Helsingin kaupungin sopimushallinta on helpottunut ja yhtenäistynyt
Asiakkaan menestystarina
Helsingin kaupungin sopimushallinta on helpottunut ja yhtenäistynyt Cloudian avulla
Helsingin kaupungin ja sen toimialojen jokapäiväinen toiminta perustuu suurelta osin sopimuksiin. Uusia sopimuksia sekä muutoksia olemassa oleviin sopimuksiin tehdään toimialoilla päivittäin. Sopimuksia on kymmeniä tuhansia ja suuri osa koko sopimuskannasta uusiutuu vuosittain.
Helsingin kaupunki on ottanut Cloudia Sopimuksen käyttöön vuonna 2016. Palveluun annettiin käyttäjätunnukset ja roolit noin 1 300 työntekijälle. Sopimuksia palvelussa on yli 17 000.
Hajautettu ja manuaalinen sopimushallinta aiempana haasteena
Helsingin kaupungin sopimuskannan hallinta on aiemmin ollut hajautettua ja sopimushallinnan käytännöt ovat vaihdelleet laajalti toimialoittain, koska yhtenäisiä sopimushallinnan prosesseja ei ole ollut käytössä.
Kaupunkiyhteisen sopimushallintajärjestelmän puuttumisen vuoksi kaupungilla ei ole aina ollut riittävän selkeää kuvaa sopimusten määrästä ja niiden hyödyntämisen asteesta, koska sopimuksia on hallinnoitu manuaalisten ratkaisujen avulla.
Sopimushallinnan yhtenäistäminen kaupunki-tasolla asetettiin tärkeimmäksi tavoitteeksi
Sopimushallinnan kehittämisen ja uudistamisen tavoitteena oli saada käyttöön kaupunkiyhteinen sopimushallinnan järjestelmä. Sopimusten hallintaa sopimusten elinkaaren aikana haluttiin helpottaa ja mahdollistaa luotettavan ja ajantasaisen kokonaiskuvan saaminen sopimusten tilasta kaupunki-ja hallintokuntatasolla.
Tärkeinä kohtina tavoitteisiin lukeutui myös yhteisten sopimushallintakäytäntöjen luominen, sopimustietojen saatavuuden parantaminen kaupunki- ja toimialatasolla sekä sopimusten kanssa työskentelevän henkilöstön työn helpottaminen.
Sopimusten seuranta ja raportointi sekä toimiala että kaupunkitasolla on selkeytynyt.”
Cloudia Sopimus valjastettiin Helsingin kaupungin vaativiin tarpeisiin
Helsingin kaupunki valitsi Cloudian toteuttamaan kaupunkiyhteisen sopimushallinnan järjestelmän vuonna 2014. Pohjana käytettiin Cloudia Sopimus -järjestelmää, jota muokattiin vastaamaan Helsingin kaupungin vaativia tarpeita. Suunnittelutyötä tehtiin hyvin tiiviissä yhteistyössä Helsingin kaupungin ja Cloudian asiantuntijoiden kesken.
Helsingin kaupungin tavoitteena oli siirtää järjestelmään kaikki vanhat ja voimassa olevat sopimukset vuoden 2018 aikana.
Sopimukset sijoitetaan sopimuskokonaisuuksiin ja sopimustyyppeihin ja niille asetetaan tarvittavat metatiedot, liitteet ja rakenteiset sopimussisällöt käyttäen apuna automatisoituja sopimuspohjia ja lausekirjastoja. Jos kyseessä on hankintasopimus, sen tiedot saadaan tuotua automatisoidusti suoraan hankinnasta Cloudia Kilpailutus -järjestelmän avulla.
Sopimuksille voidaan asettaa myös automatisoituja muistutuksia sekä välietappeja niiden toteutumisen seurantaan. Myös reklamaatioiden hallinta ja raportointi tapahtuu suoraan järjestelmässä. Sopimuksia voidaan hakea monipuolisella haulla, joka pureutuu myös sopimusten sisältöihin.
Helsingin kaupungille on tärkeää, että sen pääkäyttäjät pystyvät keskitetysti hallinnoimaan järjestelmän avulla kaupunki --, ja toimialatasolla sopimusprosessien ohjausta, oletussisältöjä, mallipohjia, sopimuskategorioita sekä käyttöoikeuksia. Pilvipalveluna toteutetun Cloudia Sopimuksen etuna on mahdollisuus käyttää palvelua ajasta ja paikasta riippumatta.”
Cloudia Sopimuksen avulla sopimusten koko elinkaari hallintaan
Cloudia Sopimus tehostaa koko hankinta-prosessia nopeuttamalla sopimusprosessia ja parantamalla sen laatua, sopimustietojen saatavuutta sekä tekemällä ostopäätöksen teosta aiempaa tehokkaampaa ja oikea-aikaisempaa. Keskitetyssä ja automatisoidussa
Cloudia Sopimus -palvelussa kaikki sopimuksesi ovat hallinnassa niiden laatimisesta aina sähköiseen allekirjoitukseen. Valmiit sopimuspohjat ohjaavat laatimaan uudet sopimukset helposti, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
Cloudia Sopimus on modulaarisuutensa ansiosta helposti valjastettavissa ja skaalattavissa kaikenkokoisille organisaatioille, ja se soveltuu sekä julkisen että yksityisen sektorin yritysten sopimushallinnan tarpeisiin.
Palvelun käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta, ja se voidaan liittää organisaation olemassa oleviin prosesseihin, kuten taloudenseurantaan, toiminnanohjaukseen, arkistoon tai asiakirja-hallintaan.
Yhdenmukaisuus ja tiedolla johtaminen kehittynyt
Tytti Santala summaa palvelun tuomia hyötyjä seuraavasti:
”Cloudia Sopimus on yhdenmukaistanut, tehostanut Ja helpottanut Helsingin kaupungin sopimusten systemaattista hallintaa ja sopimusvelvoitteiden seurantaa sekä puitesopimusten hyödyntämistä.
Sopimusten seuranta- ja raportointi sekä toimiala-että kaupunkitasolla on selkeytynyt ja tietoja voidaan hyödyntää paremmin mm. Kilpailutuksessa ja kokonaiskuvan hahmottamisessa. Automatisoidut toiminnot ovat myös helpottaneet henkilöstön päivittäistä työtä.” Tytti Santala.