Viešieji pirkimai – daugiau nei siekis sutaupyti. Tai inovacijas skatinančios konkurencingos aplinkos kūrimas tiekėjams, išlaikant sąžiningumą ir skaidrumą (taip pat užtikrinant geriausią mokesčių mokėtojų pinigų panaudojimą).

Tačiau neseniai Europos Audito Rūmų (EAR) pateikta informacija rodo nerimą keliantį pokytį: per pastarąjį dešimtmetį konkurencinis pranašumas pasiūlymų teikimo procese sumažėjo.

Ką tai reiškia? Artėjame prie situacijos, kai dėl sutarčių varžysis saujelė pažįstamų veidų – tai turėtų paskatinti mus permąstyti savo viešųjų pirkimų strategijas.

Šiame straipsnyje mes panagrinėsime ES ataskaitos išvadas, įveiksime kliūtis, su kuriomis susiduria tiekėjai, ir, svarbiausia, apibūdinsime veiksmingus sprendimus, kurių pirkėjai gali imtis, kad suaktyvintų tiekėjų konkurenciją.

Šiame straipsnyje:

1. Europos Audito Rūmų ataskaitos aptarimas

2. 6 tiekėjų iššūkiai dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose

3. Strateginis požiūris į pirkimus: kaip paskatinti tiekėjų įtraukimą?

Europos Audito Rūmų ataskaitos aptarimas

Naujausia Europos Audito Rūmų ataskaita apie viešuosius pirkimus ES atskleidžia reikšmingas pastarojo dešimtmečio tendencijas.

Aptarkime pagrindines išvadas:

1. Tiesioginių sutarčių skaičiaus augimas

2021 m. 15,8 % pirkimų vyko tiesioginio sutarčių sudarymo būdu, o tai rodo perėjimą nuo atviro konkurso prie iš anksto kvalifikuotų tiekėjų atrankos. Šis metodas, žinomas kaip „tiesioginis sutarties sudarymas“, atspindi pirmenybės teikimą patikimiems, specializuotiems tiekėjams, daugiau dėmesio skiriant efektyvumui ir užmegztiems ryšiams platesniuose konkurencijos procesuose.

Tiesioginiai kvietimai ir atviri konkursai išlaikė nuolatinę rinkos pusiausvyrą. Ši nuosekli strategija riboja tiekėjų skaičių, o tai gali lemti mažesnį projektų pasiūlymų skaičių. Tai turi tiesioginės įtakos viešųjų išlaidų įvairovei ir konkurencingumui. Įdomu tai, kad EAR duomenys atskleidžia, kad tiesioginių sutarčių lygis nuo 2011 m. nuolat svyravo apie 17,5 %, o tai pabrėžia tokio viešųjų pirkimų metodo stabilumą.

2. Vieno pasiūlymo procedūrų kiekio augimas

Nuo 2011 m. iki 2021 m. procedūrų, pritraukiančių tik vieną pasiūlymą, padaugėjo nuo 23,5 % iki 41,8 %.

Tai rodo pirkėjo patrauklumo mažėjimą. Kitaip tariant, sumažės konkursų su aiškia konkurencija, o kai kuriais atvejais konkurencija išnyks visiškai. Tai lemia mažesnį pasirinkimą ir galimai didesnes viešojo sektoriaus išlaidas.

3. Konkurso dalyvių skaičiaus mažėjimas

Vidutinis konkurso dalyvių skaičius vienoje procedūroje smarkiai sumažėjo (nuo 5,7 iki 3,2).

Poveikis? Konkurencijos ribojimas daro didelę įtaką verslas–valdžiai viešųjų pirkimų rinkos veikimui, todėl šioje srityje mažėja tiekėjų.

Šis pokytis gali turėti ilgalaikį poveikį rinkai, nes naujiems tiekėjams bus sunkiau patekti į viešojo sektoriaus pirkimus ir juose dalyvauti, o tai gali turėti įtakos viešųjų pirkimų sutarčių kokybei ir prieinamumui.

4. Skirtinga konkurencija įvairiuose regionuose ir sektoriuose

Ataskaita rodo, kad konkurencijos lygiai skiriasi, pavyzdžiui, tokiuose sektoriuose kaip statybos, konkurencija yra didesnė, o sveikatos priežiūros paslaugų ir transporto sektoriuose dažniau pasitaiko vieno pasiūlymo situacijos.

Siekiant didinti konkurenciją, reikia daugiau konkrečiam sektoriui skirtų viešųjų pirkimų strategijų.

5. Tarpvalstybiniai pirkimai yra riboti

Tik 5 % sutarčių yra tiesioginis pirkimas už šalies ribų. Tai atveria galimybę sutaupyti lėšų leidžiant ES viešuosiuose pirkimuose daugiau pirkti tarptautiniu mastu.

6 tiekėjų iššūkiai dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose

Viešųjų pirkimų srityje veikiantiems tiekėjams kyla didelių iššūkių, ypač dėl aukštų patekimo į rinką reikalavimų, dėl kurių mažesnėms MVĮ viešųjų pirkimų sutartys nėra prieinamos.

Šie iššūkiai trukdo tiekėjams prisijungti prie procesų, taip pat slopina konkurenciją ir inovacijas rinkoje.

6 pagrindinės kliūtys, su kuriomis susiduria tiekėjai

1. Sudėtingas pasiūlymų teikimo procesas

Dėl sudėtingo konkurso proceso mažos ir vidutinės įmonės (MVĮ) dažnai susiduria su didelėmis pradinėmis dalyvavimo kliūtimis ir didelėmis išlaidomis, kai svarsto galimybę patekti į viešųjų pirkimų rinką.

Sudėtingas dokumentų tvarkymas ir griežti administraciniai kriterijai gali priblokšti šias įmones, taip užkertant kelią šiems mažesniems žaidėjams net pabandyti.

ES ataskaitose akcentuojama svarbi problema: laikas, per kurį reikia priimti sprendimą dėl sutarties sudarymo, labai pailgėjo – nuo 62,5 dienos 2011 m. iki 96,4 dienos 2021 m. Į šį laikotarpį net neįskaičiuojamas apskundimo procedūrų dėl sprendimų sudaryti sutartis terminas.

Toks ilgas procesas labai padidina darbo krūvį ir stresą, susijusį su pasiūlymų teikimu, ypač mažesnėse įmonėse. Kalbama ne tik apie papildomus dokumentus, bet ir apie neužtikrintumą ir finansinį spaudimą, kurie neproporcingai paveikia MVĮ.

2. Aukštų sertifikavimo standartų atitikimas

Daugelyje sutarčių reikalaujama, kad tiekėjai turėtų konkrečius sertifikatus arba atitiktų aukštus sektoriaus standartus, o tai MVĮ gali brangiai kainuoti ir atimti daug laiko, todėl reikšmingai riboja jų patekimą į rinką.

3. Informacijos spragų pašalinimas

Kita kliūtis MVĮ yra tiesiog nežinojimas apie turimas viešųjų pirkimų galimybes. Tokia informacijos asimetrija yra palanki didesnėms įmonėms, turinčioms daugiau išteklių šioms galimybėms surasti.

4. Išteklių ribotumo išsprendimas

Finansinių ir žmogiškųjų išteklių poreikis rengiant pasiūlymus, atliekant rinkos tyrimus ir išpildant atitikties reikalavimus gali pareikalauti beveik visų MVĮ išteklių. Kitaip tariant, MVĮ sunku veiksmingai konkuruoti.

5. Patirties atskirties mažinimas

Mažiau patyrusioms MVĮ gali būti sunku suprasti viešųjų pirkimų procesų subtilybes, tiksliai įvertinti riziką ir efektyviai derėtis dėl sąlygų. Dėl to jos nuo proceso pradžios atsiduria nepalankioje padėtyje.

6. Komunikacijos gerinimas

Galiausiai, dėl prasto viešojo sektoriaus pirkėjų ir tiekėjų bendravimo MVĮ gali trūkti esminės informacijos, kad galėtų įvykdyti pirkimo kriterijus.

 

Strateginis požiūris į pirkimus: kaip paskatinti tiekėjų įtraukimą?

Sudėtingame viešųjų pirkimų pasaulyje, siekiant pagerinti tiekėjų įtraukimą, reikia suprasti ne tik išorinius rinkos veiksnius, bet ir įmonės vidaus dinamiką.

Štai kodėl viešuosius pirkimus vykdantiems darbuotojams labai svarbu veiksmingai valdyti vidines suinteresuotąsias šalis ir suderinti su jomis savo sprendimus.

Kodėl? Šis suderinimas yra svarbus, nes jis užtikrina, kad pirkimų strategijos būtų ne tik suprantamos visoje organizacijoje, bet ir sulauktų visiško palaikymo.

Labai svarbu nukreipti pirkimų procesą ta kryptimi, kurioje pagrindinis dėmesys būtų skiriamas konkurencijos skatinimui, efektyviam tiekėjų valdymui ir funkcinių, o ne techninių reikalavimų pasirinkimui.

Kaip viešųjų pirkimų specialistai gali valdyti ir suderinti vidinių suinteresuotųjų šalių dinamiką, siekiant geresnių rezultatų?

Viešųjų pirkimų specialistai turi atlikti kritinį pasirinkimą ir įveikti spaudimą tiek iš išorės, tiek iš vidaus. Dažnas iššūkis – didelis supratimo apie pirkimus trūkumas vidinėse komandose.

Šio iššūkio įveikimas apima:

1. Konkurencijos svarbos pabrėžimą: labai svarbu parodyti vidinėms komandoms, kodėl konkurencinga rinka yra būtina siekiant geriausių viešųjų pirkimų rezultatų;

2. Dėmesys tiekėjų valdymui: tai yra vidinių grupių įtikinimas, kad dėmesingas tiekėjų valdymas yra svarbus norint sukurti naudingus santykius;

3. Pirmenybė teikiama bet kokiems funkciniams reikalavimams: jų suderinamumo su verslo tikslais ir lankstumo atsižvelgiant į griežtas technines specifikacijas akcentavimas:

-geresnis bendras veiklos suderinimas: funkciniai reikalavimai padeda viešųjų pirkimų komandoms siekti plataus masto verslo tikslų, gerinti tiekėjų valdymą ir ekonomiškumą;

-aiškios komunikacijos naudojimas: paprastų frazių naudojimas poreikiams apibūdinti padeda visiems dalyviams suprasti projekto tikslus ir sumažinti atotrūkį tarp techninės ir netechninės pusių suinteresuotųjų šalių;

-lankstumas ir prisitaikymas: dėmesio sutelkimas į tai, ką reikia pasiekti tuo metu, leidžia lengviau keisti verslo poreikius augant;

-pardavėjo įvertinimas: pradėdami rinktis tiekėjus nuo funkcinių poreikių, užsitikrinsite, kad sprendimai atitiks esminius reikalavimus prieš pereinant prie techninės specifikos;

 

4. Aktyvus bendravimas: pabrėžiant ankstyvo konkursų paskelbimo svarbą, galima paruošti tiek rinką, tiek vidaus komandas bei pagerinti skaidrumą ir informavimą.

Viešųjų pirkimų gerinimo strategijos: verslo ir rinkos poreikių derinimas

Viešasis pirkimas – tai ne tik pirkimas ir pardavimas; tai susiję su didesnių poreikių tenkinimu.

Kalbame apie konkurencijos vertės, gero tiekėjų valdymo ir pirmenybės teikimo praktiniams poreikiams, o ne techninėms detalėms, privalumų parodymą skyriams. Tikslas yra sukurti pirkimo procesą, kuris būtų ne tik konkurencingas, bet ir atitiktų strateginius skyrių tikslus.

Taigi, norint išlaikyti sveiką konkurenciją viso pirkimo proceso metu, ypač rengiant pasiūlymą, labai svarbu:

1. užtikrinti atvirą ir ankstyvą komunikaciją, kad pirkimo procesas būtų kuo aiškesnis visiems potencialiems tiekėjams;
2. atlikti nuodugnius rinkos tyrimus ir bendrauti, kad suprastumėte tiekėjų bendruomenę ir užmegztumėte ryšį su ja;
3. individualizuoti sutarčių sudarymo galimybes, kad jos atitiktų įvairius tiekėjus – nuo mažų įmonių iki didelių korporacijų – tai padeda skatinti naujoves ir įvairovę;
4. vertinti teisingai ir objektyviai bei pateikti konstruktyvių atsiliepimų, kurie padės pagerinti visus būsimus pasiūlymus.

Sutelkdami dėmesį į šias strategijas, viešųjų pirkimų specialistai gali sukurti dinamišką, įtraukią ir novatorišką viešųjų pirkimų ekosistemą. Sistemą, kuri palaiko organizacijos ilgalaikius tikslus ir jos suinteresuotųjų šalių poreikius.