Etterlevelse av regler og kontraktsvilkår, hva må du passe på?

Når du har vunnet en konkurranse og signert kontrakten, er det viktig å forstå og følge alle regler og krav som er beskrevet i kontrakten. Dette inkluderer å levere produkter eller tjenester i henhold til spesifikasjonene som er beskrevet i kontrakten, overholde tidsfrister, følge regler for prising og betaling, og etterleve lover og regler som gjelder for utførelse av leveransen.

I denne og neste artikkel skal vi se litt på vanlige problemstillinger, hvordan du kan håndtere disse, og hvilke konsekvenser det kan få dersom du ikke klarer å håndtere dem. 

For mange vil nok noen av disse rådene være selvfølgeligheter, men vi har hørt fra mange leverandører at også selvfølgeligheter har lett for å glippe, så det kan være greit med en påminnelse iblant.

Gjennom to artikler skal vi se på viktigheten av å ha en god forståelse av kontraktens innhold, hva du må passe på og hva som kan skje dersom ting skjærer seg.

Sett deg inn i kontraktsvilkårene før du deltar i konkurransen

Det er viktig å forstå kontraktsvilkårene før du velger om du vil delta i konkurransen eller ikke. Dette vil gi deg en bedre forståelse av dine forpliktelser og ansvar som leverandør og hvilke regler som gjelder. 

Det å forstå kontraktsvilkårene gjør at dere unngår overraskelser eller problemer, som igjen kan gjøre at dere taper penger eller får andre problemer med å overholde kontraktsforpliktelsene. 

Tenk over dette:

• Kan det bli endringer i lover og forskrifter som gjelder for produktet eller tjenesten dere skal levere, og hvordan kan dette påvirke prisdannelsen i fremtiden?

• Kan det bli endringer i skatter eller avgifter som kan påvirke prisingen eller betalingen? I så fall, hvordan er dette ivaretatt i kontrakten?

• Kan det bli endringer i regler knyttet til miljø som kan påvirker produksjonen eller kravene knyttet til produktet eller tjenesten?

Dette er bare noen eksempler på forhold det er viktig å ha i bakhodet, og det er sikkert andre ting i akkurat din bransje som utgjør en risiko for dere som leverandør. Det er selvsagt vanskelig å se inn i krystallkula og forutse disse tingene, men sørg for å finne ut hvordan kontrakten regulerer slike usikkerhetsmomenter.

Hva du bør passe på for å etterleve kontraktsvilkårene 

Det er selvsagt viktig å overholde tidsfristene som er satt til leveransene. Hvis du vet at ting kan bli forsinket, er det bedre å være i forkant og ha en god dialog med oppdragsgiver, slik at dere sammen kan finne en god løsning. Prinsippet om at det er lettere å få tilgivelse enn tillatelse, gjelder ikke alltid, særlig ikke hvis forsinkelsene stadig gjentar seg. 

KRAV I KONTRAKTEN: Når du har vunnet konkurransen og kontrakten er signert, er det lett å bli opphengt i å levere tjenesten på en god måte, eller varene til rett tid. I en stresset hverdag glemmer man å ha andre krav i kontrakten i bakhodet før det kanskje er for sent.

Dersom dere skal sende inn timerapporter eller andre former for dokumentasjon, f.eks. om fremdriften i prosjektet, må dere huske å gjøre dette til de frister som er oppgitt i kontrakten. Det er ikke sikkert oppdragsgiver faktisk sitter å venter på dokumentasjonen du skal sende inn, men dersom du overholder fristene gir det inntrykk av at du har orden i sysakene, og dere fremstår som en profesjonell part.

Det er også viktig å følge betalingsbetingelsene som er beskrevet i kontrakten. Det kan være betalingsfrist, riktig merking av faktura, om du kan fakturere for reise eller ikke, forskjellige typer gebyrer, påslag for viderefakturering, osv. Dere fremstår som lite tillitvekkende hvis oppdragsgiveren stadig må klage på fakturaen fordi det er feil. Pass derfor på å ha gode faktureringsrutiner, og at den hos dere som fakturerer kjenner til hva som gjelder i kontraktene.

God kommunikasjon med oppdragsgiver er viktig. Er det mer formelle saker som må tas opp, bør dette skje skriftlig, men mye kan ofte løses med en telefonsamtale.

God dokumentasjon er også viktig, slik at dere kan dokumentere at vilkårene faktisk er oppfylt hvis oppdragsgiver påstår det motsatte. Dette kan være fakturaer, dokumentasjon på at varene er mottatt, ordrebekreftelse, eller andre relevante dokumenter. Husk at bestillinger alltid bør være skriftlig. Dersom du får en bestilling på telefon, skal du be om at den også sendes på e-post, slik at du har et skriftlig bevis på hva som er bestilt. 

Hvis uoverensstemmelsene ender med ord mot ord, er ikke dette ideelt. 

Oppsummering

Som leverandør, må du altså være bevisst på kontraktsvilkårene og sørge for å etterleve dem for å unngå konflikter og sikre et lønnsomt samarbeid med oppdragsgiver. 

I neste artikkel skal vi se på hva du kan gjøre dersom du ser at det blir problemer med å etterleve kontrakten, og hvilke konsekvenser det kan få.