshankkeisiin. Hankintatoimi pitää langat käsissään Cloudian kilpailutus- ja sopimusratkaisujen avulla.
Vuonna 1909 perustettu Helen Oy on eräs Suomen suurimmista energia-alan yrityksistä. Lämmön, jäähdytyksen ja sähkön lisäksi Helen myy ratkaisuja alueelliseen ja uusiutuvaan energiaan, älykkäisiin kiinteistöihin sekä sähköiseen liikenteeseen.
Helenin tavoitteena on kehittää hiilineutraali energiajärjestelmä vuoteen 2035 mennessä, jonka avulla jokainen voi tuottaa, käyttää ja säästää energiaa ympäristöä kunnioittaen. Kivihiilestä luovutaan vaiheittain jo aiemmin.
Hanasaaren voimalaitos suljetaan vuoden 2024 loppuun mennessä, ja sen lämmöntuotanto korvataan lämmön kierrättämisellä lämpöpumpuilla, energian varastoinnilla sekä yhtiön tuoreimmalla investoinnilla, Vuosaareen rakennettavalla biolämpölaitoksella. Selvityksessä on myös geotermisen lämmön hyödyntäminen ja pidemmällä aikavälillä esimerkiksi modulaariset pienydinvoimalat.
Cloudian asiakkaana Helen ollut vuodesta 2012, ja tätä nykyä yhtiön kilpailutukset ja sopimukset suurista pieniin hoidetaan sähköisesti Cloudian ratkaisuilla.
– Heti alussa tuli sellainen tunne, että saimme Cloudialta haluamamme kokonaisuuden. Päätös osoittautui oikeaksi, kertoo Helenin hankintapäällikkö Markku Vettenranta.
– Käyttöönotto oli selkeää ja palvelu on aktiivista. Olennaista on sekin, että myös tarjoajat osaavat käyttää Cloudian järjestelmää ja tulevat tasapuolisesti kohdelluiksi. Tarjousten perään ei tarvitse soitella, ja hankinnat etenevät tehokkaasti, Vettenranta jatkaa.
Automaatio ja järjestelmällisyys lisäävät hankintojen hallittavuutta
Vuosittain Helen-konsernissa, mukaan lukien Helen Sähköverkko Oy, tehdään kilpailutuksia noin sadalla miljoonalla eurolla ja hankkeet ovat usein laajoja.
Esimerkiksi Vuosaaren biolämpölaitoksen rakentaminen tulee kestämään noin 2,5 vuotta, sisältäen noin 50 kilpailutusta yli 200 miljoonalla eurolla.
Alun perin Helen ottikin Cloudian tarjoaman kilpailutusratkaisun käyttöönsä juuri kilpailutusten tehostamiseksi. Helpotusta haettiin muun muassa kilpailutusdokumentaatioiden käsittelyyn ja arkistointiin sekä tarjouspyyntöjen yhdenmukaistamiseen ja tarjousten vertailuihin, joissa myös onnistuttiin.
Cloudian ratkaisujen ansiosta manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi."
Kilpailutusten luonteen muuttuessa tavarahankinnoista laajoihin palvelukokonaisuuksiin, tulee sekä hankintaprosesseista että sopimuskausista pidempiä ja monimutkaisempia. Siksi Helenillä otettiin käyttöön kilpailutusratkaisun rinnalle Cloudian sopimushallinnan palvelu.
Se yhtenäistää, automatisoi ja ohjaa sopimusten tekoa sekä varmistaa, että Helenin hankintatiimi pysyy tilanteen tasalla koko sopimuksen elinkaaren ajan.
– Cloudian ratkaisujen ansiosta manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi. Koska järjestelmä vaatii tarjoajaa vastaamaan haluttuihin kysymyksiin sekä lataamaan pyydetyt liitteet osaksi tarjouspyyntöä, vältymme työläiltä kyselyitä, inhimillisiltä virheiltä ja lisäselvityksiltä. Kun rutiinit on automatisoitu ja tieto hyvin arkistoitu, tulee sopimuksista ja laajoistakin kilpailutuksista helpommin hallittavia, Vettenranta tiivistää.