DFØ 2024-undersøkelse

Offentlige anskaffelser er en drivkraft i Norges offentlige sektor, med en årlig utgift på omtrent 742 milliarder kroner. For å sikre at denne betydelige utgiften forvaltes effektivt og bærekraftig, gjennomfører Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) en halvårlig undersøkelse for å vurdere markedets nåværende tilstand og utviklingsinitiativer.

Årets undersøkelse for 2024 gir en omfattende innsikt i hvordan anskaffelser foregår. Med økende interesse for deltakelse, har over 600 sentrale og kommunale etater – som håndterer alt fra kontorrekvisita til infrastrukturprosjekter – akseptert DFØs invitasjon.

Undersøkelsen dekker en rekke sentrale anskaffelsesområder, og belyser både positive utviklinger og potensielle forbedringsmuligheter. Fra styring, samarbeid, kompetanse, digitalisering til miljøpraksis og innovasjon, gir DFØ verdifulle innsikter i anskaffelsesstrategier og -praksis.

DFØ nøyer seg ikke med bare å observere disse endringene.DFØ hjelper organisasjoner med å finne sine sterke sider og områder som kan forbedres gjennom spesialtilpassede møter.

 

Hva avslørte denne årlige gjennomgangen?

Undersøkelsen fremhever:

• Strømlinjeformede anskaffelsesprosesser: Det er en merkbar økning i strategisk modenhet, ettersom flere offentlige etater forvandler sine rutinemessige operasjoner til effektive enheter, med fokus på å forbedre alle anskaffelsesprosesser.

• Miljøarbeid og innovasjon: Det legges stor vekt på klima, miljø og innovasjon, med flere virksomheter som tar i bruk lavutslippsløsninger og tiltak for sirkulær økonomi, noe som gjenspeiler en sterk forpliktelse til miljøvern.

• Digitalisering: Økende bruk av digitale verktøy i anskaffelser viser en overgang til mer effektive og transparente prosesser. Oppfølging av kontrakter er fortsatt en høy prioritet for å sikre at kjøpsavtaler gjennomføres effektivt og at de tiltenkte fordelene realiseres.

Fremover er det tydelig at Norges innkjøpsområde beveger seg mot en mer datadrevet, enhetlig og bærekraftig tilnærming, med sterk vekt på overholdelse av regelverk. Lanseringen av vår nye plattform, Mercell Tendering, passer perfekt med de fremtidsrettede planene for det norske offentlige markedet.

La oss dykke ned i undersøkelsens funn på tvers av nøkkelområder for et mer avansert og responsivt innkjøpssystem i det norske markedet.

 

1. Strategi som går utover dokumentasjon

Nesten halvparten av respondentene fra DFØ, omtrent 48%, har en sentral enhet som håndterer innkjøp. Dette teamet tar seg av kommersielle vurderinger, kontraktsoppfølging på tvers av innkjøpsporteføljen, og systematisk rapportering til ledelsen.

Det er avgjørende å ha en strategi som strekker seg utover bare papirarbeid. En slik strategi gir en klar retning og gjennomføringskraft for alle innkjøpsaktiviteter. Den bidrar også til å holde alle fokusert på innkjøp av varer og tjenester gjennom kontinuerlig oppfølging og måling.

Bedrifter som har en innkjøpsstrategi opplever større støtte fra toppledelsen og bedre samarbeid på tvers av organisasjonen. De er også generelt mer modne på alle områder. Omtrent 62 prosent av respondentene har en innkjøpsstrategi, mens 29 prosent mangler klare regler og styringsdokumenter.

Strategisk bruk av innkjøp krever at ledelsen utnytter ressursene de har, og holder seg informert om alle viktige innkjøpsområder. Mercell gjør det mulig for offentlige innkjøpere å ha kontroll over hele innkjøpsprosessen fra planlegging til bestilling og analyse. Alle moduler er koblet sammen i en felles arkitektur, som sikrer sømløs dataoverføring, reduserer tidsbruk og manuell innsats, og fremmer gjenbruk av informasjon. Dette bidrar til stadig mer effektive prosesser. 

 

2. Verdiskapende Innkjøpsfaser

Norske offentlige etater utfører mest verdiskapende arbeid i krav- og planleggingsfasen av innkjøpsprosessen, etterfulgt av kontraktsoppfølgingen.

 

 

Generelt prioriterer innkjøpere ofte operative oppgaver fremfor strategiske aktiviteter. Viktige oppgaver som markeds- og risikoanalyser blir av og til satt til side, mens aktiviteter knyttet til gjennomføring av konkurranser (overholdelse av tidsfrister) blir nøye fulgt opp.

For å oppnå best mulige resultater ved innkjøp fremover, anbefales det at offentlige etater finner en balanse mellom operativ effektivitet og strategisk planlegging.

 

3. Mangel på ekspertise

Sjokkerende nok føler bare én av fem oppdragsgivere at de har tilstrekkelig kompetanse til å fremme innovasjon og opprettholde standarder for menneskerettigheter i innkjøp. Denne mangelen gjelder også områder som kontraktsoppfølging og markedsdialog.

Kontraktsoppfølging: En kritisk komponent

Kontraktsoppfølging fremstår som det svakeste leddet i innkjøpsprosessen, med bare 46 prosent som rapporterer tilfredsstillende ekspertise. God kompetanse i kontraktsoppfølging er avgjørende for at offentlig sektor skal lykkes med bærekraft og forsvarlig ressursbruk. Ifølge PWC planlegger 1 av 2 selskaper å investere i et Contract Lifecycle Management (CLM)-verktøy innen de neste tre årene.

Flere offentlige organisasjoner tar en proaktiv tilnærming for å sikre at lønn, arbeidsforhold og andre viktige faktorer blir nøye overvåket og opprettholdt gjennom hele kontraktsperioden. Utviklingen av kontraktsoppfølging og innkjøpsstrategier viser den økende betydningen av etiske hensyn i innkjøp.

Hos Mercell ser vi på Contract Lifecycle Management som et strategisk verktøy som gir full oversikt over alle kontrakter, slik at offentlige innkjøpere kan handle proaktivt, minimere risiko og oppnå besparelser fra utarbeidelse til gjennomføring. Selv de med mindre erfaring innen innkjøp kan opprette nye kontrakter med maler og fremskynde prosessen med elektroniske signaturer, noe som reduserer manuelt arbeid og øker prosesseffektiviteten. Med verktøy for å overvåke tidsfrister og håndtere avvik gjennom direkte krav til leverandører, tilbyr vi dynamisk oppfølging i systemet. Vi varsler automatisk leverandører om nødvendige tiltak eller foreslår raske løsninger ved brudd eller tvister.

 

Analytiske ferdigheter: Å lukke gapet

Analytisk kompetanse er også en utfordring, med bare 21 prosent av dem som jobber med innkjøp som føler de har tilstrekkelig kunnskap. Dette er en betydelig utfordring når det gjelder å gi virksomheter de analytiske innsiktene de trenger for å ta informerte beslutninger og prioritere riktig.

Offentlige innkjøpere har en viktig rolle i å fordele ressurser effektivt, sikre åpenhet og gi verdi for offentlige midler. Ved å analysere data kan de som jobber med innkjøp identifisere trender, forutse markedsendringer og prioritere beslutninger om innkjøp.

Mercell anerkjenner viktigheten av å integrere grundige kostnadsanalyser i innkjøpssystemene, noe som muliggjør analyser i sanntid, prediktiv analyse og resultatsporing. Ved å koble fakturadata, gir Mercell Spend Analysis offentlige innkjøpere muligheten til å holde oversikt over utgifter til enkeltleverandører eller på tvers av leverandører.

 

Positive trender i markedsdialog

Til tross for utfordringene, er det også mange positive utviklinger. Den norske offentlige sektoren har økt dialogen med sine leverandører. Dette engasjementet gir en bedre forståelse av nåværende og fremtidige behov, konkurransesituasjonen og miljøhensyn.

Mercell Tendering gir en strukturert ramme for leverandørutvikling og innovasjon. Plattformen inkluderer verktøy for leverandøroppfølging, evaluering og utvikling, som gjør det mulig for offentlige etater å bygge sterke og effektive leverandørrelasjoner.

 

4. Miljøarbeid og innovasjon

Ifølge DFØ-undersøkelsen er miljømål nå et høyt prioritert område, og ikke lenger et valgfritt tema. Det er oppmuntrende at flere offentlige virksomheter innfører tiltak for de fleste prioriterte kategoriene, spesielt med strengere klima- og miljøkrav som trådte i kraft 1. januar 2024.

Til tross for disse fremskrittene:

• Bare 29% av virksomhetene følger nøye opp sine etablerte miljømål, med tid og ressurser som de største hindringene.

• Bare 14% mener at deres innkjøpspraksis har ført til betydelige reduksjoner i klima- og miljøpåvirkning. 

• Selv om flere selskaper tilrettelegger for nye produkter og tjenester, har bare 27% aktivt utforsket dette de siste to årene. Hovedårsaken til å søke innovasjon er å forbedre kvaliteten på produkter og tjenester, etterfulgt av behovet for tidsbesparende løsninger.

Å nå disse klima- og miljømålene krever tilstrekkelig tid, ressurser og kompetanse. Mercells Supplier Relationship Management-modul setter offentlige innkjøpere i førersetet ved å tilby nødvendige verktøy for å sette konkrete bærekraftsmål, måle leverandørenes evne til å levere, og etablere KPI-er som gir innkjøperne trygghet når de rapporterer og dokumenterer sine bærekraftstiltak. Enten hovedmålet er å overholde Åpenhetsloven, EUs taksonomi eller CSDDD, leverer Mercell.

 

5. Digitalisering

Målet med en hel-digitalisert prosess er å håndtere hele innkjøpssyklusen fra start til betaling, slik at kjøpere får de riktige produktene til de avtalte prisene. Blant de mest modne selskapene i DFØ-undersøkelsen, opplevde 52 prosent betydelig forenkling de siste to årene takket være digitalisering. De har hatt fordeler som mer effektive innkjøp, strømlinjeformede prosesser, færre feil og bedre etterlevelse av regelverk. Ifølge PWC forventes innkjøpsområdet å være 70 % digitalt innen 2027, med hoveddriverne som effektivitet, åpenhet og ytelse.

Selv om IKT- og skytjenester krever både teknisk og innkjøpskompetanse, har bare 5 prosent av selskapene en dedikert plan for anskaffelse av disse tjenestene.

Hos Mercell er vår ambisjon å flytte innkjøpsfunksjonen ut av Excel og Word og inn i skyen. Mercell Tendering automatiserer og digitaliserer dine innkjøpsprosesser, fra behovsvurdering til intern dialog, anbudsprosesser og kontraktsoppfølging. Dette sikrer at all informasjon overføres sømløst fra ett trinn til det neste, reduserer manuelt arbeid og øker prosesseffektiviteten.

 

Konklusjon

DFØ-undersøkelsen for 2024 fremhever den dynamiske fremgangen i Norges offentlige innkjøp. Den viser betydelige fremskritt innen effektivisering av prosesser, forbedring av miljøvern og økt digitalisering.

Når Norge fortsetter å prioritere overholdelse av regelverk og beslutninger basert på data, passer plattformer som Mercell Tendering perfekt inn i disse fremtidsrettede tiltakene. Innsiktene fra denne undersøkelsen er avgjørende for å utvikle et avansert og responsivt innkjøpssystem i det norske markedet.

Hvis du vil se hvordan Mercell kan hjelpe deg og din organisasjon med alle deler av innkjøp og anbud, kan du booke en demo her.