Alt du trenger å vite om eForms

I løpet av de siste månedene har eForms satt en ny standard for anbudsutlysninger. Det kan ta litt tid å venne seg til dette. Ikke nøl med å ta kontakt hvis du synes de nye publiseringsformene er utfordrende. Vi er her for å hjelpe deg. 

I denne artikkelen tar Julien Louvrier, vår produktansvarlig for eForms, deg gjennom alt du trenger å vite om eForms. Alt fra hvorfor de ble skapt, målene EU-kommisjonen har satt og til hvordan de fungerer med vår plattform. Så enten du er en erfaren fagperson eller nettopp har begynt å bruke eForms, skal vi utforske dette sammen.

Bakgrunnen for bruk av eForms

EU-kommisjonen tilbyr et fleksibelt sett med eForms for anbudsutlysninger. Disse skjemaene kan brukes på både nasjonalt og europeisk nivå i EU- og EØS-land.

EU-kommisjonens hovedmål er å få bedre kontroll over dataene knyttet til europeiske anbud og skape flere datapunkter. Hovedhensikten er å hjelpe medlemslandene med å ta informerte og datadrevne beslutninger om sine offentlige utgifter. Ifølge EU-kommisjonen skal også disse eSkjemaene:

 

• Forbedre åpenheten

• Bidra til å identifisere korrupsjon;

• Støtte innkjøpere i å dele opp store prosjekter i mindre deler for å gjøre offentlige anskaffelser mer tilgjengelige for småbedrifter

• Gjøre det enklere for bedrifter og organisasjoner å finne anskaffelseskunngjøringer som samsvarer med både industrien og lokasjonen deres.

 

Siden eForms kun har vært i drift i noen måneder, er det for tidlig å fastslå om disse målene har blitt oppnådd, eller om de har ført til noen forbedringer. 

Utfordringene med å lansere eForms

eForms måtte tas i bruk i de nasjonale systemene for elektroniske anskaffelser over hele Europa. Samtidig måtte de tilpasses for å oppfylle de spesifikke kravene i hvert enkelt land. Dette betyr at løsningene ikke var standardiserte og klare til å bli implementert direkte av politiske beslutningstakere. I stedet måtte nasjonale myndigheter jobbe sammen med interessentene for å avgjøre hvordan ulike deler av eSkjemaene skulle tilpasses og brukes lokalt. 

 

Mens medlemsstatene vurderte hvordan eSkjemaene best kunne tilpasses deres behov, var Publikasjonskontoret i EU i ferd med å utvikle de tekniske spesifikasjonene for de nye skjemaene. Disse spesifikasjonene var fortsatt i verks da systemleverandører som Mercell måtte starte med implementeringsarbeidet. De tekniske spesifikasjonene for eSkjemaene fortsatte å utvikle seg underveis og er fremdeles ikke ferdigstilt.

Usikkerheten knyttet til implementeringen av eForms

Overgangen til eForms førte med seg en betydelig mengde ny informasjon, inkludert nye felt, nye regler og nye meldinger. Dette førte til usikkerhet, spesielt fordi medlemsstatene under den første utrullingsfasen av eForms ikke hadde avgjort hvilke felter som skulle være obligatoriske og hvilke som skulle være valgfrie. I land der eForms ble brukt for å kunngjøre anskaffelser under terskelverdiene, måtte myndighetene håndtere dette uten spesifikke instrukser fra Kommisjonen.

Vi forstår at dette, som innkjøper, har medført at du måtte ta inn over deg en stor mengde ny informasjon. Det krever kontinuerlig innsats for å holde tritt med disse endringene og samtidig være oppdatert på de nyeste spesifikasjonene. Dette påvirker ikke bare vårt arbeid med å sikre at systemene våre alltid er kompatible, men også deg som innkjøper, som må håndtere og tilpasse deg disse utfordringene effektivt. 

Det er nå oppnådd en bedre forståelse av hvilke felter som er obligatoriske i eForms for anskaffelser over terskelverdiene. EU-kommisjonen har laget en omfattende oversikt over alle disse feltene, som du kan finne her.

Vi sørger for at plattformen vår følger eSkjema-direktivet

I august 2023 i Finland, og i oktober 2023 i resten av Europa, lanserte vi Mercell Notice Editor. Dette nye grensesnittet gir deg tilgang til alle skjemaene som er definert av eSkjema-regelverket og sikrer at du kan publisere kunngjøringer som overholder reglene. Det inkluderer også widgeten «Min sjekkliste», som hjelper deg med å navigere gjennom de nødvendige feltene og støtter deg helt til kunngjøringen er klar for publisering. Du kan til enhver tid se statusen for kunngjøringen din, så du trygt kan være sikker på at alt er klart.

Siden denne modulen ble lansert, har vi kontinuerlig forbedret vår forståelse av de nødvendige feltene og reglene i eForms. Vi har ikke bare sørget for at innkjøpere kan fortsette å publisere sine anskaffelser, men vi har også lagt stor vekt på å forbedre brukeropplevelsen i Notice Editor:

• Vi har forbedret oversettelsene;

• Gjort feilhåndteringen mer nøyaktig;

• Og viktigst av alt, vi oppdaterer kontinuerlig reglene, feltene og kodelistene i samsvar med de regelmessige oppdateringene fra publikasjonskontoret.

Kommende forbedringer i Mercell’s løsning

Siden eForms er relativt nye, er det nødvendig med kontinuerlige oppdateringer. Dette gjelder ikke bare våre systemer, men er også en realitet over hele EU. Her er noen av de siste forbedringene i Notice Editor:

 

1. Vi har forbedret responsiviteten til Notice Editor slik at den fungerer optimalt på bærbare datamaskiner, nettbrett og større mobiltelefoner. Dette gjør at du kan bruke Notice Editor når som helst og hvor som helst.

2. Vi forbedrer visningen av tidssoner i eSkjemaene, noe som gjør det enklere å validere datoer og klokkeslett. 

3. Vi introduserer en betafunksjon i Finland og Sverige som lar deg kopiere data fra ett parti til et annet, for å minske behovet for å gjenta innføringen av de samme verdiene flere ganger.

4. Vi jobber også med utviklingen av forhåndsutfylte felt. Per i dag er ikke alle felt du kanskje forventer å være automatisk utfylte, satt opp slik. Vår målsetning er å automatisere så mange felt som mulig, noe som reduserer behovet for manuell inntasting og minimerer muligheten for feil. Dette vil spare deg for betydelig med tid.

 

Vi er stolte over å kunne fortelle at modulen blir stadig mer intuitiv og brukervennlig. Akkurat nå fokuserer vi på å forbedre hjelpetekster og verktøytips for å sikre en smidigere opplevelse når du fyller ut eForms.

 

Hva fremtiden bringer

Vi er dedikert til å kontinuerlig forbedre våre tjenester og produkter. I år legger vi spesielt vekt på å oppdatere reglene for kunngjøringer i tråd med de nyeste utgivelsene fra Publikasjonskontoret. Vi er i ferd med å implementere eForms versjon 1.10 og innføre nye felt som følger av endringsforskriftene til det internasjonale anskaffelsesinstrumentet og reglene om utenlandske subsidier.

 

Til tross for flere utfordringer, har eForms potensial til å revolusjonere måten vi kunngjør anbud på. Implementeringen er mer enn bare en endring av prosedyrer; den markerer også et stort skritt mot et mer åpent og effektivt system som vil gjøre offentlig sektor mer tilgjengelig.

 

Ofte stilte spørsmål

Hvordan kan jeg være sikker på at jeg har fylt ut alle nødvendige felt i eSkjemaet?

Bruk «Min sjekkliste»-funksjonen i Notice Editor for å trygt fylle ut eSkjemaet. Denne funksjonen guider deg gjennom hvert steg, markerer obligatoriske felt og oppgaver, og organiserer feltene etter parti for enklere navigering. Med denne sjekklisten ved din side blir alle viktige felt ivaretatt, noe som gjør utfyllingen mer effektiv og sikrer at alt er korrekt.

Hva er forskjellen på eForms og tidligere metoder for å kunngjøre anbud?

eForms er designet for digital bruk, i motsetning til tidligere metoder som var tiltenkt utskrift og manuell utfylling. Disse skjemaene skal automatisk genereres av anbudsplattformer, i tråd med Kommisjonens mål om å være «digitalt fra designet».