Optimalisering av offentlige anskaffelser: Innsikt fra 2023 benchmarking

I 2019 samarbeidet ti statlige virksomheter med DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) for å benchmarke sine anskaffelsesfunksjoner og fremme forbedringer. I 2023 ble benchmarkingen gjentatt, og resultatene er nå klare.

Rapporten viser gjennomsnitt, høyeste score og median for ulike KPIer, samt eksempler på beste praksis. Virksomhetene avgjør selv hvilke områder de vil prioritere.

La oss utforske de viktigste forbedringsområdene fra 2023.

 

Forbedringsområder identifisert i benchmark 2023

Benchmarkingen har avdekket flere nøkkelområder der statlige virksomheter kan forbedre seg:

1. Effektivisering av kontraktsoppfølging

Mange virksomheter sliter med kontraktsoppfølging, mangler systematikk i kostnadsbesparelser og oppdager prisavvik tilfeldig. Selv om det stilles krav til bærekraftskrav, blir de sjelden fulgt opp systematisk. Posten, Nye Veier, Statsbygg, Vy og Statens innkjøpssenter har gode praksiser som kan være til inspirasjon.

2. Kostnadsstyring og besparelser

Virksomhetene varierer i måling og rapportering av kostnadsbesparelser. Få har klare mål, noe som gjør det vanskelig å beregne besparelser per anskaffelse. De som fokuserer på kostnadsbesparelser, scorer høyt på andre områder. Med strammere offentlige budsjetter i 2023 blir kostnadsbesparelser enda viktigere. Posten, som scorer høyest, bør dele sine erfaringer med andre.

3. Optimalisering av anskaffelsesprosesser

Prosesseffektivisering har lavest score. Ingen virksomheter har SMARTe mål, og få måler tidsbruken i anskaffelsesprosesser. Det er behov for mer veiledning og støtte. DFØ bør samle en gruppe for å lage ressurser som kan deles på anskaffelser.no og anskaffelseskonferansen.

4. Bærekraftige anskaffelser

Selv om virksomhetene generelt er gode på bærekraft, sliter mange med å sette konkrete, tallfestede mål. Nye Veier skiller seg ut med klare mål og krav innen bærekraft, og deres erfaringer bør deles med andre virksomheter.

5. Innovasjon og leverandørutvikling

Mange virksomheter mangler et klart og strukturert rammeverk for leverandørutvikling. Nye Veier og Posten har vist hvordan man effektivt kan jobbe med leverandører for å forbedre leveranser, og deres eksempler bør inspirere andre til å gjøre det samme.

 

Mercell Tendering: Forbedrer nøkkelområdene i anskaffelsesprosessen

Mercells løsninger kan møte de fleste av forbedringsområdene: 

 

Effektivisering av kontraktsoppfølging: Mercell Tendering automatiserer og digitaliserer deres innkjøpsprosesser, fra behovsmeldinger, til intern dialog og anbud, til kontraktsoppfølging, noe som sikrer at all informasjon overføres sømløst fra ett trinn til neste, reduserer manuelt arbeid og øker prosesseffektiviteten. I Mercell har vi ambisjoner om å løfte anskaffelsesfunksjonen ut av Excel og Word, og inn i skyen. 

 

Kostnadsstyring og besparelser: I Mercell vet vi at at kunnskap er nøkkelen til strategisk handlingsrom, plattformen gjør det enkelt for oppdragsgiver å få oversikt over kontraktsverdi per leverandør, og sammenligne det med reelt forbruk. Ved å sammenligne leverandører, kan en enkelt avdekke lekkasjekjøp og rapportere kostnadsbesparelser, noe som gir deg verktøyet du trenger for å etablere mål, og rapportere på måloppnåelse. 

 

Optimalisering av anskaffelsesprosesser: Mercell Tendering optimaliserer hele anskaffelsesprosessen fra planlegging til bestilling og analyse. Alle moduler er koblet på en felles arkitektur, som sikrer sømløs overføring av data og reduserer tidsbruk, manuell innsats og gjenbruk av informasjon, noe som igjen bidrar til mer og mer effektive prosesser. Mercell setter deg som kunde i stand til å gjøre mer med de ressursene du har. 

 

Bærekraftige anskaffelser: Vår modul for ledelse og styring av leverandørrelasjoner setter deg i førersetet og gir deg verktøyet du trenger for å sette konkrete bærekraftsmål, måle leverandørens evne til å levere og ikke minst, etablere KPIer som gir deg trygghet når du rapporterer og dokumenterer deres arbeid med bærekraft. Uansett om du ønsker å følge opp åpenhetsloven, EUs taksonomi eller CSDDD, så har du alltid Mercell i ryggen. 

 

Innovasjon og leverandørutvikling: Mercell Tendering gir et strukturert rammeverk for leverandørutvikling og innovasjon. Plattformen inneholder verktøy for leverandøroppfølging, evaluering av effektivitet og leverandørutvikling, noe som gjør det mulig for virksomheter å bygge sterke og effektive leverandørrelasjoner. 

 

Konklusjon

Benchmarkingen i 2023 har avdekket flere viktige forbedringsområder. 

Med Mercell Tendering adresserer vi disse utfordringene ved å automatisere kontraktsoppfølging, optimalisere kostnadsstyring, strømlinjeforme anskaffelsesprosesser, tilby støtte for å etablere og følge opp bærekraftsmål, i tillegg til funksjonalitet som fremmer innovasjon og legger til rette for leverandørutvikling. 

Vår helhetlige plattform gir offentlige virksomheter verktøyene de trenger for å jobbe strategisk med å redusere transaksjonsomkostninger, øke prosesseffektiviteten og nå sine strategiske mål.