ProcurFinlands svar på blindsonen etter kontraktsinngåelse

Guiden Fem grep for god kontraktsoppfølging*, utgitt av ProcurFinland som en del av et initiativ fra Finansdepartementet, synliggjør risikoen knyttet til denne blindsonen etter kontraktsinngåelse.

Guiden er skrevet for fagpersoner i offentlig sektor med ansvar for å gjennomføre og følge opp kontrakter, særlig kontraktsansvarlige. Hensikten er å sikre at oppdragsgivere faktisk får det som er avtalt og betalt for, og at leveransen følges opp, dokumenteres og styres gjennom hele kontraktsperioden.

Kjernen i budskapet er at en offentlig anskaffelse er ikke vellykket når kontrakten er tildelt, men når leveransen fungerer. I denne artikkelen ser vi på hvordan du kan gå fra gode intensjoner og teoretiske råd til konkret og praktisk kontraktsoppfølging i hverdagen.

* I 2024 fikk Procurement Finland i oppdrag fra det finske Finansdepartementet å styrke effekten og bærekraften i offentlige anskaffelser gjennom programmet Programme for Impactful Public Procurement. Som en del av satsingen ble guiden “Fem grep for god kontraktsoppfølging” lansert. Guiden er utviklet for å støtte oppdragsgivere som er underlagt den finske anskaffelsesloven, Public Procurement Act 1397/2016, og er også relevant for andre regulerte anskaffelsesområder. Den gjelder bredt for kontrakter innen varer, tjenester og bygg og anlegg. Les det her.

Fem grep for god kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser – fra veiledning til gjennomføring

Grep 1: Kartlegg kontraktsrisiko tidlig

God kontraktsoppfølging begynner ikke når kontrakten er signert. Den begynner lenge før. Ifølge guiden bør du allerede i planleggingsfasen tenke gjennom hvilke risikoer som kan oppstå kontrakten, og hvilke endringer det kan bli behov for underveis. Hvis du vet at det kan bli behov for justeringer i løpet av kontraktsperioden, må dette være tydelig regulert i konkurransegrunnlaget. Endringsklausuler og opsjoner bør være klare og konkrete, slik at det finnes et avtalt handlingsrom når behovene endrer seg. 

Samtidig må risikoen fordeles på en måte som faktisk fungerer i praksis. Det krever god dialog med markedet. Da kan endringer håndteres gjennom mekanismer som allerede er avtalt i kontrakten, i stedet for at man må finne raske løsninger når situasjonen oppstår.

Hva er det som ofte går galt?

Altfor ofte tar man tak i risiko og endringsbehov først når de dukker opp. Da er det gjerne for sent å håndtere det på en ryddig måte. Hvis kontrakten ikke inneholder tydelige endringsklausuler og avtalte rammer for justeringer, blir det fort ad hoc-løsninger underveis i gjennomføringen.

Slik kan du jobbe med dette i praksis med Mercell Tendering

Mercell Tendering hjelper deg med å komme tidlig i gang. Du kan planlegge anskaffelsen bedre, strukturere konkurransegrunnlaget og gjennomføre markedsdialog for å avdekke realistiske risikoer, kostnadskonsekvenser og mulige endringer før kontrakten signeres.

Når kontrakten er tildelt, handler det om å beholde oversikten. Risikoavklaringer og endringsklausuler må være synlige og enkle å følge opp gjennom hele kontraktsperioden, også når ansvar flyttes eller personer byttes ut. Med Mercell kan du:

• Registrere kontraktsspesifikk risiko allerede i planleggingsfasen og følge den gjennom hele prosessen frem til signering
• Samle og strukturere kontrakten med oversikt over sentrale forpliktelser og risikorelaterte klausuler
• Ha all kontraktsdokumentasjon samlet på ett sted, slik at siste versjon alltid er tilgjengelig
• Sikre sporbarhet, slik at beslutninger og endringer kan dokumenteres og etterprøves over tid

Grep 2: Ha full oversikt over hva som faktisk er avtalt

God kontraktsoppfølging forutsetter at det er helt tydelig hva partene har blitt enige om. Guiden er tydelig på at kontrakter bør lagres digitalt et sted der de er lette å finne igjen, ikke gjemt i en mappe noen få kjenner til. I tillegg bør nøkkelinformasjon registreres systematisk, som hvem leverandøren er, kontraktsverdi, hvor lenge avtalen varer, når den utløper, oppsigelsesfrister, frister for å bruke opsjoner og hvem som har ansvar for oppfølgingen.

Hver kontrakt trenger en tydelig ansvarlig. En person som kjenner avtalen, følger med på leveransen og økonomien, og passer på at kontrakten brukes riktig i organisasjonen.

Hva er det som ofte går galt?

Kontrakter lagres ulike steder og på ulike måter. Viktige datoer er ikke synlige. Ansvar endres når folk slutter eller bytter rolle. Resultatet er at oversikten blir fragmentert, og ingen har det fulle bildet.

Slik kan du jobbe med dette i praksis med Mercell Tendering

Skal flere team jobbe likt, trenger dere et felles system. Avtalevilkår, nøkkeldatoer og ansvar må være tilgjengelige for alle som trenger det, ikke avhengige av enkeltpersoner eller personlige lagringsområder. Med Mercell kan dere:

• Samle alle kontrakter og tilhørende nøkkelinformasjon på ett sted
• Få oversikt over milepæler og frister, og motta varsler når noe nærmer seg utløp eller en opsjon må tas stilling til
• Tydelig fordele og følge opp ansvar gjennom rollebaserte arbeidsprosesser
• Beholde historikken, slik at beslutninger og endringer er sporbare, også når folk slutter eller bytter rolle

Grep 3: Ha kontroll på fakturaene

Fakturakontroll er en viktig del av kontraktsoppfølgingen. Det holder ikke å bare trykke godkjenn. Du må sjekke at det faktisk finnes en gyldig kontrakt, at leveransen er gjennomført som avtalt, og at prisene og eventuelle tillegg stemmer med det dere ble enige om i konkurransen og kontrakten. Hvis noe ikke stemmer, skal fakturaen sendes tilbake med en tydelig beskjed om hva som må rettes.

Hva er det som ofte går galt?

Fakturagodkjenning blir en vane. Små avvik glipper gjennom. De samme feilene kan gjenta seg måned etter måned, spesielt i tjenestekontrakter med ulike satser, tillegg og reguleringer. Hver enkelt feil virker kanskje liten, men over tid kan det bli betydelige beløp.

Slik kan du jobbe med dette i praksis med Mercell Tendering

Det er mye enklere å kontrollere fakturaer når kontrakten, prisgrunnlaget og relevant dokumentasjon ligger samlet og er lett tilgjengelig. Da slipper du å lete i e-post, mapper og gamle vedlegg. Når alt ligger på ett sted, reduseres risikoen for feil og misforståelser. Med Mercell kan dere:

• Finne frem til avtalte vilkår og priser raskt, samlet på ett sted
• Lagre dokumentasjon knyttet til fakturaer direkte på kontrakten, slik at oppfølgingen er etterprøvbar
• Ha full historikk på beslutninger og endringer, noe som gir bedre kontroll og gjør dere godt forberedt ved revisjon

Ønsker dere enda bedre oversikt over forbruket på kontrakt, kan data fra Mercell brukes videre i analyseverktøy som PowerBI. Da blir det enklere å se mønstre, følge utviklingen over tid og fange opp avvik tidligere.

Grep 4: Sett av tid til jevnlig kontraktsoppfølging

Kontraktsoppfølging må settes i system. Den kan ikke bare skje når det oppstår problemer. Ifølge guiden bør kontraktsansvarlig kalle inn til faste oppfølgingsmøter, minst én gang i året for alle kontrakter. Det som tas opp, bør skrives ned og lagres sammen med kontrakten. I disse møtene bør dere snakke om hvordan leveransen faktisk fungerer. Holder leverandøren det som er lovet? Fungerer samarbeidet? Er det noe som bør justeres? Målet er å ha en løpende dialog, ikke bare kontrollere i etterkant.

Hva er det som ofte går galt?

Oppfølgingen skjer først når noe har gått galt. Møter holdes ved behov, men uten fast struktur. Tilbakemeldinger gis muntlig og blir ikke dokumentert. Når personer bytter rolle eller slutter, forsvinner også viktig kunnskap.

Slik kan du jobbe med dette i praksis med Mercell Tendering

For å få kontinuitet må oppfølgingen være enkel å gjenta og lett å dokumentere. Det som diskuteres og avtales, bør ikke bli liggende i noens notatbok. Møter, tiltak og vurderinger må dokumenteres slik at de er tilgjengelige gjennom hele kontraktsperioden. Med Mercell kan dere:

• Sette opp milepæler og relevante indikatorer som gjør det enklere å følge utviklingen over tid
• Lagre møtereferater direkte på kontrakten, slik at alt ligger samlet
• Beholde oversikten over hva som er diskutert og avtalt, også når ansvar flyttes eller personer byttes ut

Grep 5: Ta tak i problemer før de vokser

Når leveransen ikke er som avtalt, må det tas tak med én gang. Det hjelper lite å håpe at det går over av seg selv. Guiden er tydelig på at avvik må følges opp, og i noen tilfeller dokumenteres skriftlig, særlig hvis det kan bli aktuelt med heving eller få betydning i senere konkurranser. En skriftlig reklamasjon bør være konkret: Hva er ikke levert som avtalt? Hva må rettes? Og innen hvilken frist? Dokumentasjonen må lagres systematisk, slik at det er mulig å vise hva som faktisk har skjedd dersom saken senere eskalerer eller blir en del av en ny konkurranse.

Hva er det som ofte går galt?

Problemer tas muntlig eller for sent. Man håper det ordner seg. Avvik dokumenteres ikke godt nok. Når situasjonen tilspisser seg, mangler oppdragsgiver nødvendig grunnlag for å gå videre.

Slik kan du jobbe med dette i praksis med Mercell Tendering

Skal dere håndtere leverandøravvik på en ryddig måte, må alt være samlet og tilgjengelig over tid, ikke ligge i én e-posttråd eller hos én person. Med Mercell kan dere:

• Registrere og samle avvik og klager direkte på kontrakten
• Beholde historikken over dialog og tiltak, slik at alt er sporbar og etterprøvbart
• Sørge for at dokumentasjonen er tilgjengelig også når folk bytter rolle eller slutter