Etikk og integritet i offentlige anskaffelser

Du trenger ikke tilbringe mye tid i kommentarfeltet i nyhetsartikler som omhandler offentlige anskaffelser før ordet “korrupsjon”, “kameraderi” og “kjøpt og betalt” dukker opp. Dette viser dessverre at det er mange som ikke har tillit til at offentlige anskaffelser går riktig for seg. 

Som innkjøper vet du at jobben din ikke bare dreier seg om penger og kontrakter. Du forvalter skattebetalernes verdier. Det handler om å være bevisst på at alle beslutningene du tar i en anskaffelsesprosess ikke bare kan påvirke forholdet til leverandørene, men også den vanlige mann i gata som leser lokalavisen og er aktiv i kommentarfeltet. 

Regelverket og anskaffelsesdirektivet stiller krav til likebehandling og forutberegnelighet. Fra et etisk perspektiv er dette essensielt for å sikre rettferdighet, bygge tillit blant leverandører, og ivareta offentlighetens tillit til at skattepengene brukes på en ansvarlig og transparent måte.

Med denne artikkelen ønsker vi å se på de forskjellige delene av anskaffelsesprosessen sett i lys av nettopp etikk og integritet.

Innkjøpsprosessen fra start til slutt

Behovsanalysen

Det å identifisere behovene basert på objektive forhold, og ikke på personlige preferanser eller dine bestemte meninger, er viktig for at det ikke skal kunne stilles spørsmål om dette senere. Dine vurderinger skal være upartisk og objektive, og fremstå som fri for ytre påvirkning eller skjevhet. Hvis du er bevisst på dette, har du ryggen klar.

Det kan være fristende å "sprite opp" behovene for å sikre et større budsjett eller kulere løsninger enn det som strengt tatt er nødvendig. På den annen side kan det også være et press ovenfra for å redusere behovene for å passe til et mindre budsjett. Begge disse tilnærmingene kan ses på som uetiske, dersom noen utenforstående begynner å gå etter i sømmene. 

Vær også særlig oppmerksom på potensielle interessekonflikter. Hvis en leverandør er en nær venn eller familiemedlem, kan dette påvirke dine vurderinger. I slike tilfeller er det viktig å være åpen om forholdene både internt og eksternt. Selv om du mener at du har ditt på det tørre, er det ikke sikkert det ser slik ut utenfra, og da er det kanskje like greit å trekke seg fra prosessen, og overlate ansvaret for anskaffelsen til en kollega. 

Når behovet er definert, må du være tydelig på hvorfor behovene er identifisert, hvordan de passer inn i organisasjonens overordnede mål, og hvordan de best ivaretar alle parters interesser. Å være klar og transparent i din kommunikasjon, sikrer at alle parter forstår prosessen og at den er rettferdig.

Utarbeidelse av anbudsdokumentene

Klare og tydelige anbudsdokumenter er viktig i anskaffelsesprosessen. Dette bidrar til rettferdighet, effektivitet og skaper tillit i prosessen. Som innkjøper må du derfor bidra til at alle parter forstår hva som forventes av dokumentasjon i konkurransen og hvordan tilbudene vil bli vurdert. 

Dersom en leverandør har kjennskap til anskaffelsen fra før av, kan dette bidra til at leverandøren har oppnådd en fordel fremfor de andre tilbyderne. Utad kan dette oppfattes som forskjellsbehandling, og det kan derfor stilles spørsmål ved din integritet som oppdragsgiver og beslutningstaker.

Vage eller tvetydige formuleringer kan lede til ulike tolkninger. Dette kan gi rom for subjektive vurderinger i evalueringen, noe som kan favorisere en leverandør over en annen. Uklare og tvetydige anbudsdokumenter øker også risikoen for klager fra misfornøyde leverandører. Når alt er spesifisert tydelig, er det mindre sannsynlig at leverandører vil føle seg urettferdig behandlet eller oversett.

Vi i Mercell har mye kontakt med leverandørene, og en ganske vanlig tilbakemelding er at leverandørene setter pris på klare og forståelige beskrivelser av behov, tydelige krav og tildelingskriterier. 

Med klare og tydelige beskrivelser, krav og kriterier styrker du ikke bare relasjonen med leverandørene, men også offentlighetens tillit til selve prosessen. Uklarheter kan svekke denne tilliten, og i en tid hvor integritet er avgjørende, bør dette sitte i ryggraden.

Tilbudsfasen

Tilbudsfasen, som strekker seg fra det øyeblikket konkurransen er kunngjort og frem til til tilbudsfristen, kan være en avgjørende periode for både for deg som innkjøper og for leverandørene. For innkjøperen, spesielt, er det en periode i prosessen hvor etikk og integritet også har en viktig rolle.

Når konkurransen er kunngjort, vil som oftest leverandører ha spørsmål knyttet til konkurransen. Det første tegnet på at anbudsunderlaget kanskje er uklart eller tvetydig, er at det dukker opp mange spørsmål fra flere forskjellige tilbyderne. Du får ikke gjort så mye mer enn å svare så godt du kan på spørsmålene som kommer inn, fordi det er ganske begrenset hva du har mulighet til å endre i konkurransen etter at den er kunngjort.

Det kan imidlertid være lurt å ha en plan B i bakhodet. I ytterste konsekvens må du kanskje avlyse konkurransen, og da er det bedre å gjøre dette så tidlig i prosessen som mulig, og i hvert fall før tilbudsfristen har gått ut. Husk at dette kan også bidra til å bygge tillit, selv om det føles litt ubehagelig å måtte innrømme feil.

Pass uansett på at du har én definert kommunikasjonskanal, hvor alle spørsmål som kan påvirke hvordan leverandørene utformer sine tilbud, besvares og deles med alle interesserte leverandører. Vår sterkeste anbefaling er at du bruker kommunikasjonsmodulen i KGV, og pass på at alle spørsmål stilles skriftlig. Dette vil bidra til at enkelte leverandører ikke får noen fordeler.

• Endringer i konkurransen

Dersom det skjer endringer i anbudsunderlaget etter kunngjøringen, må dette formidles klart og tydelig til alle potensielle leverandører. Dette sikrer likebehandling og forutberegnelighet.

• Konfidensialitet

Dette er noe mange innkjøpere dessverre ikke er like flinke til bestandig. Pass på at du ikke synliggjør hvilke leverandører som har stilt de forskjellige spørsmålene. I verste fall kan leverandøren som har stilt spørsmålet trekke seg fra konkurransen, fordi spørsmålet kan avsløre leverandørens tilbudsstrategi.

• Unngå interessekonflikter

Vi kommer stadig tilbake til dette temaet. Husk at dersom du oppdager at du kanskje kjenner noen av leverandørene personlig, eller det er andre forhold som kan påvirke din objektivitet, må du være åpen om dette innad i din organisasjon. Kanskje du selv mener du klarer å opptre objektivt, men utad kan det stilles spørsmål ved din integritet.

• Evaluering av tilbudene

Når tilbudsfristen er ute, begynner det kanskje mest utfordrende men samtidig mest spennende steget i anskaffelsesprosessen: Evalueringen av tilbudene. For at du som innkjøper skal komme trygt land i denne fasen, er det noen viktige kjøreregler du bør holde deg til.

• Streng objektivitet

Hold deg til de fastsatte evalueringskriteriene og vær konsekvent i hvordan du vurderer hvert tilbud. Ingen favorisering eller personlige preferanser bør få noen innflytelse i hvordan du vurderer tilbudene opp mot hverandre.

• Åpenhet om evalueringen

Når konkurransens vinner er kåret, og du skal bekjentgjøre utfallet av konkurransen, er det viktig å gi leverandørene en klar forståelse av hvordan deres tilbud ble evaluert. Dette styrker tilliten til at prosessen har gått riktig for seg, og at ingen har blitt forfordelt.

Dokumenter beslutningsprosessen

Pass på at du har grundig dokumentasjon om alle trinn i evalueringsprosessen. Dette gir deg en god oversikt over hvordan beslutninger ble tatt, og vil være avgjørende hvis det oppstår klager eller det stilles spørsmål om hvordan evalueringen har foregått. Ikke bare er dette en av grunnpilarene i regelverket, men hvis det oppstår klager eller nyhetsoppslag om anskaffelsen senere, og det kan se ut til at du ikke har dokumentert prosessen godt nok, kan dette bidra til at det stilles spørsmål om din integritet. 

Ditt mål som innkjøper er ikke bare å velge det beste tilbudet, men også å sikre at prosessen er rettferdig, transparent og etisk uangripelig. Evalueringen kan ses på som en test av din integritet som innkjøper, så du bør sørge for at dette skjer med både kompetanse og omtanke.

Oppsummering

Regelverket og anskaffelsesdirektivet har klare kjøreregler knyttet til forutberegnelighet og likebehandling. Ut fra et innkjøpsfaglig ståsted er dette viktig for å ivareta alles interesser i anskaffelsesprosessen. 

Som vi har sett, så er det to sider av dette, både det innkjøpsfaglige, men også offentlighetens krav til at de som forvalter skattepengene våre har den nødvendige integritet og etiske kompass til å gjøre jobben på en god måte. Vi håper denne artikkelen kan hjelpe deg som innkjøper å ha begge disse perspektivene i bakhodet når du jobber med dine anskaffelser.