Er det tillatt med endringer i konkurranse og kontrakt?
Bloggserie 1/2 Når det er snakk om hvorvidt endringer i en konkurranse eller kontrakt er tillatt, blir det gjerne vurdert om selve endringen er vesentlig eller ikke.
I dagligtale snakker vi om vesentlige ting som store eller betydningsfulle. Hvis du har bestilt en bil og forhandleren ringer og sier at bilen dessverre blir 50.000,- dyrere enn først avtalt, så kan man selvsagt si at dette er vesentlig, men det kommer jo an på hvor dyr bilen var i utgangspunktet. Skulle man lage en slags terskel for hva som er en vesentlig prisøkning, kunne man kanskje si; ville du kjøpt bilen om den opprinnelige prisen var 50.000,- høyere?
Innen offentlige anskaffelser, er det som oftest et viktig moment som bestemmer om en endring er vesentlig, og dette er sammenlignbart med bil-eksempelet.
I denne og neste artikkel skal vi se litt nærmere på dette begrepet, hva det betyr for deg som leverandør i anbudsmarkedet.
Vesentlig endring i en konkurranse
Når en konkurranse først er kunngjort på Doffin, har innkjøperen på en måte avfyrt startpistolen. Hvis oppdragsgiver oppdager at han har gjort en bommert etter kunngjøringen, kan han gjøre endringer i konkurransen, men bare endringer som ikke er vesentlige.
Både rettspraksis og KOFA-praksis baseres seg ofte på en avgjørelse i EU-domstolen:
At oppdragsgiver «ikke kan ændre rækkevidden af de grundlæggende betingelser for udbuddet, herunder de tekniske specifikationer og tildelingskriterierne, som interesserede erhvervsdrivende med rette har baseret sig på for at træffe en beslutning om at forberede en afgivelse af et bud eller modsat at afstå fra at deltage i den omhandlede udbudsprocedure»
Eller sagt på en enklere måte: dersom endringen er av en slik art at den har betydning for om en leverandør ønsker eller kan delta i en konkurranse, er det å anse som vesentlig.
Men det er først og fremst når endringen åpner for at flere leverandører kan delta, at dette faktisk blir vesentlig. Til syvende og sist blir det alltid en objektiv vurdering om en endring er vesentlig eller ikke
Endring i kravspesifikasjonene
La oss si du blir OBS på en konkurranse som du tenker kan være interessant for firmaet ditt. Du laster ned dokumentene og finner ut at det er stilt et absolutt minimumskrav du ikke kan oppfylle. Ok, tenker du, da gidder du ikke registrere interesse på konkurransen, dropper den og ser etter noe annet.
Men så får innkjøperen et spørsmål fra en annen leverandør, som gjør at han finner ut at akkurat dette kravet er konkurransehemmende. Innkjøperen ombestemmer seg og laster opp en ny kravspec. De registrerte leverandørene får informasjon om at om at kravet er forfalt, og innkjøperen tror at alt er OK, men du får ikke denne informasjonen.
Ved å foreta en slik endring, har innkjøperen nå endret konkurransebetingelsene, fordi flere leverandører har nå mulighet til å delta i konkurransen. Ergo blir dette en “vesentlig endring” som ikke er tillatt.
Endre kvalifikasjonskrav
På samme måte som endringer i kravspec kan endre konkurransebetingelsene, kan også en endring av kvalifikasjonskravene ha samme virkning. Nemlig at flere leverandører får mulighet til å delta.
Igjen så gjelder dette først og fremst når et kvalifikasjonskrav blir lempet på, slik at kravet blir mindre strengt. Men det er som oftest den veien det går også, nettopp fordi en aktuell tilbyder gjør innkjøper oppmerksom på at kravet kanskje er uforholdsmessig strengt.
Endring i tildelingskriteriene
Tildelingskriteriene vil ofte ha stor betydning for om en leverandør ønsker å delta i konkurransen, eller ikke. Og ikke sjelden finner oppdragsgiveren ut underveis i konkurransen, at et tildelingskriterium kanskje ikke er egnet eller kanskje til og med ulovlig, fordi det ikke har relevans til ytelsen i kontrakten.
Da kunne man kanskje tenke seg at innkjøperen bare kan fjerne kriteriet, eller endre vektingen. Men også her gjelder det samme prinsippet, nemlig at dette kan påvirke leverandørenes vilje til å delta i konkurransen.
Det samme prinsippet gjelder også etter at tilbudsfristen har gått ut, f.eks. under forhandlinger. Man kan se for seg en situasjon hvor man i løpet av forhandlingene finner ut at ett eller flere av kriteriene i konkurransen er irrelevant, og da bare dropper hele kriteriet. Selv om alle leverandørene som er med i forhandlingene er enige, så kan de gjenværende kriteriene nå ha fått en helt ny vekting, som igjen kunne ha påvirket hvilke leverandører som meldte seg på og deltok i konkurransen fra starten av.
Endre CPV-kode underveis i konkurransen
Mange bruker CPV-koder når man søker på Doffin. I tillegg er det mange som abonnerer på varslingstjenester hvor CPV-koder ofte ligger til grunn for hvilke konkurranser du blir varslet om.
Hvis oppdragsgiveren finner ut at han har brukt feil CPV-kode da konkurransen ble kunngjort, kan dette medføre at en rekke leverandører ikke får med seg at konkurransen en kunngjort. Selv om innkjøper nå gjør en endring i konkurransen, og forsøker å endre CPV-kodene, endrer ikke dette kodene på selve kunngjøringen.
Når KOFA behandler saker som dreier seg om CPV-koder, legger de ofte ikke vesentlighetsbegrepet til grunn, men vil i stedet klassifisere hele konkurransen som en ulovlig direkteanskaffelse. Dette fordi det strengt tatt ikke handler om endringer i selve konkurransen, men endringer i kunngjøringen.
Det finnes en rekke eksempler på at konkurranser som er kunngjort med feil CPV-koder, blir klassifisert som en ulovlig direkteanskaffelse. Men vi tar det allikevel med i denne artikkelen, siden det er en feil som ofte forekommer.
Oppsummering
Som vi har sett finnes det altså konkrete regler for hva som regnes som en såkalt vesentlig endring. Om en endring er tillatt eller ikke er altså i all hovedsak knyttet til endringer i leverandørers vilje eller evne til å delta i konkurransen. Dersom endringen ikke er tillatt, har oppdragsgiver egentlig ikke annet valg enn å avlyse konkurransen, og lyse den ut på nytt.
I neste artikkel skal vi se på vesentlige endringer i selve kontrakten etter at den er inngått. Hva er lov, og hva er ikke lov.