Harvaan asuttu Puolangan kunta on pienempi kuin monet muut Suomen kunnat, mutta myös heitä koskevat samat hallinnolliset vastuut. 

Puolanka on sitoutunut tarjoamaan asukkailleen korkeatasoisia julkisia palveluita noin 100:n työntekijän voimin. Digitalisaatio on kunnalle korkea prioriteetti. Viimeisen seitsemän vuoden ajan Puolanka on tukeutunut Mercellin kattavaan hankinta- ja sopimustenhallintaratkaisuun toimintojensa virtaviivaistamiseksi. 

“Halusimme edistää tuottavuutta ja vähentää manuaalisen työn määrää teknologian avulla”, kertoo Puolangan pormestari Harri Peltola. Tätä ajatusta silmällä pitäen Puolanka valitsi toimittajakseen Mercellin. 

Manuaalinen työ ja Excel-taulukot jäivät taakse 

Ennen Mercelliä Puolangan sopimustenhallinta vaati paljon manuaalista työtä pääosin Excel-taulukoiden kanssa. Henkilöstön oli kirjattava aikatauluja, päivityksiä ja sopimusten uusinta-ajankohtia yksi kerrallaan. Prosessi oli virhealtista ja aikaa vievää. Nyt kunta hallinnoi Mercellin avulla yli 300 sopimusta eri osastoilla tehokkaasti ja vaivattomasti, tehostaen koko hankintaprosessia. 

Mercellin ratkaisujen avulla Puolanka ei ainoastaan digitalisoinut sopimustietokantaansa, vaan myös integroi hankinta- ja asiakkuudenhallintajärjestelmänsä saumattomasti. Automaatio helpottaa tiedonsiirtoa, sillä henkilöstön ei tarvitse vaihtaa järjestelmästä toiseen tai tehdä päällekkäistä työtä.  

“Mercellin ansiosta meidän ei tarvitse varata työtunteja sopimusten seuraamiseen”, Peltola sanoo. ”Henkilökuntamme saa keskittyä Excel-taulukoiden päivittämisen sijaan tärkeämpiin tehtäviin ja pystymme välttymään ikäviltä yllätyksiltä, kuten odottamattomilta hintojen korotuksilta ja sopimusten umpeutumisilta.” 

Vaivatonta sopimusten hallintaa: Ajantasaiset uusimiset ja 30 % resurssisäästöt 

Mercell on helpottanut Puolangan pienen hallintotiimin urakkaa sopimusten uusimisen ja deadlinejen kanssa. Automatisoidut ilmoitukset pitävät henkilökunnan ajan tasalla ja ohjaksissa niin sopimusjaksojen etenemisen kuin sopimusten uusimisen ja jatkokausien suhteen. ”Hankintaprosessin aloittaminen ajallaan ei ole enää sattumankauppaa”, Peltola kertoo. ”Kun hankintapäätös on tehty, sopimus on valmis ja työ voi alkaa jo seuraavana päivänä. Prosessit sujuvat nopeammin, helpommin ja luotettavammin.” 

30:n prosentin resurssisäästöjen lisäksi Puolanka on luonut kymmeniä sopimuspohjia Mercellin avulla. Järjestelmän kyky luoda ja mukauttaa standardoituja sopimuksia on yksinkertaistanut kumppanuuksien ja toimittajien hallintaa. ”Voimme muokata sopimuksia ja ehtoja helposti jokaisen kumppanin kohdalla, ja sähköinen allekirjoitusmahdollisuus on nopeuttanut tekemistämme merkittävästi”, Peltola huomauttaa.   

Tulevaisuuden kuntaa rakentamassa 

Puolangan päätös hyödyntää Mercellin digitaalisia ratkaisuja heijastaa kunnan laajempaa sitoutumista digitalisaatioon. Mercellin hankinta- ja sopimustenhallintaratkaisu antaa kunnan kestävälle kasvulle ja tehokkaammille palveluille vakaan pohjan. 

Mercellin vaikutus Puolangan toimintaan on merkittävä. Keskitetty järjestelmä säästää aikaa, vähentää virheiden määrää ja antaa henkilöstön keskittyä asioihin, jotka hyödyttävät koko yhteisöä. Tämä lähestymistapa ohjaa Puolangan digitaalista matkaa pitkälle tulevaisuuteen.