Hvorfor anbudsprosess og kontraktsstyring må være sammenkoblet

Offentlig anskaffelse er ment å være en smidig prosess. Et anbud setter opp forventninger, beskriver krav og identifiserer den mest egnede leverandøren. En kontrakt formaliserer denne beslutningen og sikrer levering. To tilknyttede faser i den samme prosessen.

Men i praksis behandles de som to separate.

I offentlig sektor foregår anbudsprosessen og kontraktsstyringen ofte i forskjellige systemer og håndteres av forskjellige team, og det er liten eller ingen forbindelse mellom dem. Når en leverandør har fått tildelt en kontrakt, overleveres de underliggende beslutningene og dokumentene manuelt, oppbevares i atskilte mapper eller går rett og slett tapt underveis. Det som starter som en tydelig, strukturert prosess, blir raskt fragmentert. Kontrakten blir statisk, og formålet bak forsvinner.

Denne frakoblingen har en kostnad. Den skaper unødvendig kompleksitet i en prosess som allerede har en juridisk, økonomisk og administrativ tyngde. Og enda viktigere, den hindrer offentlige innkjøpere i å oppnå resultatene de ønsket.

 

Kostnaden ved frakobling

Offentlige innkjøpere peker konsekvent på den samme utfordringen: Kontraktsstyring er fortsatt en av de mest oversette delene av en anskaffelsesprosess.

Offentlige anskaffelser er altfor ofte en brutt kjede i stedet for et sammenhengende forløp. Ett team håndterer anbudet. Et annet tar seg av kontraktssigneringen. Et tredje håndterer levering. Systemene kommuniserer ikke med hverandre. Viktig informasjon skrives inn på nytt, sendes på e-post eller lastes opp manuelt. Filer befinner seg i PDF-er eller frakoblede regneark. Og når noe går galt eller en tidsfrist ikke holdes, får noen oppgaven med å forsøke å rekonstruere hva som skjedde, ofte uten å ha det komplette bildet.

Denne tilnærmingen får alt til å gå langsommere. Den øker risikoen, gir mer administrativt arbeid og gjør det vanskeligere å ha oversikt over leverandører. Innsikt fra tidligere anbudsprosesser blir ikke tatt med videre. Forpliktelser spores på en inkonsekvent måte. Og de strategiske målene som defineres i anbudet, smuldrer opp så snart kontrakten er signert.

En offentlig innkjøper sa det slik: «Det går med for mye tid på manuell kontroll og dobbeltarbeid. Ikke fordi teamene ikke er gode nok, men fordi verktøyene de bruker i anbudsprosessen og kontraktsstyringen ikke snakker sammen.»

 

Ett forløp fra anbud til kontrakt

Det handler ikke bare om lagring, men om kontinuitet. Offentlige innkjøpere trenger en smidig prosess fra anbud til kontrakt og videre til gjennomføring og fornyelse, uten å måtte begynne forfra i hver fase.

Når anskaffelse og kontraktsstyring inngår i samme system, er det ikke nødvendig å legge inn informasjon på nytt eller lete etter tapte dokumenter. Alle beslutninger, forpliktelser og paragrafer er knyttet til den originale konteksten. Kontraktssjefer – sentrale som lokale – arbeider med de samme oppdaterte dataene, i trygg visshet om at det bare finnes én versjon av sannheten.

Et enhetlig system gir også bedre oversikt. Alle handlinger logges fra starten av. Forpliktelser er enkle å følge opp. Og leverandører kan holdes ansvarlige basert på de originale vilkårene, ikke på hvordan de huskes.

 

Tenke nytt om rollen til kontrakten

Hos mange offentlige innkjøpere behandles kontrakter fortsatt som slutten av prosessen. Signert, lagret unna og hentet frem igjen bare hvis noe går galt. Men en slik tilnærming til anskaffelser fungerer ikke lenger i dagens virkelighet, der økonomisk press, bærekraftsmål og mer komplekse leverandørrelasjoner krever mer enn grunnleggende oversikt.

En kontrakt er mer enn en juridisk formalitet. Håndtert aktivt kan den bidra til servicekvalitet, sikre leverandørytelse og skape et rammeverk for langsiktig verdi. Den er også et styringsmiddel som kan hjelpe innkjøpere med å oppfylle miljømål, håndtere endring og bygge ansvarlighet inn i enhver avtale.

For å kunne levere ekte verdi må kontraktsstyring være en del av det større bildet. Det vil si at man beveger seg bort fra isolerte systemer og innlemmer kontrakter i hele anskaffelsesforløpet, fra tidlig planlegging til det endelige resultatet

For å oppnå dette trenger innkjøperne kontraktsstyring som støtter, ikke isolerer, arbeidet de allerede gjør. Én plattform som ikke bare sporer dokumenter, men som samler hele forløpet på ett sted.

 

Mercell Tendering kobler sammen hele anskaffelsesforløpet 

Med den oppgraderte Mercell Tendering-plattformen begynner kontraktsforløpet allerede med planleggingen av selve anskaffelsen – i god tid før kontraktstildeling. Anbudsrunde og kontraktsstyring behandles ikke lenger som separate faser, men som deler av samme tilkoblede prosess. Når en leverandør tildeles kontrakten, går informasjonen direkte inn i kontraktsfasen, uten behov for manuell overføring eller frakoblede verktøy. Resultatet er en mer sammenhengende arbeidsflyt, fra tidlig planlegging til kontraktsoppfølging.

Struktur og kontroll fra start til slutt

Mercells plattform for kontraktstyring er designet for å gi anskaffelsesteam tydelighet, struktur og kontroll gjennom hele kontraktsforløpet, fra det opprettes og til endelig fornyelse.

I stedet for å stole på fragmenterte systemer og manuelle overleveringer, håndteres alle leverandørkontrakter på ett sted, med full sporbarhet fra start til slutt. Gjennomganger, forhandlinger, fornyelser og samsvarskontroll blir ikke lenger begravd i e-posttråder eller sporet i regneark. Forpliktelser overvåkes automatisk, tidsfrister er godt synlige, og innkjøperne kan håndtere eventuelle avvik direkte i systemet, komplett med kontekst og dokumentasjon. 

Gjøre kontraktsstyring til en strategisk prioritering

Plattformen gjør imidlertid mer enn å organisere informasjon Den muliggjør et skifte i tankegang og sørger for at kontraktsstyring går fra å være reaktiv og administrativ til å bli proaktiv og strategisk.

Kontrakter kan genereres på minutter ved hjelp av standardiserte maler som er samkjørte med anskaffelseslover og interne policyer. Denne tilnærmingen fremskynder ikke bare prosessen, men sikrer konsekvens og etterlevelse på tvers av avdelinger. Det er ingen grunn til å bekymre seg for utdaterte paragrafer eller motstridende vilkår, hver kontrakt følger samme betrodde struktur.

Alt på ett sted

Dokumentlagringen er like effektiv. I stedet for å lagre filer på separate steder eller søke gjennom frakoblede verktøy ligger alle kontrakter i et sikkert digitalt arkiv som det er mulig å søke i etter leverandør, kontraktsverdi, fase i forløpet og mer. Dette gjør det enklere for teamene å finne det de trenger når de trenger det, uten å måtte stole på kollegaer eller utdaterte arkiver.

Oppfølging er innebygd

Kontraktsoppfølging blir en del av prosessen, ikke noe man kommer på i ettertid. Automatiserte varsler gir relevante interessenter beskjed om når viktige hendelser nærmer seg, for eksempel en tidsfrist for fornyelse, en prisgjennomgang eller en ytelseskontroll. Innkjøpere og kontraktskontrollører kan handle i tide, samtidig som ledere kan stole på at forpliktelsene blir innfridd, og at risiko er under kontroll.

Innsikt som bidrar til bedre beslutninger

Plattformen gir også tilgang til sanntidsdashbord, med innsikt i kontraktsstatus, leverandørytelse og forbrukstrender. Disse rapportene hjelper ikke bare teamene med å håndtere eksisterende kontrakter, de fungerer også som informasjonsgrunnlag for fremtidige anskaffelsesbeslutninger, viser muligheter for besparelser og gir innsikt i langtidsytelse.

Én plattform for hele anskaffelsesteamet

Hvert trinn i kontraktsforløpet, fra utkast til endring, spores og dokumenteres. Med rollebasert tilgang ser hver enkelt bruker hva som trengs, og har det nødvendige nivået av kontroll. Det er ingen usikkerhet om hvem som gjorde hva, ingen fare for versjonskonflikter og ingen siloer mellom team. Alle arbeider i samme system, med en felles forståelse for hva kontrakten er, hvor den står og hva som skal skje videre.