Elektroninių formų supratimas

Per pastaruosius kelis mėnesius el. formos tapo nauju konkursų skelbimo standartu. Suprantame, kad pripratimui prie šio metodo gali prireikti šiek tiek laiko. Jei jums atrodo, kad šios naujos formos yra šiek tiek sudėtingos, nesijaudinkite. Esame čia, kad padėtume jas perprasti.

Šiame straipsnyje Julien Louvrier, mūsų el. formų diegimo produktų vadovas, aptaria visas su el. formomis susijusias smulkmenas. Nuo konteksto ir Europos Komisijos numatytų tikslų iki mūsų platformos suderinamumo. Taigi, nesvarbu, ar esate patyręs profesionalas, ar el. formų naudojimo naujokas, apžvelkime jas kartu.   

Priežastis, lėmusi el. formų naudojimą

Pasitelkdama el. formas, Europos Komisija pateikia pritaikomą pranešimų rinkinį, kuris gali būti naudojamas visų rūšių konkursams skelbti tiek nacionaliniu, tiek Europos lygiu ES ir EEE šalyse.

Pagrindinis numatytas Europos Komisijos tikslas – gerinti Europos konkursų duomenų kontrolę ir sukurti daugiau duomenų elementų. Idėja yra padėti valstybėms narėms priimti duomenimis pagrįstus sprendimus dėl savo viešųjų išlaidų, gauti pakankamai informacijos. Be to, Europos Komisijos teigimu, el. formos:

• padidina skaidrumą;
• padeda identifikuoti korupciją;
• padeda pirkėjams išskaidant savo didelius projektus į mažesnes dalis, kad viešieji pirkimai būtų prieinamesni mažesnėms įmonėms;
• padeda įmonėms ir organizacijoms lengviau rasti skelbimus apie pirkimus, atitinkančius jų sektorių ir vietą.

El. formos veikia dar tik kelis mėnesius, todėl dar per anksti nustatyti, ar šie tikslai buvo pasiekti, ar rinkoje juntamas koks nors pagerėjimas.

El. formų naudojimo pradžios iššūkis

El. formas reikėjo įdiegti nacionalinėse el. viešųjų pirkimų sistemose visoje Europoje, tačiau jos taip pat turi atitikti kiekvienos šalies specifinius reikalavimus. Tai reiškia, kad jos nebuvo universalūs teisės aktai, kuriuos politikos formuotojai galėjo tiesiog perduoti įgyvendinimui. Nacionalinės valdžios institucijos turėjo prie vieno stalo susėsti su suinteresuotosiomis šalimis, kad nuspręstų, kaip įvairūs el. formų elementai bus įgyvendinami jų šalyje.

Kol valstybės narės svarstė, kaip pritaikyti el. formas pagal savo poreikius, Europos Sąjungos leidinių biuras kūrė naujų formų technines specifikacijas. Sistemos tiekėjai, tokie kaip „Mercell“, turėjo pradėti diegti šias formas dar tada, kai jos buvo kuriamos. El. formų techninės specifikacijos labai patobulėjo ir jų tobulinimas vis dar nėra baigtas.

El. formų diegimas neapibrėžtumo sąlygomis

Perėjus prie el. formų, atsirado daug naujos informacijos, įskaitant naujus laukus, naujas taisykles ir naujus pranešimus. Šis pokytis pasižymi neapibrėžtumu, nes pradinio el. formų diegimo metu ne visos valstybės narės jau buvo nustačiusios, kokie laukai bus privalomi ar neprivalomi, o šalyse, kuriose el. formos turėjo būti naudojamos skelbiant viešuosius pirkimus už mažesnę kainą, valdžios institucijos turėjo tą padaryti be Komisijos specifikacijų.

Suprantame, kad jums, kaip pirkėjui, teko perprasti daug naujos informacijos. Reikia nuolat stengtis susipažinti su pasikeitimais ir neatsilikti nuo naujausių specifikacijų. Tai taikoma ne tik mums, kad užtikrintume sistemos suderinamumą, bet ir jums, kaip pirkėjui, turinčiam efektyviai valdyti šiuos sudėtingus dalykus ir prie jų prisitaikyti.    

Dabar privalomi elektroninių formų laukai ribą viršijantiems pirkimams yra geriau suprantami. Europos Komisija pateikė išsamią visų laukų apžvalgą, kurią galite rasti čia.

Užtikriname mūsų platformos atitiktį el. formų direktyvai

2023 m. rugpjūčio mėn. Suomijoje, 2023 m. spalį – likusioje Europoje pristatėme „Mercell Notice Editor“. Ši visiškai nauja sąsaja suteikia prieigą prie visų formų, nustatytų pagal el. formų reglamentavimą, ir užtikrina galimybę skelbti reikalavimus atitinkančius pranešimus. Sąsajoje yra valdiklis „Mano kontrolinis sąrašas“, kuris nukreipia jus į reikiamus laukus ir padeda užpildyti formą, kol pranešimas bus paruoštas paskelbimui. Jūsų pranešimo būsena matoma visą laiką, kad galėtumėte saugiai patvirtinti jo parengties būseną.

Nuo tada kai šis modulis pradėjo veikti, mes nuolat tobuliname savo supratimą apie privalomus el. formų laukus ir taisykles. Mes ne tik užtikrinome, kad pirkėjai galėtų toliau skelbti savo pirkimus, bet taip pat stengėmės pagerinti jūsų patirtį naudojant „Notice Editor“:

• buvo patobulinti vertimai;
• patobulintas klaidų suradimas.

Ir dar svarbiau, kad mes nuolat atnaujiname taisykles, laukus ir kodų sąrašus, remdamiesi periodinėmis leidinių biuro publikacijomis.

 

Būsimi „Mercell“ sprendimo patobulinimai

El. formos yra palyginti naujos, todėl jas reikia nuolat atnaujinti. Tai pasakytina ne tik apie mūsų sistemas, bet ir apie kitas sistemas visoje Europos Sąjungoje. Štai keletas naujausių „Notice Editor“ patobulinimų:

• atnaujinome „Notice Editor“ veikimą, kad sistema būtų visiškai funkcionali mažesniuose nešiojamuosiuose kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose ir didesniuose mobiliuosiuose telefonuose; kad galėtumėte naudoti „Notice Editor“ bet kada ir bet kur;
• el. formose patobulinome laiko juostų rodymą, o tai palengvina datų ir laiko patvirtinimą;
• įdiegėme galimybę kopijuoti duomenis iš vienos grupės į kitą, siekiant sumažinti laiko sąnaudas įvedant tas pačias vertes kelis kartus (pristatoma Suomijoje ir Švedijoje kaip beta versija).

Taip pat daug dėmesio skiriame iš anksto užpildomų laukų kūrimui. Šiuo metu ne visi laukai, kurių automatinio užpildymo galite tikėtis, turi tokį nustatymą. Mūsų tikslas – kuo daugiau laukų užpildyti automatiškai ir taip sumažinti rankinio įvedimo poreikį bei galimų klaidų tikimybę, sutaupyti daug laiko.

Didžiuojamės galėdami pranešti, kad modulis tampa vis intuityvesnis ir patogesnis naudoti. Šiuo metu daugiausia dėmesio skiriame pagalbos tekstų ir patarimų tobulinimui, kad el. formų pildymas būtų kuo sklandesnis.

Kas laukia ateityje?

Esame įsipareigoję nuolat tobulinti ir optimizuoti savo paslaugas ir produktus. Šiais metais didžiausias dėmesys yra skirtas nuolatiniam taisyklių, reglamentuojančių pranešimus, atnaujinimui pagal naujausias leidinių biuro publikacijas. Šiuo metu išleidžiame 1.10 el. formų versiją. Taip pat įdiegsime reglamentu pakeitimo nustatytus laukus, susijusius su tarptautine viešųjų pirkimų priemone (toliau – TVPP) ir užsienio subsidijų reglamentu (toliau – USR).  

Nepaisant įvairių iššūkių, el. formos gali pakeisti konkursų skelbimo būdą. Jų įgyvendinimas yra daugiau nei tik procedūrinis pakeitimas, tai žingsnis skaidresnės ir veiksmingesnės sistemos link, atveriančios kelią atviresniam ir prieinamesniam viešajam sektoriui.

Dažnai užduodami klausimai

Kaip įsitikinti, kad užpildyti visi privalomi el. formos laukai?

Galite drąsiai užpildyti el. formą naudodami „Notice Editor“ funkciją „Mano kontrolinis sąrašas“. Šis įrankis efektyviai padeda atlikti kiekvieną veiksmą, paryškina privalomus laukus ir užduotis, taip pat privalomus laukus sugrupuoja į grupes, kad būtų lengviau naršyti. Su šiuo kontroliniu sąrašu bus išspręstas kiekvienas esminis laukas, supaprastinant formų pildymo patirtį ir užtikrinant tikslumą.

Kuo el. formos skiriasi nuo ankstesnio konkursų skelbimo būdo?

El. formos skiriasi nuo ankstesnio standarto tuo, kad yra skirtos skaitmeniniam naudojimui, o ne spausdinimui ir pildymui ranka. Šias formas ketinama automatiškai formuoti konkursų platformose, derinant su Komisijos „skaitmeninės prigimties“ vizija.